Zervant maakt gebruik van een deels geautomatiseerd en opeenvolgend nummeringssysteem. Zo krijgen al je facturen een wettig factuurnummer, voorkom je dubbele factuurnummers en kun je toch van factuurnummering veranderen wanneer nodig.

Zodra je de factuurnummering hebt ingesteld, wijst Zervant automatisch het volgende factuurnummer toe aan zowel facturen als creditnota's.

De prefix voor je facturen staat standaard ingesteld als 'TEST'

Het factuurnummer van je eerste factuur wordt dus 'TEST-1' ("TEST" = voorvoegsel, 1 = factuurnummer). De testfacturen die je maakt wanneer je de software voor het eerst gebruikt, kun je zo gemakkelijk herkennen. Je moet deze prefix zelf veranderen zodra je klaar bent om je klanten te factureren.

Je factuurnummering instellen

De factuurnummering kun je instellen zodra je klanten gaat factureren. Je maakt hiervoor een nieuwe factuur en klikt vervolgens op >Wijzigen (naast het Factuurnummer).

Daarna krijg je het menu voor factuurnummering te zien:

Hier kun je je eerste factuurnummer instellen. Als je dat wilt, kun je het factuurnummer een andere prefix geven (bijvoorbeeld 2020). Het systeem creëert vervolgens automatisch het uiteindelijke factuurnummer (bijvoorbeeld 2020-1). Zodra je de nummering hebt ingesteld, krijgt elke goedgekeurde factuur een opeenvolgend factuurnummer (bijvoorbeeld 2020-2, 2020-3 enz.). Je factuurnummers hoeven trouwens niet met 1 te beginnen. Bij het instellen van de factuurnummering en prefix kun je elk cijfer kiezen (bijvoorbeeld 2020-101, 2020-123, 2020-999 enz.).

Wanneer je het factuurnummer hebt ingesteld en de factuur hebt goedgekeurd, kun je de nummering NIET MEER VERANDEREN. Dit geldt ook voor factuurnummers zonder prefix ('geen prefix' fungeert als ingestelde prefix).

Je kunt de prefix echter aanpassen om zo een nieuw factuurnummer met koppelteken te creëren (bijvoorbeeld 1234-1). Zervant slaat automatisch alle prefixen op die je al eens hebt gebruikt (bijvoorbeeld 2020 of 1234) en de bijbehorende factuurnummeringen. Wanneer je deze weer nodig hebt voor een factuur, kun je ze gewoon selecteren.

Handige tips:

• Goedgekeurde testfacturen komen terug in je Zervant-verslagen. Om dit te verhelpen, kun je voor elke testfactuur een creditnota maken, of die facturen "verwijderen" (>Meer >Verwijderen).
• Het eigenlijke factuurnummer wordt pas toegewezen zodra je een factuur goedkeurt. Je kunt elk factuurnummer slechts één keer gebruiken.
• Op conceptfacturen staat altijd tijdelijk het eerstvolgende factuurnummer. Meerdere conceptfacturen kunnen dus hetzelfde factuurnummer hebben.
• In het prefix- en factuurnummerveld kun je alleen cijfers invullen (geen letters of speciale tekens als koppeltekens, schuine strepen, komma's, punten of apostroffen).
• Prefixen en factuurnummers kunnen niet met een 0 beginnen
  (bijvoorbeeld 109-1 in plaats van 0109-0001 en 2020-1 in plaats van 2020-0001).
• Voor schattingen kun je het nummer zelf bepalen, met uitzondering van letters of speciale tekens. Als je een schatting omzet naar een factuur, krijgt de factuur automatisch het volgende factuurnummer in je nummering toegewezen.
• Als je een factuur verwijdert, kun je dat factuurnummer niet opnieuw gebruiken.
• Heb je de prefix naar het huidige jaar ingesteld (bijvoorbeeld 2020)? Houd er dan rekening mee dat deze aan het eind van het jaar NIET verandert. Je moet de prefix aan het begin van elk boekjaar handmatig aanpassen (bijvoorbeeld 2020 > 2021).