Toistuvan laskutusprofiilin luominen
Jos olet sopinut asiakkaasi kanssa, että tarjoat hänelle samoja tuotteita tai palveluita säännöllisesti, voit luoda hänelle toistuvan laskutusprofiilin. Tällä tavoin Zervant luo laskut automaattisesti määrittelemäsi toistuvuuden mukaan. Laskut, jotka luodaan toistuvalla laskutusprofiililla näkyvät Laskut-välilehdellä ja voit muokata niitä normaalisti. Huom! Toistuvat laskut saat premium-tilaukseen kuuluvilla paketeillamme (Pro-paketista alkaen).
Toistuvien laskujen luominen
1. On olemassa kolme eri tapaa, joilla voit luoda toistuvan laskutusprofiilin:
- Laskut-välilehti -> Uusi lasku -valikko -> Uusi toistuvan laskun profiili.
- Laskut-välilehti -> Laskut-valikon alta löytyy Toistuvat -> Uusi toistuvan laskun profiili.
- Kun olet luomassa uutta laskua, voit rastittaa ruudun Toistuva lasku oikealta.
2. Rastittamalla ruudun saat editorin yläreunaan toistuvan laskun asetukset. Voit määritellä ensimmäisen laskun päiväyksen (joka korvaa laskun päiväyksen, tätä ei ole mahdollista asettaa menneisyyteen) ja laskujen toistuvuuden:
- Kuukausittain (aina samana päivänä kuin ensimmäinen lasku)
- Kuukausittain (kuun lopussa - tämä muuttaa myös ensimmäisen laskun päiväyksen)
- Viikottain
- Joka toinen viikko
- Neljännesvuosittain
- Puolivuosittain (eli joka 6 kuukausi)
- Vuosittain
3. Valitse lähetyksen Kesto - voit valita tietyn määrän lähetyksiä tai toistaiseksi.
4. Valitse toimitustapa - vaihtoehtoina on Luo ja lähetä sähköpostitse tai Luo ja sulje.
Jos olet valinnut vaihtoehdon Luo ja lähetä sähköpostitse, voit napsauttaa Muokkaa viestiä avataksesi laskujen lähetysikkunan, jossa voit määrittää vastaanottajat ja muokata viestiä. Huomaa, että sähköpostin aihe asetetaan automaattisesti, eikä sitä voi muokata. Tällä hetkellä ei myöskään ole mahdollista lisätä liitteitä toistuvien laskujen profiileihin.
Jos valitset vaihtoehdon Luo ja sulje, profiili luo ensimmäisen laskun, mutta ei lähetä mitään automaattisesti. Sinun tulee siten aktivoida profiili erikseen myöhemmin.
Tällä hetkellä toistuvien laskujen lähettäminen on mahdollista vain sähköpostitse, mutta voit lähettää toistuvat laskut manuaalisesti joko verkkolaskuna tai postitse (vain tämä "Luo ja sulje" vaihtoehto) valitsemalla luodun laskun laskuluettelosta ja klikkaamalla Lisää -> Lähetä verkkolaskuna tai tai Lähetä postitse.
5. Valitse, haluatko ilmoituksen joka kerta, kun lasku on luotu/ lähetetty rastittamalla sille tarkoitettu ruutu.
Jos olet valinnut vaihtoehdon Luo ja lähetä sähköpostitse, voit napsauttaa Muokkaa viestiä avataksesi laskujen lähetysikkunan, jossa voit määrittää vastaanottajat ja muokata viestiä. Huomaa, että sähköpostin aihe asetetaan automaattisesti, eikä sitä voi muokata. Tällä hetkellä ei myöskään ole mahdollista lisätä liitteitä toistuvien laskujen profiileihin.
Jos valitset vaihtoehdon Luo ja sulje, profiili luo ensimmäisen laskun, mutta ei lähetä mitään automaattisesti. Sinun tulee siten aktivoida profiili erikseen myöhemmin.
Tällä hetkellä toistuvien laskujen lähettäminen on mahdollista vain sähköpostitse, mutta voit lähettää toistuvat laskut manuaalisesti joko verkkolaskuna tai postitse (vain tämä "Luo ja sulje" vaihtoehto) valitsemalla luodun laskun laskuluettelosta ja klikkaamalla Lisää -> Lähetä verkkolaskuna tai tai Lähetä postitse.
5. Valitse, haluatko ilmoituksen joka kerta, kun lasku on luotu/ lähetetty rastittamalla sille tarkoitettu ruutu.
6. Klikkaa Esikatselu nähdäksesi ensimmäisen laskun ja juuri määrittelemäsi asetukset. Valitse Tallenna luonnos, jos haluat, että toistuvan laskun profiili ei ole vielä aktiivinen. Vahvistamalla profiilin asetat sen aktiiviseksi ja ensimmäinen lasku lähtee antamanasi päivänä. Jos ensimmäisen laskun päiväys on tänään, lasku luodaan ja profiili aktivoituu heti.
Toistuvien laskujen profiilien seuraaminen
Luomasi profiilit löytyvät välilehdeltä Laskut -> Laskut-valikon alta nimellä Toistuvat. Löydät kaikki tarpeelliset tiedot profiilista kuten Asiakkaan, Luontipäivän, Toistuvuuden, luotujen laskujen määrän (Luotu) ja Tilan (Aktiivinen, Pysäytetty, Valmis).
- Aktiivinen profiili lähettää laskuja.
- Pysäytetty tarkoittaa, että profiili ei tällä hetkellä lähetä laskuja.
- Valmis tarkoittaa, että profiilin kaikki laskut on jo luotu ja lähetetty. Huom! Jos olet vahingossa merkinnyt profiilin tilaan Valmis, vaikka laskuja olisi vielä lähetettävänä, näitä laskuja ei voi enää aktivoida. Voit kuitenkin kopioida profiilista luodun laskun (joka löytyy Laskut-otsikon alta) uudeksi ja sillä tavoin manuaalisesti lähettää mahdolliset profiiliin jääneet laskut.
Toistuvat alla voit muuttaa profiilien tilaa, nähdä profiilin tapahtumat, seuraavan laskun luontipäivän ja muokata profiilia muuttaaksesi sen tulevia laskuja. Voit myös poistaa profiilin kokonaan klikkaamalla Poista.
Vinkkejä toistuviin laskuihin:
- Jos olet asettanut toistuvat laskut lähtemään joka kuun 31. päivä ja kuukaudessa on vähemmän päiviä, lasku luodaan/lähetetään edellisenä päivänä.
- Jos asetat laskut toistumaan Kuukausittain (viimeinen päivä), ensimmäinen lasku lähetetään automaattisesti nykyisen kuun viimeisenä päivänä.
- Sähköpostissa näkyvät tiedot ovat samat jokaisen laskun kohdalla. Ainoastaan laskun numero muuttuu sähköpostin aiheessa.
- Jos toistuvan laskun lähetyksessä tulee jokin ongelma, tästä tulee ilmoitus laskun Tapahtumat alle.
- Jos poistat toistuvan laskun profiilin, se ei löydy Poistetut alta, eikä sitä saa takaisin.
- Toistuvat profiilit ei tue maksuaikatauluja.
Ageras uudistaa pienyritysten hallinnolliset tehtävät yhdistämällä pankkipalvelut, kirjanpidon ja verot yhdeksi kokonaisvaltaiseksi alustaksi.
Resurssit
