Loimme tämän pienen oppaan sinulle, jotta voit muuttaa Excel-tiedostot helposti pdf-muotoon. Voi olla, että pdf soveltuu kirjanpitoasi varten parhaiten. Käytämme esimerkkinä tapahtumaraporttia, mutta voit käyttää näitä samoja ohjeita minkä tahansa Zervantin raportin kohdalla.

Miten Excel-tiedostosta saa luettavan näköisen pdf-tiedostona?

1. Mene välilehdelle Raportit, valitse raportti ja klikkaa kohtaa Lataa tiedot .xlsx-tiedostona.

2. Luo jokaiselle tapahtumatyypille oma taulukko lataamassasi tiedostossa: Saadut maksut, Luodut laskut ja Myyntisaamiset. Tämä onnistuu klikkaamalla tiedoston alareunassa näkyvää plus-merkkiä. Nimeä välilehdet tapahtumatyypeillä ja kopioi ensimmäisestä taulukosta tapahtumat niille sopiviin taulukoihin.

3. Voit lisätä tämän jälkeen jokaiseen taulukkoon tapahtumien kokonaissumman viimeisen sarakkeen Yhteensä alle. Tämä onnistuu Excelin SUMMA-funktiolla.

4. Mene välilehdelle Tiedosto -> Tulosta ja tee nämä valinnat:

• Tulosta koko työkirja
• Voit muuttaa kaikille sivuille asetukseksi Vaakasuunta, jolloin sarakkeille on enemmän tilaa leveyssuunnassa ja teksti ei muutu liian pieneksi.
• Sovita kaikki sarakkeet yhteen sivuun

5. Lopuksi voit valita Tulostin-kohtaan Microsoft Print to PDF ja klikata Tulosta. Näin saat tallennettua tapahtumaraportin pdf-tiedostona.