Créer des calendriers de paiement
Que sont les calendriers de paiement ?
Les calendriers de paiement vous permettent de créer des factures pouvant être payées en plusieurs versements. Ils sont utiles lorsque vous souhaitez facturer vos clients en plusieurs fois pendant un projet, ou si vous souhaitez leur offrir un paiement plus flexible.
Les calendriers de paiement sont totalement personnalisables en fonction de la situation, et des besoins de vos clients. Choisissez en combien de versements vous souhaitez que votre client vous paie, quand vous souhaitez qu’il vous paie, et si vous préférez avoir ce calendrier de paiement sur une ou plusieurs factures.
Créer des calendriers de paiement
1. Rendez-vous sur l’onglet Factures.
2. Créez une nouvelle facture normalement, entrez les coordonnées de votre client, ainsi que vos produits/services.
3. Activez les calendriers de paiement en cliquant sur Calendrier de paiement sur la droite de votre écran.
4. Cliquez sur le lien Modifier le calendrier de paiement personnalisé se trouvant sur votre facture pour ouvrir la fenêtre de paramétrages.
5. Ici, vous pouvez choisir si vous souhaitez inclure tous les versements sur une seule facture ou sur plusieurs factures, ainsi que la fréquence et le nombre de versements (ex : par semaine, par mois, etc. Vous pouvez créer jusqu'au 12 versements par calendrier de paiement). Vous pouvez également paramétrer le montant de chaque versement, soit un pourcentage du montant total, soit un montant spécifique, les dates d’échéance, le nom du projet (optionnel), et si vous souhaitez inclure la TVA au prorata ou non.
6. Une fois que vous avez terminé de personnaliser votre calendrier de paiement, cliquez sur Enregistrer pour l’ajouter sur votre (ou vos) facture(s). Les versements, accompagnés de leurs numéros de factures (si étalés sur plusieurs factures), les dates d’échéance, les montants, seront visibles en bas de votre facture, après le Montant total dû.
7. Approuvez et envoyez votre (ou vos) facture(s) à votre clients comme vous le feriez normalement.
Notez :
- Les calendriers de paiement ne sont disponibles que sur nos abonnements Pro et ultérieur ;
- Il n'est PAS possible de créer des avoirs pour les factures comportant des acomptes/calendriers de paiement ;
- Une fois que votre client a payé le premier versement (sur une facture simple), le statut de votre facture restera sur Envoyée. Vous ne pouvez la marquer comme Payée que lorsque tous les versements ont été payés ;
- Lorsque vous créez un calendrier de paiement avec plusieurs versements sur plusieurs factures, vous pouvez choisir de n’envoyer que la première facture, ou toutes les factures en même temps. Si vous choisissez de n’envoyer que la première facture, les autres factures du calendrier de paiement seront créées en même temps, et pourront être envoyées manuellement depuis l’onglet Factures ;
- Lorsque vous séparez les versements sur plusieurs factures, chaque facture recevra le numéro de facture suivant dans votre séquence de numérotation. Chaque facture recevra un identifiant relatif au projet (ex : Projet 1/2, Projet 2/2) ;
- Si vous avez ajouté un acompte sur votre facture, il est nécessaire de vous assurer que le montant de l’acompte correspond au premier versement du calendrier de paiement. L’acompte et le reste dû seront visibles sur la facture, après le Montant total dû ;
- Les factures avec des calendriers de paiement ne peuvent pas être copiées ;
- Vous ne pouvez créer un avoir que si votre calendrier de paiement est sur une seule facture ;
- Lorsque vous étalez les versements sur plusieurs factures, vous ne pouvez pas modifier les factures individuelles. Cependant, les calendriers de paiement créés sur une seule facture peuvent eux être modifiés ;
- La date de création sera la même sur toutes les factures, même si les dates d’échéance sont différentes ;
- Si votre client souhaite des versements grâce aux paiements en ligne, ils devront être sur des factures différentes, et non sur une seule facture.
