Wir möchten euch eine kleine Hilfestellung geben und im Folgenden erklären, wie ihr xlsx-Dateien mithilfe von Microsoft Excel in ein PDF-Format umwandeln könnt. In diesem Artikel möchten wir euch die Schritte am Beispiel eines Transaktionsberichtes von Zervant erklären. Selbstverständlich könnt ihr es auch auf andere Berichte, die ihr mit Zervant herunterladen könnt, anwenden.

Wie funktioniert es?

1. Gehe zu >Berichte, klicke links >Transaktionsbericht und wähle dann oben rechts bei >Bericht downloaden die Option >Im .xlsx-Format herunterladen aus. 

2. Öffne die heruntergeladene Datei und erstelle ein neues Blatt für jede Transaktion-Art: Rechnung erstellt, Erhaltene Zahlung und Zahlungsforderungen. Kopiere deine verschiedenen Transaktionen in die verschiedenen Excel-Blätter.

3. Füge, nach der Sortierung in die einzelnen Excel-Blätter (hier sortiert nach "Erhaltene Zahlung"), die Gesamtsumme in der untersten Zelle der Spalte Bruttosumme hinzu. Füge die Excel-Formel "=SUMME()" ein und wähle den Bereich aus, der als Summe zusammengerechnet werden soll (hier die Spalte von Zelle L3 bis L10).

4. Gehe im Excel-Menü zu >Datei und wähle >Drucken aus. 

Mac OS X Betriebssystem:
Wähle bei >Ausrichtung das Querformat aus, setze das Häkchen bei >An Seite anpassen, um das PDF auf eine DIN-A4 Seite anzeigen zu lassen. Wähle zum Schluss unten links den Schalter >PDF und >Als PDF sichern aus, um die Datei in ein PDF-Format umzuwandeln und zu speichern.

Windows Betriebssystem:
Wähle als Drucker >Microsoft Print to PDF aus, schaue bei den Einstellungen, dass die Ausrichtung auf >Querformat gesetzt und in der untersten Option >Blatt auf einer Seite darstellen ausgewählt ist. Klicke anschließend auf >Drucken, um die PDF-Datei zu erstellen.