Heb je met een klant afgesproken dat je regelmatig dezelfde producten of diensten levert? Dan kun je voor die klant >Factuurprofielen instellen. Met periodieke facturatie maakt en verstuurt het systeem facturen op vaste momenten. Periodieke facturen vind je terug onder het tabblad >Facturen en kun je op dezelfde manier beheren als andere facturen.

Let op: dit is een betaalde functie die alleen beschikbaar is voor Zervant-gebruikers met een PRO-abonnement of hoger.

Factuurprofielen instellen

1. Je kunt op drie manieren periodieke facturatie instellen voor een klant:

• Je klikt op de pijl naast de groene knop >Nieuwe factuur en kiest >Nieuw factuurprofiel
• Je gaat naar >Factuurprofielen onder het tabblad >Facturen en klikt op de groene knop >Nieuw factuurprofiel.
• Je gaat bij het maken van een factuur naar de instellingenkolom aan de rechterkant van het scherm en vinkt het vakje >Terugkerend
  
  

2. Boven aan het venster krijg je nu de instellingen voor periodieke facturatie te zien. Stel de >Eerste factuurdatum in (deze vervangt de factuurdatum; je kunt deze datum niet in het verleden instellen). Bepaal ook de >Frequentie van de periodieke factuur:

• Wekelijks
• Om de week (eens elke 2 weken)
• Maandelijks (1st)
• Maandelijks (laatste dag)
• Driemaandelijks (eens elk kwartaal)
• Halfjaarlijks (eens elke 6 maanden)
• Jaarlijks

3. Stel de >Duur in. Je kunt ervoor kiezen dat de periodieke facturatie voor onbepaalde tijd doorloopt of dat er een vast aantal keren een factuur wordt verstuurd.

4. Selecteer de verzendmethode. Je kunt kiezen uit >Aanmaken en per e-mail verzenden of >Alleen aanmaken.

Als je >Aanmaken en per e-mail versturen hebt gekozen, klik je op >Bericht aanpassen om het verzendvenster voor periodieke facturen te openen. Hier kun je de ontvangers instellen en het bericht bij de factuur aanpassen. Houd er rekening mee dat het systeem automatisch de onderwerpregel van de e-mail instelt en je deze niet zelf kunt aanpassen. Op dit moment is het ook niet mogelijk om bijlages aan periodieke facturen toe te voegen.

Als je op >Alleen aanmaken klikt, wordt de factuur aangemaakt maar niet verstuurd. Daarnaast zul je de factuur later op actief moeten zetten. Als je periodieke facturen automatisch wilt laten versturen, kan dat op dit moment alleen per e-mail. Je kunt ze wel handmatig als e-factuur of per post versturen door de factuur te selecteren uit de lijst en op >Meer >Per post/Verzenden als e-factuur te klikken.

5. Wil je op de hoogte gehouden worden van wanneer een periodieke factuur aangemaakt of verzonden wordt? Vink dan het vakje 'Stuur me een bericht wanneer een factuur aangemaakt of verstuurd wordt' aan.

6. Bekijk een >Voorbeeld van je eerste periodieke factuur en je instellingen. Als je op >Opslaan als concept klikt, wordt de periodieke facturatie nog niet geactiveerd en worden er nog geen facturen aangemaakt. Als je op >Factuurprofiel opzetten klikt, worden er vanaf de datum voor de eerste factuur automatisch facturen aangemaakt. Als de datum van de eerste factuur hetzelfde is als de eerste verzenddatum, gaat de periodieke facturatie automatisch van start en maakt het systeem automatisch de eerste factuur aan.

Periodieke facturatie beheren

Zodra je een periodieke factuur hebt aangemaakt, kun je deze vinden door naar >Facturen >Factuurprofielen te gaan. Hier vind je alle informatie die je nodig hebt over de periodieke facturatie, waaronder de Klant, Aanmaakdatum, Frequentie, Herhaling (hoeveel facturen er tot nu toe zijn aangemaakt) en Status (Actief, Inactief, Voltooid):

• Actief houdt in dat er momenteel facturen worden verstuurd vanuit dit profiel.
• Inactief houdt in dat de periodieke facturatie onderbroken is (oftewel, er worden geen facturen verstuurd).
• Voltooid houdt in dat de periodieke facturatie het beoogde aantal facturen heeft bereikt (profielen met deze status kun je niet opnieuw activeren).

Onder het tabblad >Factuurprofielen kun je de status van je periodieke facturen beheren, de verzendgeschiedenis van facturen inzien, bekijken wanneer de volgende factuur aangemaakt wordt en periodieke facturen >Wijzig om toekomstige facturen te veranderen. Tenslotte kun je periodieke facturatie voor een klant verwijderen door het profiel te selecteren en op >Verwijder te klikken.

Let op:

• Heb je periodieke facturatie ingesteld op de 31ste van elke maand? Dan wordt de factuur in maanden met minder dan 31 dagen op de laatste dag van de maand aangemaakt/verstuurd.
• Als je 'Maandelijks (eind van de maand)' als frequentie voor periodieke facturatie hebt gekozen, wordt de datum van de eerste factuur automatisch veranderd naar de laatste dag van de huidige maand.
• Bij periodieke facturen blijven de begeleidende e-mailberichten hetzelfde, met uitzondering van het factuurnummer in de onderwerpregel.
• Mocht er een probleem zijn met het verzenden van een factuur, dan vind je dit onder het tabblad >Geschiedenis.
• Als je periodieke facturatie voor een klant verwijdert, vind je het profiel NIET terug onder het tabblad >Verwijderde. Je kunt het ook niet herstellen.
• Aangepaste betalingsschema's en aanbetalingen kun je niet gebruiken in combinatie met betalingsschema’s.