Zervant maakt gebruik van een deels geautomatiseerd en opeenvolgend nummeringssysteem. Zo krijgen al je facturen een wettig factuurnummer, voorkom je dubbele factuurnummers en kun je toch van factuurnummering veranderen wanneer nodig.
Zodra je de factuurnummering hebt ingesteld, wijst Zervant automatisch het volgende factuurnummer toe aan zowel facturen als creditnota's.
Het factuurnummer van je eerste factuur wordt dus 'TEST-1' ("TEST" = voorvoegsel, 1 = factuurnummer). De testfacturen die je maakt wanneer je de software voor het eerst gebruikt, kun je zo gemakkelijk herkennen. Je moet deze prefix zelf veranderen zodra je klaar bent om je klanten te factureren.
De factuurnummering kun je instellen zodra je klanten gaat factureren. Je maakt hiervoor een nieuwe factuur en klikt vervolgens op >Wijzigen (naast het Factuurnummer).
Daarna krijg je het menu voor factuurnummering te zien:
Hier kun je je eerste factuurnummer instellen. Als je dat wilt, kun je het factuurnummer een andere prefix geven (bijvoorbeeld 2020). Het systeem creëert vervolgens automatisch het uiteindelijke factuurnummer (bijvoorbeeld 2020-1). Zodra je de nummering hebt ingesteld, krijgt elke goedgekeurde factuur een opeenvolgend factuurnummer (bijvoorbeeld 2020-2, 2020-3 enz.). Je factuurnummers hoeven trouwens niet met 1 te beginnen. Bij het instellen van de factuurnummering en prefix kun je elk cijfer kiezen (bijvoorbeeld 2020-101, 2020-123, 2020-999 enz.).
Wanneer je het factuurnummer hebt ingesteld en de factuur hebt goedgekeurd, kun je de nummering NIET MEER VERANDEREN. Dit geldt ook voor factuurnummers zonder prefix ('geen prefix' fungeert als ingestelde prefix).
Je kunt de prefix echter aanpassen om zo een nieuw factuurnummer met koppelteken te creëren (bijvoorbeeld 1234-1). Zervant slaat automatisch alle prefixen op die je al eens hebt gebruikt (bijvoorbeeld 2020 of 1234) en de bijbehorende factuurnummeringen. Wanneer je deze weer nodig hebt voor een factuur, kun je ze gewoon selecteren.