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Comptabilité

Lorsque vous vous inscrivez dans Ageras Comptabilité, un plan comptable standard est déjà en place, mais vous avez également la possibilité de créer facilement vos propres comptes. Gardez à l'esprit que le héros de la comptabilité peut seulement vous aider à poster dans notre plan comptable standard. Pour poster dans vos comptes, vous devez suivre les règles de la TVA, etc.
<ol>
<li>Appuyez sur Paramètres (l'icône d'engrenage).</li>
<li>Sélectionnez Entreprise en haut. Il y a à la fois Utilisateur et Entreprise.</li>
<li>Sélectionnez Comptabilité.</li>
<li>Sélectionnez Modifier le plan comptable en bas de la page.</li>
<li>Cliquez sur Créer un compte dans le coin supérieur droit.</li>
<li>Sélectionnez le groupe de comptes correct, remplissez le numéro de compte, entrez le nom du compte et, si applicable, rédigez une description et le taux de TVA. Dans l'exemple suivant, nous supposons qu'un nouveau compte de ventes doit être créé :
<ul>
<li>Le groupe de comptes doit être 1100.</li>
<li>Le numéro de compte doit être 1160 (Note : Le numéro de compte doit commencer par le groupe de compte 11 et les deux derniers chiffres doivent être entre 01 et 99).</li>
<li>Le nom du compte doit être approprié pour votre compte, dans ce cas nous écrivons "Compensation salariale".</li>
<li>Si vous créez un compte bancaire, cliquez sur "compte bancaire" et "autoriser les paiements sur ce compte", de plus, nous recommandons de remplir vos informations bancaires en bas de la création de compte.</li>
</ul>
</li>
<li>Cliquez sur Enregistrer le compte.</li>
</ol>

Bienvenue dans notre article de support où nous expliquerons les différences clés entre la comptabilité de trésorerie et la comptabilité d’exercice. Comprendre ces concepts est crucial pour un reporting financier précis et une prise de décision éclairée au sein de votre organisation. Notre logiciel de comptabilité utilise par défaut la comptabilité de trésorerie, mais vous pouvez passer à la comptabilité d’exercice si cela convient mieux à vos besoins. Cet article vous guidera à travers les différences et comment changer les paramètres dans notre logiciel.


### Qu'est-ce que la comptabilité de trésorerie ?
La comptabilité de trésorerie est une méthode simple où les revenus et les dépenses sont reconnus lorsqu'ils sont effectivement reçus ou payés. Voici un aperçu de ses principales caractéristiques :
- **Reconnaissance des revenus** : Les revenus sont enregistrés lorsque l'argent est reçu des clients.
- **Reconnaissance des dépenses** : Les dépenses sont enregistrées lorsqu'elles sont payées.
- **Moment des transactions**: Les transactions financières ne sont comptabilisées qu'au moment du paiement. Cela signifie que la TVA (Taxe sur la Valeur Ajoutée) n'est due qu'après le paiement des factures et des notes de frais.
- **Simplicité** : Cette méthode est plus simple à maintenir et est souvent préférée par les petites entreprises et les particuliers.
- **Concentration sur la trésorerie** : Fournit une image claire du flux de trésorerie, facilitant le suivi de la trésorerie disponible.

### Qu'est-ce que la comptabilité d’exercice ?
La comptabilité d’exercice, quant à elle, reconnaît les revenus et les dépenses lorsqu'ils sont gagnés ou engagés, indépendamment du moment de la transaction en espèces. Les principaux aspects incluent :
- **Reconnaissance des revenus** : Les revenus sont enregistrés lorsqu'ils sont gagnés, même si le paiement n'a pas encore été reçu.
- **Reconnaissance des dépenses** : Les dépenses sont enregistrées lorsqu'elles sont engagées, même si elles n'ont pas encore été payées.
- **Moment des transactions** : Les transactions sont enregistrées au moment de la réservation. Cela signifie que vous êtes redevable de la TVA au moment de la création de la facture et au moment de l'achat pour les notes de frais.
- **Complexité**: Cette méthode est plus complexe et est généralement utilisée par les grandes entreprises ou celles ayant des transactions financières plus complexes.
- **Principe de l'imputation** : Aligne les revenus et les dépenses aux périodes au cours desquelles ils sont encourus, fournissant une image plus précise des performances financières.

### Pourquoi utilisons-nous par défaut la comptabilité de trésorerie ?
Nous utilisons par défaut la comptabilité de trésorerie dans notre logiciel car elle est plus simple et plus directe pour la plupart des utilisateurs, en particulier les petites entreprises et les particuliers. Cette méthode fournit une vue claire et immédiate de votre flux de trésorerie, ce qui est essentiel pour la gestion financière quotidienne.

### Changer votre méthode comptable
Si votre organisation nécessite la comptabilité d’exercice, vous pouvez facilement modifier ce paramètre dans notre logiciel. Pour changer votre méthode comptable :
1. **Accédez aux paramètres** : Allez dans le menu ‘Paramètres’.
2. **Sélectionnez comptabilité** : Cliquez sur la section ‘Comptabilité’.
3. **Changez la méthode comptable** : Choisissez la méthode comptable souhaitée (Comptabilité de trésorerie ou comptabilité d’exercice).

### Considérations importantes
Le changement de votre méthode comptable affectera le comportement des factures et des notes de frais créées après la modification du paramètre. Les factures et notes de frais créées avant la modification ne seront pas ajustées rétroactivement. Cela signifie :
- **Transactions Futures** : Seules les factures et les notes de frais futures suivront la nouvelle méthode comptable.
- **Transactions Passées** : Les données historiques resteront sous la méthode avec laquelle elles ont été initialement enregistrées.

### Responsabilité et recommandations
Bien que notre logiciel permette une certaine flexibilité dans le choix de votre méthode comptable, il est important de comprendre que vous êtes responsable des implications de ce changement. Des méthodes comptables incorrectes peuvent entraîner des problèmes de reporting financier et de conformité.
- **Consultation** : Nous vous recommandons fortement de consulter un comptable ou les autorités compétentes pour déterminer la meilleure méthode comptable pour votre organisation.
- **Conformité réglementaire** : Assurez-vous que la méthode choisie est conforme aux lois et réglementations locales régissant votre entreprise.

### Conclusion
Le choix entre la comptabilité de trésorerie et la comptabilité d’exercice dépend de la nature et des besoins de votre organisation. Bien que la comptabilité de trésorerie offre simplicité et gestion claire des flux de trésorerie, la comptabilité d’exercice fournit une réflexion plus précise de votre position financière en alignant les revenus et les dépenses sur les périodes au cours desquelles ils se produisent.

Par défaut, notre logiciel utilise la comptabilité de trésorerie pour faciliter l’utilisation pour la plupart des utilisateurs. Cependant, vous avez la flexibilité de passer à la comptabilité d’exercice si elle convient mieux aux besoins de votre entreprise. N'oubliez pas de considérer attentivement les implications du changement de méthode comptable et de demander des conseils professionnels si nécessaire.

Si vous avez d'autres questions ou si vous avez besoin d'aide pour changer vos paramètres comptables, n'hésitez pas à contacter notre équipe de support. Nous sommes là pour vous aider à gérer vos finances de manière simple et efficace.






Si vous souhaitez transférer vos données vers Ageras Compabilité par vous-même, nous vous expliquons ici comment procéder. Il est possible de transférer divers éléments vers le programme. Nous vous montrons comment télécharger vos contacts, vos produits et créer votre solde d'ouverture.
 
<h3 id="h_01HVGYS6J1F7DVQQW3ETA31T6Q">Contacts</h3>
Si vous souhaitez intégrer vos clients et fournisseurs existants dans le programme, vous devez utiliser le modèle ci-dessous où vous pouvez insérer vos clients et fournisseurs. Vous pouvez ensuite les importer en suivant ces étapes :
<ol>
<li>Allez dans Contacts</li>
<li>Cliquez sur Plus</li>
<li>Cliquez sur Importer Contacts</li>
<li>Sélectionnez le fichier et téléchargez-le</li>
</ol>
Vous pouvez télécharger un modèle ici où vous devez simplement insérer vos contacts, puis les télécharger directement dans Ageras Comptabilité. Nous disposons également d'un guide détaillé sur la manière de transférer vos contacts ici.
 
<h3 id="h_01HVGYWK3KFYM75CKM9RF56G1B">Produits</h3>
Si vous voulez que vos produits existants soient inclus dans le programme, vous devez utiliser le modèle ci-dessous où vous pouvez insérer vos produits. Vous pouvez ensuite les télécharger en suivant ces étapes :
<ol>
<li>Allez dans Ventes puis Produits</li>
<li>Cliquez sur Plus</li>
<li>Cliquez sur Importer Produits</li>
<li>Sélectionnez le fichier et importez-le</li>
</ol>
Vous pouvez télécharger un modèle ici où vous devez simplement insérer vos marchandises/produits, puis les télécharger directement dans Ageras Comptabilité. Nous disposons également d'un guide détaillé sur la manière de transférer vos produits ici.
 
<h3 id="h_01HVGYYBN1H9JE8HMZTWDRJVDB">Solde d'ouverture</h3>
Si vous souhaitez créer un solde d'ouverture dans Ageras Comptabilité, vous avez juste besoin d'avoir un bilan pour pouvoir le faire. Vous pouvez créer le solde d'ouverture en suivant ces étapes :
<ol>
<li>Allez dans Paramètres</li>
<li>Cliquez sur Comptabilité</li>
<li>Cliquez sur Caisse</li>
</ol>
Vous pouvez voir ici comment saisir votre solde d'ouverture dans la caisse.

Si vous aviez un compte avant de commencer à utiliser Ageras Comptabilité, vous pouvez saisir ou importer votre solde d'ouverture dans le registre de caisse d'Ageras Comptabilité, afin que votre compte bancaire, etc., soit à jour.
Le solde d'ouverture peut être saisi à tout moment pendant la période comptable. Il n'est donc pas nécessaire que le solde d'ouverture soit la première écriture dans vos comptes, donc si vous attendez des chiffres pour votre solde d'ouverture de la part de votre comptable, etc., vous pouvez facilement commencer à créer des factures et des factures d'achat.
Le solde d'ouverture dans Ageras Comptabilité est établi sur la base d'un extrait du bilan de votre programme comptable précédent, donc si vous devez transférer vos comptes vers Ageras Comptabilité à partir d'un autre programme comptable, vous devez utiliser un extrait du bilan.
Dans cet article, nous vous montrerons comment gérer le solde d'ouverture dans le journal de caisse d'Ageras Comptabilité, à la fois pour les entreprises individuelles et les sociétés par actions (ApS). Si c'est la première fois que vous travaillez dans le registre de caisse, nous vous recommandons de lire d'abord notre article sur l'utilisation du registre de caisse.
 
<h3 id="h_01HVK8D9DRMAD1YEYSSKJ3PVA0">Avant de commencer</h3>
Lorsque vous devez créer votre solde d'ouverture, vous devez mapper votre ancien plan comptable sur celui d'Ageras Comptabilité. Cela signifie que vous devez regarder l'extrait de votre bilan et le comparer avec les comptes correspondants dans Ageras Comptabilité.
Par exemple, si vous avez un compte de ventes avec le numéro de compte 1300, vous regardez le plan comptable dans Ageras Comptabilité et trouvez un compte de ventes correspondant, qui dans Ageras Comptabilité est 1110. Vous savez maintenant que vous devez sélectionner le compte "1110 - ventes" dans le journal de caisse pour votre écriture concernant les ventes.
Avant de commencer à saisir votre solde d'ouverture dans le journal de caisse, il est important de vous assurer que vous disposez des comptes nécessaires dans le plan comptable afin de pouvoir les sélectionner dans le journal de caisse. Si vous découvrez que vous avez un ou plusieurs comptes qui ne correspondent pas au plan comptable d'Ageras Comptabilité, vous devez créer ces comptes dans le plan comptable.
 
<h3 id="h_01HVK8DNP1K8D4QYJRG7TY5J22">Comment trouver le reçu dans Ageras Comptabilité</h3>
<ul>
<li>Cliquez sur Comptabilité</li>
<li>Cliquez sur Registre de caisse</li>
</ul>
<h3 id="h_01HVKB5WZYRM7G27057C8BNF6S">
 Comment remplir le solde d'ouverture dans le journal de caisse en tant qu'entreprise individuelle</h3>
Lorsque vous devez remplir votre solde d'ouverture, il est important de :
<ul>
<li>Sélectionner le type de pièce du solde d'ouverture comme "F" annexe financière</li>
<li>Entrer le nom du compte de l'ancien programme comptable dans la description du compte</li>
<li>Le solde d'ouverture est réalisé comme une écriture à plusieurs jambes, donc le solde d'ouverture est combiné en une seule transaction avec le même numéro de document. Si vous êtes dans un champ dans le registre de caisse, vous pouvez appuyer sur Ctrl+L pour créer une nouvelle ligne.</li>
<li>La date reflète la date d'extraction. Donc, si vous avez fait un état pour votre entreprise le 31/12/2022, c'est la date que vous devez entrer dans le champ de la date pour le solde d'ouverture.</li>
<li>Vous choisissez le compte sur lequel il doit être posté dans Ageras Comptabilité. Si le compte n'apparaît pas, alors vous devez créer un compte pour cela.</li>
<li>Le champ TVA est réglé sur "TVA" - c'est-à-dire rien sélectionné</li>
<li>Le montant est entré soit au débit, soit au crédit. En principe, vous devez être conscient que si le montant apparaît avec un signe moins dans votre bilan, alors il doit être au crédit, si le montant est en plus, alors il doit être au débit</li>
<li>Un "compte contrepartie" ne sera pas sélectionné pour les écritures que vous déposez Lorsque vous avez rempli votre solde d'ouverture</li>
</ul>
Lorsque vous aurez rempli votre solde d'ouverture dans le journal de caisse, il sera prêt à être validé. Vous cochez la case à gauche du type de pièce jointe "F" pour marquer la transaction. Ensuite, appuyez sur « Approuver la sélection ».
Vous pourrez ensuite voir la transaction du solde d'ouverture sous Comptabilité -> Transactions.
 
<h3 id="h_01HVKCEXQN8F60VWQ4GXCYE36R">Voici comment remplir le solde d'ouverture dans le journal de caisse pour une ApS</h3>
Lorsque votre entreprise est une société à responsabilité limitée, un bilan doit d'abord être saisi pour chaque exercice financier clos, qui est dans la plupart des cas le 31/12-xx. Cela est nécessaire car les ApS requièrent une base de comparaison. Il doit donc y avoir un compte des exercices financiers précédents dans votre programme comptable. Il est important que les chiffres que vous saisissez correspondent à l'exercice financier dernier, c'est-à-dire qu'ils soient conformes à ce que vous avez déclaré dans votre rapport annuel.
Bien sûr, il y a aussi des entreprises avec des exercices financiers décalés. Dans le cas d'un exercice financier décalé, vous devez utiliser un bilan qui couvre le dernier exercice financier pour lequel vous souhaitez transférer la comptabilité.
Par la suite, un solde d'ouverture pour l'exercice financier en cours doit être saisi. Pour cela, vous devez utiliser un bilan corrigé afin qu'il s'agisse du bilan et du compte de résultat pour l'exercice en cours, de sorte que le bilan de l'exercice achevé n'apparaisse pas et que vous n'entriez pas les chiffres de l'année achevée. Cela signifie que seules les écritures dans le bilan pour la période concernée sont nécessaires. Normalement, lorsque vous prenez un extrait d'un bilan de votre programme comptable, il aura une colonne avec "Période" et "Cumul annuel", dans ce cas vous utiliseriez la colonne "Période".
Si cela n'est pas possible, vous posterez alternativement pour l'exercice financier en cours (à partir du 01/01-xx, si vous avez un exercice financier standard).
 
Lorsque vous devez remplir votre solde d'ouverture, il est important de :
<ul>
<li>Sélectionner le type de pièce du solde d'ouverture comme "F" annexe financière.</li>
<li>Entrer le nom du compte de l'ancien programme comptable dans la description du compte.</li>
<li>Le solde d'ouverture est réalisé comme une écriture à plusieurs jambes, donc le solde d'ouverture est combiné en une seule transaction avec le même numéro de document. Si vous êtes dans un champ dans le registre de caisse, vous pouvez appuyer sur Ctrl+L pour créer une nouvelle ligne.</li>
<li>La date reflète la date d'extraction. Si vous avez fait un état pour votre entreprise le 31/12/2022, c'est la date que vous devez entrer dans le champ de la date pour le solde d'ouverture.</li>
<li>Vous choisissez le compte sur lequel il doit être posté dans Ageras Comptabilité. Si le compte n'apparaît pas, alors vous devez créer un compte pour cela.</li>
<li>Le champ TVA est réglé sur "TVA" - c'est-à-dire rien sélectionné.</li>
<li>Le montant est entré soit au débit, soit au crédit. En principe, vous devez être conscient que si le montant apparaît avec un signe moins dans votre bilan, alors il doit être au crédit, si le montant est en plus, alors il doit être au débit.</li>
<li>Un "compte contrepartie" ne sera pas sélectionné pour les écritures que vous déposez.</li>
<li>Lorsque vous avez rempli votre solde d'ouverture dans le journal de caisse, il est prêt à être approuvé. Vous cochez la case à gauche du type de pièce jointe "F", marquant ainsi la transaction. Ensuite, appuyez sur « Approuver la sélection ».</li>
</ul>
Vous pourrez ensuite voir la transaction pour le solde d'ouverture sous Comptabilité -> Transactions.
Votre solde d'ouverture est maintenant saisi dans Ageras Comptabilité.
Le solde doit toujours être équilibré Rappelez-vous que vos comptes doivent toujours être équilibrés, et que le total des débits et des crédits doit s'additionner. Cela signifie que la règle suivante doit s'appliquer :
(Actifs + Dépenses) = (Passifs + Capitaux propres + Revenus)
Info bonus : Ce qui précède est également appelé l'"équation comptable" et est le principe principal de la "comptabilité en partie double", que Ageras Comptabilité utilise également, même si vous n'y êtes pas confronté quotidiennement.
 
<h3 id="h_01HVKCRN1G5J3F8MYCZXAR4HK7">Le solde doit toujours être équilibré</h3>
Rappelez-vous que vos comptes doivent toujours être équilibrés, et que le total des débits et des crédits doit s'additionner. Cela signifie que la règle suivante doit s'appliquer :
(Actifs + Dépenses) = (Passifs + Capitaux propres + Revenus)
Info bonus : Ce qui précède est également appelé l'"équation comptable" et est le principe principal de la "comptabilité en partie double", que Ageras Comptabilité utilise également, même si vous n'y êtes pas confronté quotidiennement.

Vous avez la possibilité d'importer vos produits depuis un autre système vers Ageras Comptabilité, ainsi que de les exporter hors d'Ageras Comptabilité. Ceci est réalisé à travers un format spécifique. Le format s'appelle CSV, qui est un fichier texte avec des valeurs séparées par des points-virgules, utilisé généralement pour le transfert de données entre bases de données. Le fichier CSV doit contenir certaines valeurs prédéfinies. Les conditions à observer sont décrites dans cet article.
<h3 id="h_01HVK7SFN28XQ3X5KKJ6Q6NN8N">Exigences</h3>
L'importation est très flexible, et le fichier d'import peut contenir les colonnes qui vous conviennent ou à votre système. La seule exigence est la suivante :
La première rangée contient les en-têtes. Il doit y avoir une colonne nommée "Nom" ou "Name".
<h3 id="h_01HVK7TF93SYDDASNN3J1HFCVY">
 Format</h3>
Voici les en-têtes que le système d'importation peut lire :
<ul>
<li>Numéro de produit.</li>
<li>Nom (Doit être rempli).</li>
<li>Prix.</li>
<li>Prix en EUR.</li>
<li>Numéro de produit du fournisseur.</li>
<li>Code TVA (doit être une abréviation valide d'une règle de TVA - voir cela sous les paramètres - taux de TVA).</li>
<li>Numéro de compte (doit être un numéro de compte valide).</li>
<li>Archivé.</li>
</ul>
<h3 id="h_01HVK7WY668TQKFHH2V0XFPTW8">Importation</h3>
Pour importer les produits, suivez ces étapes :
<ol>
<li>Allez dans Ventes.</li>
<li>Sélectionnez Produits.</li>
<li>Cliquez sur Importer produits. Ici, vous pouvez télécharger votre fichier CSV et importer les produits.</li>
</ol>

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