Wat zijn betalingsschema's?

Betalingsschema's helpen je facturen aan te maken die in meerdere termijnen worden betaald in plaats van in één keer. Ze zijn handig als je je klant meerdere keren gedurende een project moet factureren, of als je je klanten een meer flexibele betaalwijze aan wilt bieden.

Betalingsschema's kunnen volledig worden aangepast aan de situatie en de behoeften van je klant. Kies in hoeveel termijnen je wilt dat de klant betaalt, wanneer hij moet betalen, en of je het betalingsschema als één factuur wilt opzetten, of dat je het wilt verdelen over meerdere facturen.

Let op: deze functie is beschikbaar bij een Zervant PRO-abonnement of hoger.

Betalingsschema's aanmaken

1. Ga naar het tabblad >Factuur

2. Maak een >Nieuwe factuur aan zoals gewoonlijk

3. Vink het vakje >Betalingsschema aan onder de instellingen in de rechterkolom

4. Klik op >Betalingsschema aanpassen onder het totaalbedrag van de factuur die je op wilt stellen

5. Hier kun je selecteren of je alle termijnen in één factuur wilt opnemen of dat je ze wilt verspreiden over meerdere facturen. Selecteer hier ook het aantal aanbetalingen en hun frequentie (bijv. wekelijks, maandelijks enz.). Je kunt per betalingsschema tot 12 termijnen aanmaken. Stel het bedrag van elke termijn in (als percentage van het totaalbedrag of als specifiek bedrag), de vervaldatums, de projectnamen (in het geval van aparte facturen voor iedere aanbetaling), en of de klant de btw pro-rata (d.w.z. proportioneel verdeeld) betaalt

6. Sla het betalingsschema op door te klikken op >Bewaren. Je ziet nu de termijnen met hun toekomstige factuurnummers (in het geval je ze verdeelt over meerdere facturen), vervaldatums en bedragen onderaan je factuur, onder het Totaalbedrag

7. Klik op >Goedkeuren en versturen om de factuur of facturen op de gebruikelijke manier naar de klant te versturen

Let op:

• Betalingsschema's zijn alleen beschikbaar met een Zervant PRO-abonnement of hoger
• Wanneer je klant de eerste termijn heeft betaald (op dezelfde factuur) wordt de factuurstatus op >Verstuurd Je kunt je factuur pas markeren als Betaald wanneer alle termijnen betaald zijn
• Wanneer je een betalingsschema aanmaakt waarbij de termijnen over verschillende facturen verdeeld zijn, kun je selecteren of je alleen de eerste factuur verstuurt of alle facturen tegelijkertijd. Wanneer je ervoor kiest om alleen de eerste factuur te versturen, worden de andere facturen voor het betalingsschema tegelijkertijd aangemaakt. Je kunt ze dan naar behoefte handmatig versturen onder het tabblad Facturen
• Wanneer je de termijnen over verschillende facturen verspreidt, krijgt iedere termijnfactuur het volgende factuurnummer in overeenstemming met je factuurnummeringsreeks. Iedere factuur krijgt ook een passende projectnaam (bijv. Project 1/2, Project 2/2)
• Als je een aanbetaling aan de factuur hebt toegevoegd, moet je ervoor zorgen dat de aanbetaling is ingesteld als de eerste termijn in het betalingsschema. Je kunt de aanbetaling en het restbedrag nu zien op de factuur, onder het Totaalbedrag
• Facturen met betalingsschema's kunnen niet als nieuw gekopieerd worden
• Je kunt alleen een creditnota aanmaken als je betalingsschema op één factuur is ingesteld
• Wanneer je de termijnen over meerdere facturen verdeelt, kun je de individuele facturen niet Betalingsschema's op één factuur kunnen wel bewerkt worden
• De factuurdatum is hetzelfde voor alle facturen, zelfs als de vervaldatums verschillend zijn
• Als je klant termijnen met online betalingen wil betalen, moeten de termijnen over meerdere facturen worden verdeeld