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Rechnungen

Die Schweiz hat mit QR-Rechnungen den Einzahlungsschein modernisiert. Hierbei wird der Swiss QR Code hinzugefügt, um so den Zahlungsverkehr zu vereinfachen. Seit dem 30. Juni 2020 ist es möglich, QR-Rechnungen in der Schweiz zu versenden und zu erhalten. Sie sind jedoch noch nicht zwingend erforderlich.
Auch du kannst mit Zervant QR-Rechnungen erstellen und an deine Kunden versenden. Bitte beachte: Diese Funktion ist derzeit nur für Kunden in der Schweiz verfügbar.
<h2 id="h_01HTHS160GEKSYBC9N334NBWBF">Wie funktioniert die QR-Rechnung mit Zervant?</h2>
Wähle bei der Erstellung einer neuen Rechnung auf der rechten Seite unter >Einstellungen >Rechnungsvorlage die Option >QR-Rechnung. Es ist auch möglich, die QR-Rechnung als Standard-Rechnungsvorlage festzulegen. Bitte gehe hierfür auf >Mein Konto >Rechnungseinstellungen und ändere dort die entsprechenden Einstellungen.
Der Swiss QR Code wird automatisch unten in deiner Rechnung hinzugefügt und beinhaltet alle relevanten Zahlungsinformationen:
<ul>
<li>Name und Adresse des Rechnungsempfängers/Kunden</li>
<li>Name und Adresse des Rechnungsstellers</li>
<li>IBAN</li>
<li>Zu zahlender Betrag und Währung (CHF und EUR)</li>
<li>Zahlungsreferenz</li>
</ul>
<a href="https://kahur.ee/rfcalculator/">Hier</a> kannst du eine Zahlungsreferenznummer generieren. Gib dort die Rechnungsnummer ein (ohne Bindestrich, also z.B. 20221, 202242) und klick auf ''Generate''. Danach kannst du den Code kopieren und bei 'Creditor Reference (EU)' in deiner neuen Rechnung eingeben. 
Die Gültigkeit des QR-Codes kannst du <a href="https://www.swiss-qr-invoice.org/validator/?lang=de">mit diesem Programm</a> überprüfen. Wir empfehlen dir, dass du die Gültigkeit kontrollierst, bevor du die Rechnung an deinen Kunden schickst. Den QR-Code kannst du durch 'drag and drop' von der Rechnungsvorschau in das Fenster mit dem Kontrollprogramm führen.
Bitte beachte, dass diese Informationen in der Rechnung enthalten sein müssen, um den QR-Code korrekt darzustellen!
<img src="https://skilled-power-8bd28470f8.media.strapiapp.com/hc_article_attachments_360019531017_105dbd45c8.jpg" alt="QR-Rechnung.png">
Deine Rechnungsempfänger können nun ganz einfach den QR-Code z.B. mit ihrer Banking-App einscannen. Alle wichtigen Zahlungsinformationen werden automatisch eingelesen und ausgefüllt. 
Es ist wesentlich einfacher für deine Kunden, deine Rechnungen zu bezahlen: es spart Zeit und Geld (geringerer, manueller Aufwand) und es passieren weniger Fehler im Zahlungsprozess (z.B. beim Übertragen der Zahlungsinformationen).
Durch diese vereinfachte Rechnungsverarbeitung wirst du als Zervant-Nutzer im Endeffekt schneller bezahlt!

<h2 id="h_01HJRNT2MZRP89Z0HZ22WVVBWJ">Rechnungsentwürfe</h2>
<div dir="ltr" style="line-height: 1.38; margin-top: 0pt; margin-bottom: 0pt;">Du kannst Rechnungsentwürfe so oft bearbeiten wie du möchtest und diese auch löschen. Bitte beachte, dass ein Entwurf nicht wiederhergestellt werden kann, sobald er gelöscht wurde. <a style="text-decoration-line: none;" href="https://support.zervant.com/hc/de/articles/360034761632" target="_blank" rel="noopener noreferrer">In diesem Artikel</a> erfährst du mehr über den Unterschied zwischen Rechnungsentwürfen und bestätigten Rechnungen.</div>
 
<h2 id="01HZSAVD79765E58ACTYP6V77Y">Bestätigte Rechnungen</h2>
Es ist nicht mehr möglich Rechnungen zu bearbeiten, sobald diese bestätigt sind. Wenn du eine bestätigte Rechnung korrigieren möchtest, musst du eine von diesen beiden Schritten durchführen:
<div dir="ltr" style="line-height: 1.38; margin-top: 0pt; margin-bottom: 0pt;">
<ol>
<li>
Die Rechnung löschen und neu erstellen 
<ol>
<li>Klick auf deine Rechnung >Mehr >Löschen
</li>
<li>Geh zu deinen gelöschten Rechnungen und erstelle eine Kopie. </li>
<li>Nimm alle Änderungen vor und stell sicher, dass alles richtig ist, bevor du die Rechnung bestätigst. </li>
</ol>
</li>
<li>Erstelle eine Stornorechnung und erstelle die Rechnung neu 
<ol>
<li>Der Status der Rechnung muss auf etwas anderes als 'Bezahlt' geändert sein.</li>
<li>Klick auf deine unbezahlte Rechnung >Mehr >Stornorechnung 
</li>
<li>Bestätige die Stornorechnung</li>
<li>Klick auf die ursprüngliche Rechnung >Mehr >Als neu kopieren
</li>
<li>Nimm alle Änderungen vor und stell sicher, dass alles richtig ist, bevor du die Rechnung bestätigst.</li>
</ol>
</li>
</ol>
</div>
<div dir="ltr" style="line-height: 1.38; margin-top: 0pt; margin-bottom: 0pt;"> </div>
<h2 id="01HZSAVS07WQ18JGY3SZ548D9K">Nützliche Tipps</h2>
<ul>
<li>Falls du eine Rechnung als Bezahlt markiert hast, musst du den Status auf Nicht bezahlt ändern, damit du die Rechnung bearbeiten/löschen kannst. Falls du schon für diese Rechnung bezahlt wurdest, solltest du stattdessen eine <a href="https://help.zervant.com/customer/de/portal/articles/2647768-erstelle-eine-gutschrift?b_id=15337">Stornorechnung</a> dafür erstellen.</li>
<li>Falls du eine Rechnung irrtümlicherweise gelöscht hast, kannst du diese NICHT wiederherstellen. Du kannst jedoch ganz einfach eine Kopie erstellen, indem du die gelöschte Rechnung auswählst und danach auf >Als neu kopieren klickst. Der kopierten Rechnung wird automatisch die nächste Nummer deines gewählten Rechnungsnummernkreises zugeordnet.</li>
<li>Gelöschte Rechnungen werden nicht in deinen Berichten aufgeführt, du findest sie aber alle unter >Rechnungen >Mehr >Gelöschte Rechnungen. Klicke in der Ansicht auf die drei parallelen Linien, um alle gelöschten Rechnungen >im .csv-Format herunterzuladen.</li>
</ul>

<div>
Füge deinen Rechnungen ganz einfach Anzahlungen hinzu, wenn du deinem Kunden diese bspw. vor Beginn eines Projektes ermöglichen möchtest. Du kannst Anzahlungen auf derselben Rechnung vermerken oder die Anzahlung und den Restbetrag (Gesamtbetrag minus Anzahlung) als separate Vorausrechnung aufteilen. Bitte beachte: Die Funktion der Anzahlung ist nur in unseren Zervant-Premium-Abos PRO oder höher verfügbar. 
<h2 id="h_01HYFMGR04CJ1ERYBTMMMKGM3H">Anzahlungen für Rechnungen erstellen</h2>
1. Gehe in den Tab >Rechnungen.
2. Erstelle eine >neue Rechnung und wähle deinen Kunden und füge die Produkte/Dienstleistungen hinzu.
 3. Setze den Haken nun auf der rechten Spalte unter >Anzahlung. <img src="https://skilled-power-8bd28470f8.media.strapiapp.com/hc_article_attachments_19030805141661_edd440aba0.jpg" width="253" height="472"> 
 4. Klicke auf deiner Rechnung unter dem Gesamtbetrag auf >Anzahlungsanfrage bearbeiten, um die Anzahlung wie gewünscht einzustellen. Dort kannst du festlegen, ob die Anzahlung auf derselben Rechnung oder als separate Vorausrechnung dargestellt werden soll. Lege den Anzahlungsbetrag (oder Prozent), die Frist und die USt.-Einstellung fest und vergebe ggf. den Projektnamen, falls die Anzahlung in separater Vorausrechnung erstellt wird. <img src="https://skilled-power-8bd28470f8.media.strapiapp.com/hc_article_attachments_19030642762269_8655e33ddb.jpg" alt="Anzahlung 1.png" width="512" height="456"> 
 5. Klicke auf >Speichern, um die Änderungen zu übernehmen. Der Anzahlungs- und Restbetrag sowie die Fristen werden unterhalb des Gesamtbetrages dargestellt.
<img src="https://skilled-power-8bd28470f8.media.strapiapp.com/hc_article_attachments_19030649650333_a2b86fdf3d.jpg" width="370" height="325"> 
6. Klicke auf >Vorschau & Senden und wähle danach die gewånschte Versandmethode aus, um deine Rechnung wie gewohnt zu verschicken.
Bitte beachte:
</div>
<ul dir="ltr">
<li style="list-style-type: disc; font-size: 11pt; font-family: Arial; background-color: transparent; font-variant-ligatures: normal; font-variant-east-asian: normal; font-variant-position: normal; vertical-align: baseline; white-space: pre; line-height: 1.38; margin-top: 0pt; margin-bottom: 0pt;">Anzahlungen sind nur innerhalb unserer Premium-Abos PRO und höher verfügbar.</li>
<li style="list-style-type: disc; font-size: 11pt; font-family: Arial; background-color: transparent; font-variant-ligatures: normal; font-variant-east-asian: normal; font-variant-position: normal; vertical-align: baseline; white-space: pre; line-height: 1.38; margin-top: 0pt; margin-bottom: 0pt;">Es ist NICHT möglich die Rechnung zu bearbeiten oder eine Gutschrift zu erstellen, sobald ein Teilbetrag bezahlt wurde.</li>
<li style="list-style-type: disc; font-size: 11pt; font-family: Arial; background-color: transparent; font-variant-ligatures: normal; font-variant-east-asian: normal; font-variant-position: normal; vertical-align: baseline; white-space: pre; line-height: 1.38; margin-top: 0pt; margin-bottom: 0pt;">Wenn du deine Anzahlung mit separater Vorausrechnung in zwei Rechnungen aufteilst, ist das Ausstellungsdatum für beide Rechnungen gleich, selbst wenn sich das Fälligkeitsdatum unterscheidet.</li>
<li style="list-style-type: disc; font-size: 11pt; font-family: Arial; background-color: transparent; font-variant-ligatures: normal; font-variant-east-asian: normal; font-variant-position: normal; vertical-align: baseline; white-space: pre; line-height: 1.38; margin-top: 0pt; margin-bottom: 0pt;">Nachdem du deine Rechnung bestätigt hast, bekommst du für jede Teilrechnung eine eigene Rechnungsvorschau.</li>
<li style="list-style-type: disc; font-size: 11pt; font-family: Arial; background-color: transparent; font-variant-ligatures: normal; font-variant-east-asian: normal; font-variant-position: normal; vertical-align: baseline; white-space: pre; line-height: 1.38; margin-top: 0pt; margin-bottom: 0pt;">Bei einer Anzahlung auf derselben Rechnung kannst du die bereits bezahlte Anzahlung NICHT separat als Bezahlt markieren. Erst wenn der Gesamtbetrag der Rechnung gedeckt wurde, kannst du diese Rechnung als <span style="background-color: transparent; font-weight: bold; font-variant-ligatures: normal; font-variant-east-asian: normal; font-variant-position: normal; vertical-align: baseline; white-space: pre-wrap;">Bezahlt markieren.</li>
<li style="list-style-type: disc; font-size: 11pt; font-family: Arial; background-color: transparent; font-variant-ligatures: normal; font-variant-east-asian: normal; font-variant-position: normal; vertical-align: baseline; white-space: pre; line-height: 1.38; margin-top: 0pt; margin-bottom: 0pt;">Nachdem du deine Anzahlung eingerichtet und deine Rechnung genehmigt hast, erhält sie die nächste Nummer entsprechend der Reihenfolge deiner Rechnungsnummerierung. Wenn du deine Anzahlung auf zwei Rechnungen aufteilst, erhält die Rechnung mit der Anzahlung die nächste Rechnungsnummer und die Schlussrechnung die nachfolgende Rechnungsnummer entsprechend der fortlaufenden Rechnungsnummerierung.</li>
<li>Beim Versenden der Rechnung mit der Anzahlung als separate Rechnung wird die endgültige Rechnung nicht gleichzeitig gesendet. Sie muss separat im Tab >Rechnungen gesendet werden.</li>
</ul>

Überblick   Unsere Software bietet dir mehrere Möglichkeiten, den Status deiner Rechnungen im Auge zu behalten. Eine gute Methode, dies zu tun, ist die Übersicht Home zu überprüfen. Es bietet einen schnellen Überblick über deine offenen und fälligen Rechnungen:   <img src="https://skilled-power-8bd28470f8.media.strapiapp.com/hc_article_attachments_4406054043665_8edbfbdba2.jpg" alt="Homescreen.png">   Ein weiteres hilfreiches Tool ist das Benachrichtigungssystem, das dir darüber informiert, ob eine bestimmte Rechnung bezahlt wurde oder fällig geworden ist:   <img style="width: 650px; height: 92px;" src="https://skilled-power-8bd28470f8.media.strapiapp.com/hc_article_attachments_360043269212_fcb1df79cb.jpg" alt="">  Rechnungsstatus   Du kannst den Status deiner Rechnungen auf der Übersicht Rechnungen verwalten. Wähle eine Rechnung aus und klicke auf die Statusschaltfläche rechts. Die möglichen Status sind Erstellt, Verschickt, Überfällig und Bezahlt. Wenn du eine Rechnung als Bezahlt markierst, kannst du auch das Datum wählen, an der die Rechnung bezahlt wurde und auf welches Konto. Zurzeit bieten wir Kasse und Bank Konten an. In Zukunft planen wir weitere Konten hinzuzufügen.   <img src="https://skilled-power-8bd28470f8.media.strapiapp.com/hc_article_attachments_18875316595229_0daed94053.jpg" alt="status 7.png"> Wenn du eine Rechnung als Bezahlt gekennzeichnet hast und diese löschst oder die Zahlungsdetails ändern möchtest, kannst du die Rechnung mit der gleichen Schaltfläche als Nicht bezahlt markieren.

Mit der Rechnungsstatus-Funktion in Zervant kannst du einen schnellen Überblick über deine Rechnungen erhalten. Du kannst den Status deiner Rechnungen im Tab >Rechnungen verwalten. Genehmigte Rechnungen können folgenden Status haben: Erstellt, Gesendet, Überfällig, Erinnert, Gelöscht und Bezahlt. Noch nicht genehmigte Rechnungen zeigen den Status Entwurf.
 
Markiere deine Rechnungen als bezahlt
In Zervant erstellte Rechnungen werden nicht automatisch als bezahlt markiert (mit Ausnahme der Rechnungen, die mit 'Online Bezahlen' bezahlt wurden oder aber wenn du eine Gutschrift für eine Rechnung erstellt hast). Du kannst eine unbezahlte Rechnung als Bezahlt markieren, indem du die Rechnung auswählst und rechts auf den Status-Button klickst. <img src="https://skilled-power-8bd28470f8.media.strapiapp.com/hc_article_attachments_18874376011421_0a4a09e534.jpg" alt="status 1.png"> 
Hier kannst du auch auswählen, an welchem Datum und auf welches Konto die Rechnung bezahlt wurde. Aktuell kannst du zwischen Kasse und Bank(-konto) auswählen. <img src="https://skilled-power-8bd28470f8.media.strapiapp.com/hc_article_attachments_18874397980445_a70703498c.jpg" alt="status 2.png"> 
Wenn du eine Rechnung als bezahlt markiert hast, diese jedoch löschen oder den Zahlungsstatus ändern möchtest, kannst du die Rechnung mit demselben Status-Button wieder als unbezahlt markieren.
 
Bitte beachte:
<ul>
<li>Wenn du eine Rechnung als bezahlt markiert hast, ist dies auf der Rechnung selber nicht sichtbar. Sollte dein Kunde oder dein Steuerberater einen Nachweis darüber verlangen, kannst du dies im Nachrichtenfeld hinzufügen</li>
<li>Es ist leider noch nicht möglich, Rechnungen als teilweise bezahlt zu markieren. Es lohnt sich, unsere Operationen Vorauszahlungen und Zahlungspläne auszuprobieren.</li>
</ul>

Mit Zervant kannst du mehrere Rechnungen oder Angebote als .csv-Datei exportieren. Du hast auf die Möglichkeit alle Rechnungen als PDF-Datei herunterladen.
 
<h2 id="h_01HWA0KYDXGG8YN3SS2CN7N95B">Rechnungen und Angebote als .csv-Datei herunterladen </h2>
1. Gehe zum Tab >Rechnungen und lege fest welche Rechnungen du exportieren möchtest (im Beispiel hier: >Fällige Rechnungen).
2. Klicke rechts auf die >drei grauen Linien und wähle >im .csv-Format herunterladen aus.
3. Der Download wird im Anschluss gestartet.
<img src="https://skilled-power-8bd28470f8.media.strapiapp.com/hc_article_attachments_18433451447453_3f6e4e2ff4.jpg" alt="Export Rechnungen oder Angebote.png">
Um Angebote zu exportieren, wähle im Tab >Angebote aus und führe dieselben Schritte durch.
 
<h2 id="h_01HWA0MZJS6HMGQE9QYJQ4JZV9">Exportiere deine Rechnungen als PDF-Datei</h2>
1. Gehe zum Tab >Berichte.
2. Wähle >Einnahmebericht aus.
3. Lege den >Zeitraum fest, für den du deine Rechnungen herunterladen möchtest. 
4. Klick oben rechts auf >Bericht downloaden und wähle dann >PDF Rechnung herunterladen aus. 
5. Es wird automatisch eine komprimierte zip-Datei auf deinen Computer heruntergeladen, die alle PDF-Rechnungen aus dem gewählten Zeitraum enthält.
<img src="https://skilled-power-8bd28470f8.media.strapiapp.com/hc_article_attachments_18435731517981_b837c1ae2e.jpg" alt="Download all invoices deutsch.png">

<div style="box-sizing: border-box; margin-top: 0px; margin-bottom: 0px; color: #3b3c3c;">
Eine Stornorechnung wird vom Rechnungsaussteller (Verkäufer) an den Leistungsempfänger (Kunden) ausgestellt, wenn die zuvor gestellte Rechnung korrigiert werden muss oder der Kunde sein Geld zurückbekommt (z.B. wenn die gelieferte Ware fehlerhaft oder defekt war). 
 Eine Stornorechnung enthält eine Liste der Produkte (inklusive Mengenangaben und Preise), deren Kosten zurückerstattet werden. In Zervant hast du verschiedene Möglichkeiten Stornorechnungen zu erstellen:
<ul style="color: #3b3c3c;">
<li><a href="#h_01EDXSSTRKRN0VGHQG2SPZ9EC7" target="_self" rel="undefined">Stornorechnung für eine bereits erstellte Rechnung erstellen</a></li>
<li><a href="#h_01EDXSTAHEETJHW7R1KNJCDK29" target="_self" rel="undefined">Erstelle eine Teilkorrektur</a></li>
<li><a href="#h_01EDXT2HFN1SPWHST8BFBZ9HTG" target="_self">Erstelle eine individuelle Stornorechnung</a></li>
</ul>
Im allgemeinen Sprachgebrauch wird die Korrektur einer Rechnung häufig als Gutschrift bezeichnet. Eine Gutschrift ist allerdings eine Rechnung, die vom Leistungsempfänger ausgestellt wird und keine Korrektur einer zuvor ergangenen Rechnung. In Zervant wird deshalb der Begriff Stornorechnung verwendet.
 
Bitte beachte:
<ul style="color: #3b3c3c;">
<li>Derzeit ist es nicht möglich, Stornorechnungen für Rechnungen mit Anzahlungen zu erstellen.</li>
<li>
Wenn du eine Stornorechnung löschen musst, markiere diese als >"Nicht bezahlt" und klicke dann auf >Mehr >Löschen. Beachte: Gelöschte Stornorechnungen können nicht wiederhergestellt oder als neu kopiert werden. Du kannst aber jederzeit von der Originalrechnung eine neue Stornorechnung erstellen. </li>
</ul>
 Im Folgenden möchten wir dir die Erstellung dieser Korrekturrechnungen näher erläutern.
 
<h2 id="h_01EDXSSTRKRN0VGHQG2SPZ9EC7" style="color: #3b3c3c;">Stornorechnung für eine bereits erstellte Rechnung erstellen</h2>
In Zervant kannst du eine Stornorechnung einer Rechnung erstellen, die als offen, gesendet oder überfällig markiert ist. Bitte beachte: wenn die Rechnung bereits als Bezahlt markiert ist, musst du den Status auf Verschickt/Nicht bezahlt ändern, um eine Stornorechnung erstellen zu können.
1. Gehe zum Tab >Rechnungen 2. Wähle die Rechnung aus, für die du eine Stornorechnung erstellen möchtest 3. Klicke rechts oben auf >Mehr und wähle im Drop-Down-Menü >Stornorechnung aus <img src="https://skilled-power-8bd28470f8.media.strapiapp.com/hc_article_attachments_18288808770973_2e21b09d5f.jpg" alt="Stornorechnung.png"> 4. Falls gewünscht, füge eine Notiz für deinen Kunden im Feld "Nachricht" hinzu <img src="https://skilled-power-8bd28470f8.media.strapiapp.com/hc_article_attachments_360071995972_4bbb9bc60e.jpg" alt="Nachricht oder Hinweis deiner Stornorechnung in Zervant hinzufügen"> 5. Klicke auf >Weiter und bestätige im Anschluss die Stornorechnung
Für eine neu erstellte Stornorechnung wird automatisch die nächste Rechnungsnummer zugewiesen (da die Stornorechnung ein eigenständiges Rechnungsdokument darstellt). Die Rechnung, für die eine Stornorechnung erstellt wurde, wird automatisch in der Korrekturrechnung angegeben. <img src="https://skilled-power-8bd28470f8.media.strapiapp.com/hc_article_attachments_360072221131_d13301a678.jpg" alt="Darstellung der Stornorechnung in Zervant"> 
<h2 id="h_01EDXSTAHEETJHW7R1KNJCDK29" style="color: #3b3c3c;"> Teilkorrektur erstellen</h2>
Momentan gibt es keine eigenständige Funktion, um eine Teilkorrektur zu erstellen. Falls du diese doch für dieselbe Rechnung hinzufügen möchtest, kannst du dies in folgender Form durchführen:
 1. Erstelle eine Stornorechnung, um den ursprünglichen Rechnungsbetrag vollständig zu stornieren 2. Erstelle eine neue Rechnung mit dem korrekten Betrag 3. Sende diese neue Rechnung an deinen Kunden und erläutere dies z.B. im Feld "Nachricht"
Beispiel:
1. Ursprüngliche Rechnung 100,- €, aber du willst eine Rechnung für 50,- € erstellen 2. Stornorechnung der ursprünglichen Rechnung -100,- € 3. Neue Rechnung über 50,- € 
 
<h2 id="h_01EDXT2HFN1SPWHST8BFBZ9HTG"><span style="font-size: 14px;"

In Zervant kannst du eine Rechnung ganz einfach kopieren und so bereits erstellte Rechnungen quasi als Rechnungsvorlage nutzen.
 
Um eine Rechnung zu kopieren:
1. Gehe in der oberen Menü Leiste auf Rechnungen
2. Wähle die Rechnung aus, die du kopieren möchtest
3. Klicke rechts oben auf >Mehr
4. Wähle >Als neu kopieren aus
<img src="https://skilled-power-8bd28470f8.media.strapiapp.com/hc_article_attachments_18288248245277_559f12147c.jpg">
 
Die neue Rechnung enthält den gleichen Kunden und die gleichen Rechnungsposten. Es ist aber auch möglich den Kunden zu bearbeiten oder zu ändern und Rechnungsposten zu löschen oder hinzuzufügen.
Die neue Rechnung erhält automatisch die nächste <a href="https://support.zervant.com/hc/de/articles/360036368371" target="_self">Rechnungsnummer</a> aus dem Rechnungsnummernkreis. Um die Rechnungsnummer zu ändern, klicke neben der Nummer auf >Ändern.

Die Rechnungsstellung kann einiges an Zeit in Anspruch nehmen. Indem du deine Vorlagen für Rechnungen und Angebote korrekt aufsetzt kannst du viel Zeit sparen! Mit einer guten Vorlage musst du nur noch den Kunden und die Produkte auswählen, Rechnung senden - fertig! Im folgenden Artikel erklären wir im Detail, wie du deine Rechnungs- und Angebotsvorlage bearbeitest.
 
Sichtbare Felder auf deiner Rechnung oder dem Angebot In der rechten Spalte des Rechnungseditors kannst du folgende Spalten hinzufügen und entfernen:
<ul>
<li>Datum</li>
<li>Menge</li>
<li>Einheit</li>
<li>USt. %</li>
<li>USt. Betrag</li>
<li>Einzelpreis</li>
<li>Laufende Nummer</li>
</ul>
Es ist momentan nicht möglich, mehr als einen USt. Prozentsatz pro Rechnungsreihe darzustellen. <img src="https://skilled-power-8bd28470f8.media.strapiapp.com/hc_article_attachments_18251731941789_eaf55a1a99.jpg">
<div style="box-sizing: border-box; margin-left: 20px;">
 Bitte beachte, dass es nicht möglich ist die Spalten zu bearbeiten oder umzubennen. Weiterhin ist es nicht möglich, den Gesamtbetrag und den USt.-Gesamtbetrag auszublenden. Die Voreinstellungen kannst du in Mein Konto > Rechnungseinstellungen ändern. Standardnachricht für alle Rechnungen 1. Öffne das Menü Mein Konto  2. Klicke auf Rechnungseinstellungen. Füge in der rechten Spalte im Eingabefeld Nachricht eine entsprechende Standardnachricht ein. Diese erscheint nun automatisch auf allen Rechnungen und klicke auf das grüne Feld Speichern. Beachte, dass die Nachricht maximal 3000 Zeichen lang sein darf.  Rechnungswährung
1. Öffne das Menü Rechnungen
2. Klicke auf das Feld Neue Rechnung oder bearbeite eine bereits erstellte Rechnung
3. Öffne in der rechten Spalte unter Rechnungseinstellungen das Dropdown-Menü Währung
4. Wähle die gewünschte Währung aus
5. Zervant fügt automatisch einen tagesaktuellen Währungskurs hinzu, welchen du aber manuell bearbeiten kannst
 
In der Rechnungsübersicht werden alle Rechnungen immer in der Standardwährung angezeigt. Klicke auf eine Rechnung um nachzusehen, in welcher Währung die Rechnung ursprünglich erstellt wurde und zu welchem Wechselkurs sie umgerechnet wurde.  
Beachte dass der Preis eines Produktes/einer Dienstleistung, welche(s) direkt aus deiner Produktdatenbank zu einer Rechnung hinzugefügt wurde, eigenständig umgerechnet werden muss.
 
Solltest du beispielsweise ein Produkt (Preis in der Produktdatenbank = 100€) in Dollar ($) in Rechnung stellen wollen und die Währung entsprechend ändern, wird der automatische Preis des Produktes 100$ sein. Berechne deshalb auf Basis des Umrechnungskurs den eigentlichen Preis und gebe diesen manuell in die Produktliste auf der Rechnung an.
</div>

Es gibt verschiedene Möglichkeiten, Rechnungen mit Zervant herunterzuladen. In diesem Helpcenter-Artikel möchten wir euch folgende Optionen näher erläutern:
<ul>
<li style="box-sizing: border-box; margin-top: 0px; margin-bottom: 0px;"><a href="#h_0e853496-0fe6-4cbe-89d8-e1e51c79a5c9" target="_self">Liste von Rechnungen für einen bestimmten Kunden im csv-Dateiformat herunterladen</a></li>
<li style="box-sizing: border-box; margin-top: 0px; margin-bottom: 0px;"><a href="#h_ddee67b3-283d-40c8-ba26-73547acea6b5" target="_self">Liste von Rechnungen mit einem bestimmten Status im csv-Dateiformat herunterladen</a></li>
<li style="box-sizing: border-box; margin-top: 0px; margin-bottom: 0px;"><a href="#h_33fb47d2-395e-4af3-bcad-5d0948947af0" target="_self">Rechnungen aus einem bestimmten Zeitraum im csv- oder xlsx-Dateiformat herunterladen</a></li>
<li style="box-sizing: border-box; margin-top: 0px; margin-bottom: 0px;"><a href="#h_3ef29ab5-3c52-4bf0-81cb-6c281277a343" target="_self">Mehrere Rechnungen als PDF herunterladen</a></li>
</ul>
 
<h2 id="h_0e853496-0fe6-4cbe-89d8-e1e51c79a5c9" style="box-sizing: border-box; margin-top: 0px; margin-bottom: 0px;">Liste von Rechnungen für einen bestimmten Kunden im csv-Dateiformat herunterladen</h2>
1. Gehe zum Tab >Kunden und wähle einen Kunden aus 2. Öffne die Unterregisterkarte >Rechnungen auf der rechten Seite des Bildschirms 3. Klicke auf die drei grauen Linien in der rechten oberen Ecke der Liste 4. Nun kannst du eine Liste aller Rechnungen des Kunden >Im .csv-Format herunterladen <img src="https://skilled-power-8bd28470f8.media.strapiapp.com/hc_article_attachments_360058012752_ce7f8c62e3.jpg" alt="MehrereRechnungen-01.png">
<h2 id="h_ddee67b3-283d-40c8-ba26-73547acea6b5" style="box-sizing: border-box; margin-top: 0px; margin-bottom: 0px;">
 Liste von Rechnungen mit einem bestimmten Status im csv-Dateiformat herunterladen
</h2>
1. Gehe zum Tab >Rechnungen 2. Wähle einen Filter aus (z.B. Alle, Fällige, unter >Mehr: Bezahlt, Überfällige) 3. Klicke auf die drei grauen Linien in der rechten oberen Ecke deiner Rechnungsliste 4. Nun kannst du alle Rechnungen basierend auf deren Status >Im .csv-Format herunterladen <img src="https://skilled-power-8bd28470f8.media.strapiapp.com/hc_article_attachments_18139958462237_ed305a3471.jpg" alt="Ohne Kontoauszug.png">
<h2 id="h_01HTM5JZX95YFQAD8AW4E34SC0" style="box-sizing: border-box; margin-top: 0px; margin-bottom: 0px;"> </h2>
<h2 id="h_33fb47d2-395e-4af3-bcad-5d0948947af0" style="box-sizing: border-box; margin-top: 0px; margin-bottom: 0px;">Rechnungen aus einem bestimmten Zeitraum im csv- oder xlsx-Dateiformat herunterladen</h2>
1. Gehe zum Tab >Berichte 2. Wähle deinen gewünschten Bericht aus der linken Spalte aus (hier: bspw. >Einnahmenbericht) 3. Wähle den gewünschten Zeitraum aus (hier: bspw. >Letzten 3 Monate) 4. Klicke auf das Dropdown-Menü >Bericht downloaden 5. Wähle das gewünschte Format aus, in dem du deine Rechnungen herunterladen möchtest (entweder >im .xlsx-Format herunterladen oder >im .csv-Format herunterladen) <img style="font-family: -apple-system, BlinkMacSystemFont, 'Segoe UI', Helvetica, Arial, sans-serif;" src="https://skilled-power-8bd28470f8.media.strapiapp.com/hc_article_attachments_360058089652_60e6266edb.jpg" alt="MehrereRechnungen-03.png">
<h2 id="h_01HTM5JZX9XB9K2JZE1T3HZ9A9" style="box-sizing: border-box; margin-top: 0px; margin-bottom: 0px;"> </h2>
<h2 id="h_3ef29ab5-3c52-4bf0-81cb-6c281277a343" style="box-sizing: border-box; margin-top: 0px; margin-bottom: 0px;">Mehrere Rechnungen als PDF herunterladen </h2>
1. Gehe zum Tab >Berichte 2. Wähle aus der linken Spalte >Einnahmebericht aus 3. Wähle den gewünschten Zeitraum aus (hier: bspw. >Letzten 12 Monate) 4. Klicke auf das Dropdown-Menü >Bericht downloaden 5. Klicke nun auf >PDF Rechnungen herunterladen 6. Alle Rechnungen aus dem gewählten Zeitraum werden als PDF in einer ZIP-Datei heruntergeladen. <img src="https://skilled-power-8bd28470f8.media.strapiapp.com/hc_article_attachments_17982712302621_01697ae53c.jpg" alt="Einnahmebericht neu.png">

<h2 id="h_01HP6Y47H7KQV8TZBWA4Z18YG2">Was sind Teilzahlungen?</h2>
Mit Teilzahlungen kannst du Rechnungen erstellen, die in mehreren Raten bezahlt werden können anstatt nur mit einer einzigen Zahlung. Diese Funktion ist besonders nützlich, wenn du deinen Kunden mehrere Rechnungen über den Verlauf eines Projektes stellen oder einfach eine flexiblere Art der Zahlung anbieten möchtest. Teilzahlungen können komplett flexibel eingerichtet werden, abhängig von der Situation und den Anforderungen deines Kunden. Entscheide frei, wann und in wie vielen Raten dein Kunde bezahlen soll, und ob die Teilzahlungen auf einer einzelnen Rechnung zusammengefasst oder auf mehrere Rechnungen aufgeteilt werden sollen. Bitte beachte: Die Funktion der Teilzahlungen sind nur in unseren Zervant-Premium-Abos PRO oder höher verfügbar. 
<h2 id="h_01HP6Y47H7PF5YDMEWZWZBMV96">Teilzahlungen erstellen</h2>
1. Gehe zum Tab >Rechnungen.
2. Erstelle wie gewohnt eine neue Rechnung und füge Produkte/Dienstleistungen sowie die Kundeninformationen hinzu.
3. Aktiviere Teilzahlungen, indem du auf >Teilzahlung im rechten Bildschirmbereich klickst. <img style="width: 276px; height: 449px;" src="https://skilled-power-8bd28470f8.media.strapiapp.com/hc_de_article_attachments_360043267132_5ee1e005a5f36579df41d3ee844a72df6266e876f98772e6ba97b831a6179db5_c9ac04cfda.png" alt="Rechnungseinstellungen in Zervant"> 
4. Klicke auf den Link >Teilzahlungen bearbeiten, der jetzt auf deiner Rechnung unter dem Gesamtbetrag sichtbar ist und öffne damit ein Pop-Up-Fenster mit den Einstellungen. <img src="https://skilled-power-8bd28470f8.media.strapiapp.com/hc_article_attachments_360063186332_d445eeef9d.jpg" alt="Teilzahlungen in Zervant bearbeiten" width="410" height="329"> 
5. Hier kannst du nun wählen, ob alle Raten auf einer einzelnen Rechnung aufgeführt oder auf mehrere Einzelrechnungen aufgeteilt sein sollen. Außerdem kannst du die Anzahl und die Regelmäßigkeit der Zahlungen einstellen (z.B. wöchentlich, monatlich, etc.). Du kannst bis zu 12 Teilzahlungen aus einer Rechnung erstellen. Zusätzlich kannst du die Höhe der einzelnen Raten festlegen, ob diese aus einem prozentualen Anteil oder einem festen Betrag der Gesamtsumme bestehen, wann diese jeweils fällig sind, um welches Projekt es sich handelt (optional) und ob die Umsatzsteuer auf die einzelnen Raten oder den Gesamtbetrag gezahlt wird. <img src="https://skilled-power-8bd28470f8.media.strapiapp.com/hc_article_attachments_360063363331_dc2bc451ee.jpg" alt="Teilzahlungen in Zervant einstellen" width="601" height="555"> 6. Wenn du alle Einstellungen vorgenommen hast, kannst du auf >Speichern klicken um die individuellen Teilzahlungen zu deiner Rechnung hinzuzufügen. Die einzelnen Teilzahlungen erscheinen dann zusammen mit den unterschiedlichen Rechnungsnummern (wenn sie auf Einzelrechnungen aufgeteilt sind), den Fälligkeitsdaten und den Beträgen am Ende deiner Rechnung unter dem Gesamtbetrag.
7. Bestätige und sende deine Rechnung(en) nun wie gewohnt an deinen Kunden.
 
Bitte beachte:
<ul>
<li>Teilzahlungen sind nur in unseren Premium-Abos Pro oder höher verfügbar.</li>
<li>Sobald deine Kunde die erste Rate (auf einer einzelnen Rechnung) bezahlt hat, ändert sich der Status deiner Rechnung zu Verschickt. Du kannst deine Rechnung erst als Bezahlt markieren, wenn alle Raten bezahlt wurden.</li>
<li>Wenn du individuelle Teilzahlungen erstellst, bei der die einzelnen Raten auf mehrere Rechnungen aufgeteilt wurden, kannst du wählen, ob zunächst nur die erste Rechnung oder alle auf einmal versendet werden sollen. Wenn du dich dazu entscheidest, vorerst nur die erste Rechnung zu versenden, werden die anderen Teilrechnungen erstellt und du kannst diese zu einem späteren Zeitpunkt im Tab Rechnungen manuell versenden.</li>
<li>Wenn die Raten auf mehrere Rechnungen aufgeteilt werden, erhält jede Teilrechnung automatisch die nächste Rechnungsnummer aus deinem Nummernkreis. Jede Rechnung erhält zudem eine Projektidentifikation (z.B. Projekt 1/2, Projekt 2/2).</li>
<li>Wenn du deiner Rechnung eine Anzahlung hinzugefügt hat, ist es wichtig, dass die Anzahlung als erste Rate gesetzt wird. Die Anzahlung und der Restbetrag erscheinen dann auf der Rechnung unter dem Gesamtbetrag.</li>
<li>Rechnungen mit Teilzahlungen können nicht als neu kopiert werden.</li>
<li>Du kannst nur eine Gutschrift erstellen, wenn alle Teilzahlungen auf einer einzelnen Rechnung zusammengefasst sind.</li>
<li>Wenn du die einzelnen Raten auf mehrere Rechnungen aufgeteilt hast, kannst du die einzelnen Rechnungen nachträglich nicht mehr bearbeiten. </li>
<li>Das Ausstellungsdatum ist für alle Rechnungen gleich, auch wenn die Fälligkeitsdaten unterschiedlich sind.</li>
<li>Wenn dein Kunde die einzelnen Raten online bezahlen möchte, müssen diese auf verschiedene Rechnungen aufgeteilt werden.</li>
</ul>

Du hast wahrscheinlich schon gesehen, dass die von dir erstellten Dokumente in Zervant unterschiedlich gekennzeichnet werden. Die Dokumente können zum Beispiel den Status Entwurf, Verschickt, Bezahlt oder Überfällig haben. Im folgenden erklären wir dir den Unterschied zwischen Entwürfen und bestätigten Dokumenten.
 
 
<h2 id="h_01HMXW27Y55HYGQMK9323SB57S">Entwürfe</h2>
<div>Entwürfe können do oft wie du möchtest bearbeitet und gelöscht werden.</div>
<div> </div>
<div>
Bearbeiten: Wenn du Firmen- oder Zahlungsinformationen zu einem Dokument hinzufügen möchtest,  speichere zunächst den Entwurf ab, gehe in >Mein Konto und ergänze die Informationen. Oder du kannst im Rechnungseditor im rechten Menü auf >Standardeinstellungen bearbeiten klicken. Bestätigen und senden: Wenn dein Entwurf fertig zum Versenden ist, klicke einfach auf >Bestätigen und senden. Wähle im Anschluss die gewünschte Versandmethode aus. 
<div>
Löschen: Wenn du den Entwurf löschen willst, klicke auf >Löschen während du im Reiter Rechnungen bist. Bitte beachte, dass ein gelöschter Entwurf nicht wiederhergestellt werden kann.</div>
<div> </div>
<div>
 
<h2 id="h_01HMXW27Y53G96QYYQTVR1XY0A">Bestätigtes Dokument</h2>
<div>Wenn du eine Rechnung oder ein Angebot erstellt, kannst du es direkt bestätigen, ohne es zuvor als Entwurf zu speichern.</div>
<div> </div>
<div>Erstelle eine Neue Rechnung und nachdem alle Angaben angegeben und überprüft sind auf Vorschau & senden. Wähl im Menü rechts die gewünschte Versandmethode aus und klick danach auf Bestätigen & genehmigen. Beachte: eine bestätigte Rechnung kann im Nachhinein nicht nochmal bearbeitet werden. Wenn eine Rechnung fehlerhaft ist kann diese aber <a href="https://support.zervant.com/hc/de/articles/360036007672-Kann-ich-eine-Rechnung-bearbeiten-l%C3%B6schen">storniert und neu erstellt werden.</a>
</div>
<div><img src="https://skilled-power-8bd28470f8.media.strapiapp.com/hc_article_attachments_16302836493597_869f47c6fe.jpg" alt="Versandmethode.png"></div>
<div> </div>
<div>
Per E-Mail: Sende das Dokument an deinen Kunden per E-Mail. 
</div>
<div>
PDF herunterladen: Du kannst >PDF herunterladen auswählen, um das Dokument zu bestätigen und als PDF auf deinem Computer zu speichern.</div>
<div>
<div> </div>
<div>
XRechnung: Auch in der kostenfreien Version kannst du bereits XRechnungen erstellen, versenden oder herunterladen. <a href="https://support.zervant.com/hc/de/articles/360052661791" target="_blank" rel="noopener noreferrer">Klicke hier, um mehr über XRechnungen</a> zu erfahren.</div>
<div> </div>
<div>Wir bieten auch Premium-Versandoptionen an: sende <a href="https://help.zervant.com/customer/de/portal/articles/2897648-rechnungen-per-post-versenden?b_id=15337" data-cke-saved-href="https://help.zervant.com/customer/de/portal/articles/2897648-rechnungen-per-post-versenden?b_id=15337">die Rechnung per Post</a> oder als <a href="https://help.zervant.com/customer/de/portal/articles/2955471-erste-schritte-mit-der-e-rechnungsstellung?b_id=15337" data-cke-saved-href="https://help.zervant.com/customer/de/portal/articles/2955471-erste-schritte-mit-der-e-rechnungsstellung?b_id=15337">e-Rechnung</a>.</div>
<div> </div>
<div> </div>
<div>Alle Optionen finalisieren das Dokument in einer rechtlich einwandfreien Form.</div>
</div>
<div> </div>
<div>Sobald eine Rechnung bestätigt wird, erhält die Rechnung automatisch die nächste Rechnungsnummer entsprechend deiner Rechnungsnummerierung. Diese Rechnungsnummer wird für die bestätigte Rechnung verwendet und kann nicht erneut verwendet werden.</div>
<div> </div>
<div>Falls du eine bestätigte Rechnung bearbeitest, werden alle Änderungen in der Übersicht >Verlauf archiviert und dokumentiert.</div>
</div>
</div>

<h3 id="h_01HMBDZFF9THFR1EF2XYDH34K7">Wesentliche Änderungen bei der  Rechnungsbearbeitung: eine gesetzeskonforme Aktualisierung</h3>
Seit dem 1. Januar 2024 ist es nicht mehr möglich, bestätigte Rechnungen zu bearbeiten. Diese Änderung wurde in Zervant durchgeführt, um den Entwicklungen in der Gesetzgebung im Rahmen der  Buchhaltung und Rechnungsstellung zu folgen. Zervant möchte eine Rechnungssoftware anbieten, die vollständig mit den gesetzlichen Vorschriften übereinstimmt.
Buchhaltungsvorschriften entwickeln sich weiter, um mehr Transparenz und eine effizientere Verwaltung von finanziellen Transaktionen zu gewährleisten. Indem wir unsere Richtlinien an diese Änderungen anpassen, stellen wir sicher, dass unsere Nutzer die neusten Standards einhalten.
 
<h3 id="h_01HMBDZAKK2GVK1XFHVW9JN20P">Was bedeutet das für dich?</h3>
Eine Rechnung, die als Entwurf gespeichert ist, kann jederzeit bearbeitet werden.
Sobald eine Rechnung jedoch bestätigt wurde, und unter dem Status "Erstellt" erscheint, kann sie nicht mehr bearbeitet werden. Wir empfehlen dir daher, deine Rechnungen mit allen Angaben sorgfältig zu prüfen, bevor du sie bestätigst.
 
<h3 id="h_01HMBDZQEQKT2N1VXGTRX74X6Z">Meine bestätigte Rechnung enthält einen Fehler: Was kann ich tun?</h3>
Es kann trotzdem vorkommen, dass Rechnungen Fehler enthalten oder, dass dein Kunde in letzter Minute Änderungen anfordert. Wie du eine bestätigte Rechnung korrigieren kannst, erfährst du in <a href="https://support.zervant.com/hc/de/articles/360036007672-Kann-ich-eine-Rechnung-bearbeiten-l%C3%B6schen">diesem Artikel.</a>

Verzugsgebühren werden auf eine Rechnung aufgeschlagen, wenn eine Zahlung nicht innerhalb des vereinbarten Zeitrahmens (Fälligkeitsdatum) erfolgt ist. Diese Gebühren entschädigen die Verzögerung und tragen zu pünktlichen Zahlungen bei.
Im Folgenden erfährst du, wie Verzugsgebühren erstellt und an deinen Kunden gesendet werden können.
⚠️WICHTIG: Vergewissere dich, dass du in deinen Allgemeinen Geschäftsbedingungen auf eine Verzugsgebühr für verspätete Zahlungen hingewiesen hast und dass diese Information auch auf deinen Rechnungen ersichtlich ist. Wenn dies nicht der Fall ist, bist du rechtlich nicht in der Lage, eine Verzugsgebühr in Rechnung zu stellen. 
<h2 id="h_01HKVW6RMX3S0FKRYWAMWQ0812">Erstell eine neue Rechnung für Verzugsgebühren</h2>
<ol>
<li>
Erstell eine Zahlungserinnerung/Mahnung: Bevor du eine Rechnung für eine Verzugsgebühr an deinen Kunden schickst, kannst du eine Zahlungserinnerung/Mahnung für die ursprüngliche Rechnung verschicken. Diese kannst du manuell erstellen oder du kannst automatische Zahlungserinnerungen in Zervant einrichten. Weitere Informationen dazu findest du hier: <a href="https://support.zervant.com/hc/de/articles/360036009412--Zahlungserinnerungen-Mahnungen-erstellen">Zahlungserinnerungen/Mahnungen erstellen</a>
</li>
<li>
Leg eine Verzugsgebühr fest: Leg vor der Erstellung der Rechnung den Betrag der Verzugsgebühr fest. Dabei kann es sich um einen festgelegten Gebührenbetrag handeln oder um einen Prozentsatz.</li>
<li>
Erstelle eine neue Rechnung: Geh dafür zu den Feldern >Rechnungen und auf >Neue Rechnung.
</li>
<li>
Rechnungsinformationen: Gib in der Rechnung einen eindeutigen Titel an, z. B. "Verzugsgebühr für Rechnung Nr. XXXX". Achte darauf, dass du die ursprüngliche Rechnungsnummer im Nachrichtenfeld angibst.</li>
<li>
Gib den Betrag der Gebühr an: Füge eine Produktlinie mit der Gebühr des Zahlungsverzuges als Betrag hinzu. Die Produktart für die Gebühr ist eine Dienstleistungen.</li>
</ol>
<img src="https://skilled-power-8bd28470f8.media.strapiapp.com/hc_article_attachments_16148237890845_2998c041c0.jpg" alt="Screenshot 2024-01-17 113226.png">
 
<h2 id="h_01HKVWV5XH741KV3DHGP6SN8RW">Bitte Beachte:</h2>
- Premium Abonnements: Denk daran, dass einige Funktionen, wie zum Beispiel Zahlungserinnerungen/Mahnungen, nur mit einem Premium Abonnement verfügbar sind. - Online Banking: Aktiviere <a href="https://support.zervant.com/hc/de/articles/6755793774877-Zahlung-per-Online-Banking-f%C3%BCr-Rechnungen">Online Banking</a> damit es für deine Kunden einfacher ist, Rechnungen sowie Verzugsgebühren zu zahlen.
 
<h2 id="h_01HKVWVMN6NTD1Z288BBCTNMKA">Fazit:</h2>
Das Hinzufügen von Verzugsgebühren in Zervant ist einfach. Dies hilft nicht nur, einen gesunden Cashflow zu erhalten, sondern stellt auch sicher, dass die Richtlinien deines Unternehmens eingehalten werden. Zusätzliche Kosten für Verzugsgebühren solltest du gegenüber deinem Kunden immer klar kommunizieren.

Mit Zervant hast du die Möglichkeit Zahlungserinnerungen/Mahnungen zu erstellen, um deinen Kunden auf deine ausstehenden Rechnungen hinzuweisen. Du kannst entweder manuell Mahnungen oder Zahlungserinnerungen an deinen Kunden versenden oder diese in deinen Einstellungen festlegen, um deinen Kunden automatisch an deine Rechnungen zu erinnern. Bitte beachte, dass das Erstellen und Senden von Zahlungserinnerungen eine <a href="https://www.zervant.com/de/premium-services/" target="_blank" rel="noopener noreferrer">Premium-Funktion</a> ist, die nur innerhalb unserer Premium-Abos genutzt werden kann. 
 
<h2 id="h_01HKVVX9155MK5SPP2Z5NQN2N6">Manuelle Zahlungserinnerungen/Mahnungen</h2>
Du kannst eine manuelle Zahlungserinnerung/Mahnung erstellen, indem du in der Übersicht >Rechnungen die gewünschte Rechnung auswählst und auf >Zahlungserinnerung senden klickst. Im sich öffnenden Menü kannst du nun die Zustellungsmethode der Zahlungserinnerung auswählen: <img src="https://skilled-power-8bd28470f8.media.strapiapp.com/hc_article_attachments_16025370746653_bdac7f01bc.jpg">   Wenn du diese per E-Mail sendest, kannst du wie gewohnt die Nachricht zu deiner Zahlungserinnerung/Mahnung bearbeiten und den Betreff auswählen. Wenn du die Mahnung per Post schickst, überprüfe bitte hier die korrekte Adresse deines Kunden und klicke dann auf >Senden. Nach Bestätigung kann dieser Vorgang nicht mehr rückgängig gemacht werden. Du benötigst hierfür ebenfalls noch dein Kontingent an Rechnungen, die du per Post verschicken kannst. Dies ist abhängig davon, wie viele Rechnungen du bereits mit deinem Abo per Post oder als e-Rechnung verschickt hast. 
 
<h2 id="h_01HKVVX915WBEDN0JCDR799VA4">Automatische Zahlungserinnerungen/Mahnungen</h2>
Alternativ kannst du automatische Zahlungserinnerungen/Mahnungen senden. Aktiviere diese Funktion unter >Mein Konto >Mahnungseinstellungen. Auf dieser Seite hast du vier verschiedene Optionen, Zahlungserinnerungen zu versenden: 
<ol>
<li>Mit einer festgelegten Anzahl von Tagen vor dem Fälligkeitsdatum (standardmäßig auf 1 Tag voreingestellt, dies kann jedoch jederzeit verändert werden). Versand erfolgt per E-Mail.</li>
<li>Am Fälligkeitsdatum der Rechnung. Versand erfolgt per E-Mail.</li>
<li>Mit einer festgelegten Anzahl von Tagen nach Ablauf des Fälligkeitsdatums (ebenfalls auf 7 Tage voreingestellt, auch dies kann jederzeit verändert werden). Diese letzte Option bietet weiterhin die Möglichkeit, die Mahnung mehrmals zu versenden. Dies bedeutet, dass weiterhin in dem von dir gewählten Zeitraum Mahnungen gesendet werden, bis zu dem Zeitpunkt an dem du die Rechnung als bezahlt markiert hast. Versand erfolgt per E-Mail.</li>
<li>
Automatische Mahnungen per Post versenden. Diese können nur nach dem Fälligkeitsdatum an deine Kunden verschickt werden.
</li>
</ol>
<img src="https://skilled-power-8bd28470f8.media.strapiapp.com/hc_article_attachments_5151496023581_8c573c9add.jpg" alt="Mahnungseinstellungen">
Automatische Zahlungserinnerungen die vor oder am Fälligkeitsdatum gesendet werden, können nur per E-Mail, nicht jedoch per Post gesendet werden. Zahlungserinnerungen oder Mahnungen per Post können nur nach dem Fälligkeitsdatum verschickt werden.
 
<h2 id="h_01HKVVX915K2GHRKSG0KX7HGJ8">Nützliche Tipps:</h2>
<ul>
<li>Es gibt keine Begrenzung in der Anzahl an Erinnerungen, die gesendet werden können. Bitte beachte, dass der Versand von Mahnungen per Post auf dein Prämienkontingent angerechnet wird (mit dem Pro-Vertrag kannst du z.B. bis zu 10 Rechnungen/Mahnungen pro Monat per Post versenden).</li>
<li>Leider ist es momentan nicht möglich eine Mahngebühr zusammen mit der Mahnung zu senden, oder das Fälligkeitsdatum zu bearbeiten. </li>
<li>Du kannst die E-Mail-Nachricht der Zahlungserinnerung nicht als Vorlage speichern (diese Funktion wird zu einem späteren Zeitpunkt verfügbar sein). Wenn du also die Mahnung, die du gesendet hast, im Auge behalten möchten oder nachprüfen möchtest welche Nachricht du in der E-Mail geschrieben haben, kannst eine Kopie an dich selbst senden. Aktiviere hierzu das entsprechende Feld unter dem Empfängerfeld.</li>
<li>Du kannst zudem <a href="https://support.zervant.com/hc/de/articles/360036369911" target="_blank" rel="noopener noreferrer">Online-Zahlungen</a> für deine Zahlungserinnerungen aktivieren. Hiermit machst du es deinem Kunden einfacher, dich direkt aus der Zahlungserinnungs-Mail heraus zu bezahlen.</li>
</ul>

Klicke im Rechnungseditor neben der Rechnungsnummer auf Ändern.
 <img src="https://skilled-power-8bd28470f8.media.strapiapp.com/hc_article_attachments_360020694617_226f45ff11.jpg" alt="Rechnungsnummer ändern Rechnungsnummerierung Nummernkreis Präfix">   Ein Popup-Fenster wird geöffnet, indem du das Präfix ändern und die Nummerierung deiner Rechnungen festlegen kannst. Weitere Informationen zur Festlegung / Bearbeitung deines Rechnungsnummernkreises findest du in unserem Artikel zur <a href="https://support.zervant.com/hc/de/articles/360036368371" target="_self">Rechnungsnummerierung</a>.
 
Bitte beachte:
<ul>
<li>Die Rechnung muss bestätigt werden, um den neue Rechnungsnummernkreis zu speichern. Falls du die Rechnung als Entwurf speicherst, wirst du den Rechnungsnummernkreis erneut eingeben müssen.</li>
<li>Für ein Wiederholungsrechnungsprofil, musst du den Rechnungsnummernkreis separat ändern. Gehe zu deinen Wiederholungsrechnungen, öffne und bearbeite ein aktives Rechnungsprofil und ändere dort, wie oben beschrieben, den Rechnungsnummernkreis. </li>
<li>Der zuletzt genutzte Rechnungsnummernkreis wird bei der nächsten Rechnung genutzt.  </li>
</ul>

Zunächst solltest du in Zervant nachsehen, ob die Rechnung erfolgreich versendet wurde. Dies kannst du überprüfen, indem du im Tab Rechnungen die Rechnung auswählst und rechts unten auf den Verlauf klickst.  Das unten stehende Bild zeigt den gesamten Lieferprozess einer E-Rechnung mit allen Etappen von dir bis zu deinem Kunden.
 
<img style="width: 650px; height: 250px;" src="https://skilled-power-8bd28470f8.media.strapiapp.com/hc_de_article_attachments_360043310011_1268aaf7add9de858fa1997c0056fa1ee2134c37bb81759c8dd79d267c50ab57_e076d781cd.jpeg" alt="">
 Aus diesen Gründen kann etwas bei der Lieferung einer E-Rechnung schief gehen: 
1. E-Rechnung oder XRechnung
Zunächst überprüfe bitte, ob der Rechnungsempfänger E-Rechnungen über das PEPPOL Netzwerk empfangen kann. In vielen Fällen werden vom Empfänger XRechnungen verlangt. Wie du mit Zervant XRechnungen verschickst, kannst du im folgenden Artikel nachlesen.
<a href="https://support.zervant.com/hc/de/articles/360052661791" target="_self">XRechnung mit Zervant</a>
 2. Formatierung Bitte stelle sicher, dass die E-Rechnungsadresse deines Kunden richtig ist und du im Tab Kunden das richtige Format ausgewählt hast. <img style="width: 520px; height: 151px;" src="https://skilled-power-8bd28470f8.media.strapiapp.com/hc_de_article_attachments_360043310071_cb20f8f13541459ed417c43f9d17f01f775c499d2a1f84a344d7da3a68b0b09c_0846b76cc5.png" alt=""> 3. Zeichenanzahl  Aktuell ist der Firmenname deines Kunden auf 80 Zeichen begrenzt. Die Zeichenanzahl im Nachrichtenfeld ist auf 1024 Zeichen begrenzt. Wenn du über diese Limits gehst, kann die E-Rechnung nicht zugestellt werden. 5. Unbekannte Gründe des E-Invoicing-Partners deines Kunden  Um dies zu vermeiden, solltest du die Anleitung deines Kunden möglichst genau befolgen und zum Beispiel überprüfen, ob alle auf der Rechnung benötigten Informationen vorhanden sind. 6. Routing  In den verschiedenen Etappen der Lieferung einer E-Rechnung muss die Routenführung zwischen dem Netzwerkbetreiber und der Software offen sein. Unter Routing versteht man dabei im Prinzip ein Satz von Regeln wie zum Beispiel das Format der E-Rechnung, das von allen beteiligten Parteien akzeptiert wird. Unser Partner für E-Invoicing Basware öffnet immer mehr neue Lieferrouten, wodurch Zervant zunehmend mehr E-Rechnungs-Netzwerke unterstützt. Das Öffnen dieser neuen Kanäle kann jedoch unter Umständen dauern. Wenn du deine Rechnung also dringend versenden musst, empfehlen wir dir alternative Versandmethoden wie etwa E-Mail oder Post.
 
7. Anhänge
Bei E-Rechnungen können lediglich PDF Dateien als Anhang übermittelt werden. Andere Formate können nicht versandt werden und können dazu führen, dass die E-Rechnung nicht zugestellt werden kann. Wenn du dir nicht sicher bist, ob deine E-Rechnung beim Empfänger angekommen ist, kannst du jederzeit unseren Kundensupport kontaktieren.

Mit Zervant erstellte Rechnungen können hinsichtlich ihrer Farbe, Schriftart und Stil der Tabellenüberschrift angepasst werden. Erstelle hierzu eine neue Rechnung und wähle in der rechten Menüleiste "Design anpassen" aus. Dies ist eine Premium-Funktion.
<img src="https://skilled-power-8bd28470f8.media.strapiapp.com/hc_article_attachments_9065699920285_c15490ecb5.jpg" alt="Design_anpassen.png" width="389" height="395">
<h2>Farbe</h2>
Du kannst die Farbe für verschiedene Elemente in der Rechnung festlegen.
<img src="https://skilled-power-8bd28470f8.media.strapiapp.com/hc_article_attachments_9065795233949_1bf1aa4910.jpg" alt="Farbelemente_anpassen.png">
<h2>Schriftart</h2>
Du kannst außerdem die Schriftart für dein Dokument auswählen.
<img src="https://skilled-power-8bd28470f8.media.strapiapp.com/hc_article_attachments_9065797877405_b43e23eaa7.jpg" alt="Schrift_anpassen.png">
<h2>Stil der Tabellenüberschrift</h2>
Du kannst zwischen drei verschiedenen Stilen wählen:
<table style="border-collapse: collapse; height: 42px; width: 100.143%;">
<tbody>
<tr style="height: 22px;">
<td class="wysiwyg-text-align-center" style="width: 222.328px; height: 22px;"><img src="https://skilled-power-8bd28470f8.media.strapiapp.com/hc_article_attachments_9065875363997_7e6a4fb31a.jpg" alt="Design_1.png"></td>
<td class="wysiwyg-text-align-center" style="width: 222.328px; height: 22px;"><img src="https://skilled-power-8bd28470f8.media.strapiapp.com/hc_article_attachments_9065859333533_439c993980.jpg" alt="Design_2.png"></td>
<td class="wysiwyg-text-align-center" style="width: 222.344px; height: 22px;"><img src="https://skilled-power-8bd28470f8.media.strapiapp.com/hc_article_attachments_9065876615581_547e607b4f.jpg" alt="Design_3.png"></td>
</tr>
</tbody>
</table>
 
Beachte:
Das Layout bestimmter Textelemente kann leider noch nicht individuell angepasst werden. Die Rechnungsvorlage ist vorgegeben und der Import eines eigenen Briefkopfes oder eigenen Designs ist nicht vorgesehen. Des weiteren ist es nicht möglich, zusätzliche Zeilenabstände oder Abstände zwischen anderen Textelementen hinzuzufügen.
Auch Kopf- oder Fußzeile, die Logo und Zahlungsinformationen beinhalten können nicht ausgeblendet werden. Dies gilt für alle Seiten der Rechnung. Es ist jedoch möglich auszuwählen welche Textfelder auf deiner Rechnung auftauchen, indem du deine Rechnungseinstellungen bearbeitest. Du kannst zum Beispiel Texte im Nachrichtenfeld sowie in der Fußzeile frei wählen. Lese bitte diesen Artikel, falls du mehr über die <a href="https://support.zervant.com/hc/de/articles/360036008292-Rechnungseinstellungen-bearbeiten" target="_self">Bearbeitung von Rechnungsvorlagen </a>lesen möchtest. Eine weitere Möglichkeit deine Rechnung individuell anzupassen besteht darin, dein Firmenlogo hinzuzufügen. Unser <a href="https://support.zervant.com/hc/de/articles/360036007892-Wie-kann-ich-mein-Firmenlogo-hinzuf%C3%BCgen-" target="_self">Artikel zu diesem Thema</a> bietet dir eine Anleitung hierzu. Bitte beachte, dass es nicht möglich ist zusätzliche Fotos oder Produktbilder in die Rechnung einzufügen.

Neues Jahr bedeutet oft neuer Rechnungsnummernkreis.
Der einfachste Weg, um den Nummernkreis bei all deinen Wiederholungsrechnungen zu ändern, ist:
<ol>
<li>Gehe zu deiner Rechnungsliste und dann über den Pfeil neben >Rechnungen zu >Wiederholungsrechnungen.</li>
<li>Wähle eine Wiederholungsrechnung und klicke auf >Bearbeiten.</li>
<li>Klicke neben "Nächste Rechnungsnummer" auf >Ändern. Lege den neuen Rechnungsnummernkreis fest, indem du ein neues Präfix vergibst (z.B 2023-1). </li>
<li>Stelle sicher, dass der korrekte Nummernkreis neben "Nächste Rechnungsnummer" angezeigt wird und speichere die Wiederholungsrechnung.</li>
<li>Wiederhole die Schritte 2 bis 4 für jede Wiederholungsrechnung, die den neuen Nummernkreis erhalten soll, und wähle den Nummernkreis aus dem Drop-down im Präfix Feld.</li>
</ol>
Die angezeigte Rechnungsnummer wird für alle Wiederholungsrechnungen identisch sein. Da die neue Rechnungsnummer (hier 2023-1) zu diesem Zeitpunkt noch keiner Rechnung zugeordnet wurde, wird die gleiche Rechnungsnummer angezeigt, bis die erste Rechnung mit dieser Nummer bestätigt wurde. Jede weitere Rechnung erhält dann automatisch fortlaufende Rechnungsnummern in diesem Nummernkreis (2023-2, 2023-3 usw.).

Zahlungsreferenzen können bei der Erstellung deiner Rechnungen an deine Kunden von Bedeutung sein. Es sind Zahlenkombinationen, die es dir ermöglichen die eingehende Zahlung deiner ausstehenden Rechnung zuzuordnen. Die Zahlungsreferenz wird normalerweise von dir bereitgestellt.
  
Abhängig vom Land folgen Zahlungsreferenzen verschiedenen Normen.
 
<h2>Welche Zahlungsreferenzen werden von Zervant unterstützt</h2>
Creditor Reference (EU) - Europäische Norm (ISO-Norm) Eine alphanumerische Folge, bis zu 25 Zeichen lang, mit den Buchstaben "RF" beginnend. Zervant füllt die Buchstaben RF automatisch aus, sobald diese Norm ausgewählt wird. Du musst im Anschluss eine 3- bis 23-stellige Zahl hinzufügen. Diese kannst du frei wählen oder über externe Creditor Reference Generatoren generiert werden. 
Finnische Norm (Viitenumero) Eine numerische Folge, 4 bis 20 Ziffern. Die letzte Ziffer ist eine Prüfzahl. Zervant generiert die Nummer automatisch basierend auf der Rechnungsnummer und fügt die Prüfzahl bei der Rechnungserstellung hinzu. Du kannst aber auch deine eigene Referenznummer eingeben. 
Belgische Norm (Structured Communication) Eine visuelle Folge, die in etwa so aufgebaut ist +++ 3 Ziffern / 4 Ziffern / 5 Ziffern / +++ (Beispiel: +++010/8068/17183+++). Die letzten 2 Ziffern stellen die Prüfzahl dar. Zervant generiert die Referenz automatisch in einer Zufallssequenz für dich. Diese kann nicht verändert werden.
 
<h2>Wie du Zahlungsreferenzen verwenden kannst</h2>
Du kannst die Art der Zahlungsreferenz folgendermaßen auswählen:
<ul>
<li style="font-weight: 400;">
im Rechnungseditor bei den >Einstellungen auf der rechten Seite unter >Angezeigte Referenzen <img src="https://skilled-power-8bd28470f8.media.strapiapp.com/hc_article_attachments_360017877438_Verwenden_von_Zahlungsreferenzen_in_Rechnungen_mit_Zervant_ed57804f02.png" alt="Verwenden von Zahlungsreferenzen in Rechnungen mit Zervant" width="390" height="486">
</li>
<li style="font-weight: 400;">
aus der Liste unter >Zahlungsreferenzen in deiner Rechnung <img src="https://skilled-power-8bd28470f8.media.strapiapp.com/hc_article_attachments_360017825437_Einstellen_der_Zahlungsreferenzen_in_einer_Rechnung_mit_Zervant_20e412621e.png" alt="Einstellen der Zahlungsreferenzen in einer Rechnung mit Zervant" width="595" height="199"> 
</li>
<li style="font-weight: 400;">
als Standardeinstellung unter >Mein Konto >Rechnungseinstellungen unter >Angezeigte Referenzen <img src="https://skilled-power-8bd28470f8.media.strapiapp.com/hc_article_attachments_360017877758_Einstellung_der_Zahlungsreferenzen_fu_r_Rechnungen_in_Zervant_e7b368ec90.png" alt="Einstellung der Zahlungsreferenzen für Rechnungen in Zervant" width="579" height="324"> 
</li>
</ul>

Wir möchten euch mehr zum Thema XRechnung erläutern und erklären, wie ihr XRechnungen mit Zervant erstellen und versenden könnt.
Lest euch hierzu einfach den folgenden Helpcenter-Artikel durch oder klickt einfach auf die einzelnen Überschriften:
<ul>
<li><a href="#h_01F23SWFXTD8K9NS1PW0MPZD5E" target="_self">Was ist eine XRechnung?</a></li>
<li><a href="#h_01F23SWQQEBTAWY032QCGT5YJ9" target="_self">Wie funktioniert die XRechnung mit Zervant?</a></li>
<li><a href="#h_01EQD1XG9FD8HVXD5ATBZFTTGT" target="_self">XRechnung mit Zervant per E-Mail senden</a></li>
<li><a href="#h_01EQD1XT4020BYWPSEV7QS4TXG" target="_self">XRechnung mit Zervant herunterladen</a></li>
<li><a href="#h_01F535RGFFSG1WFE1W6JB39MMS" target="_self">E-Rechnungen im öffentlichen Dienst</a></li>
<li><a href="#h_01GB4JHG4Z32CDEKFB0BX4HBRY" target="_self">XRechnung mit Reverse Charge (Umkehrung der Steuerschuldnerschaft)</a></li>
</ul>
 
<h2 id="h_01F23SWFXTD8K9NS1PW0MPZD5E">Was ist eine XRechnung?</h2>
Eine XRechnung beinhaltet alle Informationen einer Rechnung in einem machinenlesbaren Format als XML-Datei. Rechnungen im öffentlichen Dienst oder an öffentliche Einrichtungen in Deutschland müssen ab dem 27. November 2020 als XRechnung versandt werden.
Abhängig vom Empfänger gibt es zwei Möglichkeiten XRechnungen zu versenden:
<ol>
<li>
Versand einer XRechnung via E-Mail (o. Ä.). Der Empfänger hat hierfür eine eigene E-Mail-Adresse erstellt oder hinterlegt, die automatisch die XML-Datei in die eigene Anwendung einliest. Es ist auch möglich, dass der Empfänger diese Datei aus dem E-Mail-Anhang entnimmt und eigenständig hochlädt.</li>
<li>
Hochladen der XRechnung in öffentliche Plattformen oder Portale. Die meisten Bundesländer besitzen ihre eigene Anwender-Plattform oder ihr eigenes Portal, um XRechnungen hochzuladen. Der Empfänger wird automatisch über den Empfang der XRechnung benachrichtigt.</li>
</ol>
 
<h2 id="h_01F23SWQQEBTAWY032QCGT5YJ9">Wie funktioniert die XRechnung mit Zervant?</h2>
Zervant bietet allen Nutzern, kostenlosen als auch Premium-Nutzern, die Möglichkeit an, XRechnungen zu erstellen und zu versenden. Wir erklären dir in den folgenden Schritten, wie es funktioniert:
1. Erstelle eine neue Rechnung und fülle all deine gewünschten Informationen aus
2. Wichtig: Füge die Leitweg-ID deiner Rechnung hinzu, damit die XRechnung erfolgreich zugestellt werden kann. Diese erhältst du vom XRechnungs-Empfänger. Du kannst die Referenz >Leitweg-ID im Rechnungseditor in der rechten Seite unter >Einstellungen >Angezeigte Referenzen auswählen.
<img src="https://skilled-power-8bd28470f8.media.strapiapp.com/hc_article_attachments_360076806712_Leitweg_ID_hinzufu_gen_43523f1ca5.png" alt="XRechnung erstellen mit Zervant, füge LeitwegID deiner XRechnung in Zervant hinzu!">
3. Überprüfe deine Rechnung anschließend oben rechts in der >Vorschau
4. Klicke oben rechts auf >Bestätigen und senden und wähle zur Erstellung der XRechnung eine der beiden Optionen aus: <a href="#h_01EQD1XG9FD8HVXD5ATBZFTTGT" target="_self">Per E-Mail</a> oder <a href="#h_01EQD1XT4020BYWPSEV7QS4TXG" target="_self">XRechnung herunterladen</a> <img src="https://skilled-power-8bd28470f8.media.strapiapp.com/hc_article_attachments_360017924957_X_Rechnung_mit_Zervant_an_deinen_Kunden_verschicken_44f05119fa.png" alt="XRechnung mit Zervant software XRechnungssoftware an deinen Kunden verschicken">
 
<h2 id="h_01EQD1XG9FD8HVXD5ATBZFTTGT">XRechnung per E-Mail senden</h2>
5. Führe die vorherigen Schritte 1-4 aus. Wenn du >Per E-Mail auswählst, öffnet sich, wie beim herkömmlichen Versand einer Rechnung, ein neues Fenster. 
6. Wähle unten nun die Option >XRechnung aus. Dein Empfänger erhält dann deine Rechnung als  XRechnung (im XML-Format) im Anhang deiner E-Mail. 
7. Im Versandfenster kannst du die eingegebene Leitweg-ID deines Kunden erneut überprüfen. Die bereits eingegebene Leitweg-ID bei der Rechnungserstellung wird automatisch übernommen. 
<img src="https://skilled-power-8bd28470f8.media.strapiapp.com/hc_article_attachments_360017925117_X_Rechnung_mit_Zervant_per_E_Mail_an_deinen_Kunden_verschicken_c46bf887bf.png" alt="XRechnung mit Zervant XRechnungsoftware software per E-Mail an deinen Kunden verschicken" width="584" height="642">
8. Klicke abschließend auf >Senden, um die XRechnung an deinen Kunden zu schicken. Wenn du möchtest, kannst du die Rechnung erneut als PDF an deinen Kunden versenden (siehe unten). 
 
<h2 id="h_01EQD1XT4020BYWPSEV7QS4TXG">XRechnung herunterladen</h2>
5. <a href="#h_01F23SWQQEBTAWY032QCGT5YJ9" target="_self">Führe die Schritte 1-4 aus</a>. Wenn du >XRechnung herunterladen auswählst, wird deine XRechnung als XML-Datei automatisch heruntergeladen. Du wirst danach zum Tab >Rechnungen weitergeleitet, in der du all deine Rechnungen in der Übersicht sehen kannst.
6. Die XML-Datei findest du auf deinem Computer/Laptop und du kannst nun eigenständig diese XRechnung an deinen Kunden/Empfänger weiterleiten.
 
Du kannst auch jederzeit, nachdem du deine Rechnung erstellt und bestätigt hast, die XRechnung erneut herunterladen oder versenden (vergewissere dich, dass die Leitweg-ID in der Rechnung ist).
Wähle hierfür im Tab >Rechnungen deine Rechnung aus und klicke dann oben rechts auf >Mehr und >XRechnung herunterladen aus. <img src="https://skilled-power-8bd28470f8.media.strapiapp.com/hc_article_attachments_360077011951_X_Rechnung_herunterladen_874809700f.png" alt="XRechnung mit XRechnung software Zervant XRechnungssoftware herunterladen">
Du kannst deine Rechnung hier auch erneut im PDF-Format an deinen Kunden verschicken. Gehe im selben Menü über >Mehr auf >Per E-Mail versenden und wähle dann im E-Mail-Versandfenster die Option >PDF-Rechnung.
 
<h2 id="h_01F535RGFFSG1WFE1W6JB39MMS">E-Rechnungen im öffentlichen Dienst</h2>
 
Manche öffentlichen Dienstleister akzeptieren auch E-Rechnungen, die du über Zervant ganz einfach verschicken kannst. Wie E-Rechnungen über das PEPPOL Netzwerk funktionieren, kannst du im folgenden Artikel nachlesen.
<a href="https://support.zervant.com/hc/de/articles/360036369891" target="_self">E-Rechnungen über PEPPOL versenden</a>
 
<h2 id="h_01GB4JHG4Z32CDEKFB0BX4HBRY">XRechnung mit Reverse Charge (Umkehrung der Steuerschuldnerschaft)</h2>
Damit die XRechnung mit der richtigen VAT Kategorie " AE" für das Reverse Charge Verfahren erstellt werden kann, wähle bitte bei der Erstellung der Rechnung rechts über >Einstellung >Rechnungstyp "Verkauf von Bauleistungen (Abzugsverfahren)". 
<img src="https://skilled-power-8bd28470f8.media.strapiapp.com/hc_article_attachments_6289091571357_Reverse_Charge_Rechnungstyp_be0c52209e.png" alt="Reverse_Charge_Rechnungstyp.png" width="485" height="477">

Um eine Rechnung mit dem Reverse Charge Verfahren (Umkehrung der Steuerschuldnerschaft) zu erstellen, wähle bitte bei der Erstellung der Rechnung rechts über >Einstellung >Rechnungstyp "Verkauf von Bauleistungen (Abzugsverfahren)" aus.
<img src="https://skilled-power-8bd28470f8.media.strapiapp.com/hc_article_attachments_6322748432669_Reverse_Charge_Rechnungstyp_bc039a3c68.png" alt="Reverse_Charge_Rechnungstyp.png">

Eine der grundsätzlichen Fragen in der Rechnungsstellung ist die der korrekten Rechnungsnummerierung. Es gibt tatsächlich kein gesetzlich vorgeschriebenes Format, solange alle Rechnungsnummern nur einmal verwendet werden und somit keine Duplikate aufweisen. Eine lückenlose Abfolge der ausgestellten Rechnungsnummern ist nicht zwingend.
Zervant verwendet ein halbautomatisiertes, fortlaufendes System zur Rechnungsnummerierung. Damit stellen wir sicher, dass all deine Rechnungen eine gesetzeskonforme Rechnungsnummer besitzen, vermeiden doppelte Rechnungsnummern und ermöglichen bei Bedarf eine flexible Erstellung von Nummernkreisen.
Nachdem die erste Rechnungsnummer in einem Nummernkreis festgelegt ist, weist Zervant deinen Rechnungen automatisch eine fortlaufende Nummer zu, die sowohl für Rechnungen als auch für Stornorechnungen gilt. Die Rechnungsnummerierung erlaubt derzeit nur numerische Ziffern und keine Kombinationen mit Buchstaben.
 
<h2>Nach der Anmeldung bei Zervant ist das Nummerierungspräfix zunächst als TEST festgelegt</h2>
Wenn du deine erste Rechnung erstellst, lautet die Rechnungsnummer "TEST-1", wobei "TEST" das Präfix/Vorzeichen und "1" die Rechnungsnummer darstellt. So kannst du in Ruhe alle Funktionen von Zervant ausprobieren und Testrechnungen erstellen. Du musst dieses Präfix/Vorzeichen selbst ändern, wenn du mit der Rechnungsstellung für deine Kunden beginnen möchtest.
<a href="https://support.zervant.com/hc/de/articles/360036368671" target="_self">Wie kann ich mein Rechnungsnummerpräfix von "TEST" oder "2021" ändern?</a>
 
<h2>Einstellung der Rechnungsnummer für deine Rechnungen</h2>
Wenn du bereit bist, Rechnungen für deine Kunden zu erstellen, kannst du einen Rechnungsnummernkreis deiner Wahl festlegen, indem du eine neue Rechnung erstellst und neben der Rechnungsnummer auf >Ändern klickst. <img style="width: 650px; height: 453px;" src="https://skilled-power-8bd28470f8.media.strapiapp.com/hc_de_article_attachments_360043307151_eb46d6fa6e51e5c8bb4fbe0978ed71740d34c4b5064680ad7e6c3a5134a1bef8_92da19f164.png" alt="Zervant Einstellen der Rechnungsnummer in Zervant">
Daraufhin wird das Menü für die Rechnungsnummer geöffnet: <img src="https://skilled-power-8bd28470f8.media.strapiapp.com/hc_article_attachments_360021067697_Screenshot_2021_06_03_at_11_37_30_63f2cabfc1.png" alt="Rechnungsnummer Rechnungsnummernkreis Nummernkreis">
Hier kannst du nun deine erste, gewünschte Rechnungsnummer festlegen. Wenn du möchtest, kannst du deiner Rechnungsnummer optional ein eigenes Präfix/Vorzeichen (z.B. 2022) hinzufügen. Dadurch erhältst du dann automatisch eine fortlaufende Rechnungsnummer mit einem Bindestrich (z.B. 2022-1; Präfix = 2022 - Rechnungsnummer = 1). Deine Rechnungsnummer muss nicht bei eins (1) beginnen - du kannst beim ersten Mal eine beliebige Nummer auswählen (z.B. 2022-7; 2022-123; usw.). Nachdem du die Rechnungsnummer festgelegt hast (z.B. 2022-1), wird für jede neue, bestätigte Rechnung die Rechnungsnummerierung automatisch und fortlaufend eingestellt (dann 2022-2; 2022-3; usw.). 
Bitte beachte: 
Nachdem du deine Rechnungsnummerierung gespeichert und deine Rechnung erstellt und bestätigt hast, kann die Rechnungsnummer NICHT MEHR BEARBEITET werden. Dies gilt auch für Rechnungsnummern ohne Präfix (da "kein Vorzeichen" technisch auch als festgelegtes Präfix gilt).
Du kannst jedoch jederzeit ein neues Präfix eingeben, um einen neuen Rechnungsnummernkreis zu erstellen (z.B. 1234-1). Alle verwendeten Präfixe deiner Rechnungen (z.B. "2022-" oder "1234-") sowie der dazugehörige letzte Rechnungsnummernkreis werden von Zervant automatisch gespeichert und können für die Rechnungsnummer entsprechend ausgewählt werden.
 
<h2>Nützliche Tipps:</h2>
<ul>
<li>Alle bestätigten "TEST"-Rechnungen werden auch in deinen Zervant-Berichten angezeigt. Um diese zu entfernen, musst du für diese entweder <a href="https://support.zervant.com/hc/de/articles/360036008752" target="_blank" rel="noopener noreferrer">Stornorechnung erstellen</a> oder diese Rechnungen <a href="https://support.zervant.com/hc/de/articles/360036007672" target="_blank" rel="noopener noreferrer">löschen</a> >Mehr >Löschen.</li>
<li>Die tatsächliche Rechnungsnummer wird erst vergeben, wenn die <a href="https://support.zervant.com/hc/de/articles/360034761632" target="_blank" rel="noopener noreferrer">Rechnung bestätigt</a> wurde. Rechnungsentwürfe verwenden immer die nächstmögliche Rechnungsnummer als Platzhalter, daher können mehrere Entwürfe dieselbe Rechnungsnummer besitzen.</li>
<li>Das Präfix (Vorzeichen) und die Rechnungsnummer können keine Sonderzeichen (‘- /.,’) enthalten.</li>
<li>Angebotsnummerierungen sind frei wählbar. Bitte beachte, dass du auch hier nur Nummern und keine Buchstaben oder Sonderzeichen verwenden kannst. Wenn du ein Angebot in eine Rechnung umwandelst, erhält diese Rechnung automatisch die nächste Rechnungsnummer entsprechend des Nummernkreises.</li>
<li>Eine bestätigte Rechnung ist ein offizielles Dokument. Wenn du eine Rechnung <a href="https://support.zervant.com/hc/de/articles/360036007672" target="_blank" rel="noopener noreferrer">löschst</a>, bleibt die Rechnung in dem Gelöscht-Ordner bestehen und die, in der Rechnung verwendete Rechnungsnummer, kann nicht wiederverwendet werden. Um eine bestätigte Rechnung zu korrigieren oder zu löschen, empfehlen wir eine <a href="https://support.zervant.com/hc/de/articles/360036008752" target="_self">Stornorechnung</a> zu erstellen.</li>
<li>Wenn du das Präfix auf das aktuelle Jahr (z.B. 2021) eingestellt hast, wird es am Jahresende NICHT automatisch geändert. Daher musst du zu Beginn eines neuen Geschäftsjahres (z.B. 2022) das Vorzeichen manuell aktualisieren.</li>
<li>Wenn du Wiederholungsrechnungen nutzt, müsstest du den Rechnungsnummernkreis separat ändern. Hier findest du eine Anleitung dazu: <a href="https://support.zervant.com/hc/de/articles/4415498053137" target="_self">Wie kann ich den Rechnungsnummernkreis für meine Wiederholungsrechnungen ändern?</a>
</li>
</ul>

Zervant wurde entwickelt, um Unternehmen die Rechnungserstellung zu erleichtern. Hierbei haben wir höchstes Augenmerk auf eine intuitive Handhabung gelegt. Im folgenden Artikel erklären wir dir Schritt für Schritt, wie das Erstellen und der Versand einer Rechnung abläuft.
1. Gehe zu >Rechnungen und klicke auf den grünen Button >Neue Rechnung. <img style="width: 650px; height: 148px;" src="https://skilled-power-8bd28470f8.media.strapiapp.com/hc_de_article_attachments_360043307851_82ff39dba074bf26d30097c920ececbba4b1f6da7eda36ebe43c29e67387a291_9d29e9f989.png" alt="In der Rechnungsübersich sind alle Rechnungen gespeichert">
 
2. Auf der rechten Seite kannst du die >Rechnungseinstellungen bearbeiten. Du kannst zum Beispiel festlegen, welche Felder auf der Rechnung zu sehen sind und einen Rabatt auf den gesamten Rechnungsbetrag oder einzelne Rechnungsposten anwenden. Mehr Informationen zur Rabatt-Funktion findest du <a href="https://support.zervant.com/hc/de/articles/360036370091" target="_blank" rel="noopener noreferrer">hier</a>. Außerdem kannst du die Rechnungssprache auswählen und den Kopf der Rechnung nach deinen Vorstellungen bearbeiten. <img style="caret-color: #000000; color: #000000; font-family: -webkit-standard; width: 650px; height: 278px;" src="https://skilled-power-8bd28470f8.media.strapiapp.com/hc_de_article_attachments_360043307871_3b38c5707c93f68aaaf662319fbc1894ae04c025fc7876ccaa74fcc5515a5644_6903916b73.png" alt="Um die Rechnung zu erstellen müssen Pflichtangaben ausgefüllt werden">
 
3. >Wähle einen Kunden aus, indem du auf das Dropdown-Menü klickst. Du kannst hier einen bereits erstellten Kunden auswählen, oder ganz einfach einen neuen Kunden zur Kundendatenbank hinzufügen.
4. Wähle das >Rechnungsdatum und die >Zahlungsbedingungen aus. Du kannst außerdem die <a href="https://support.zervant.com/hc/de/articles/360044583252" target="_blank" rel="noopener noreferrer">Referenznummer</a> deiner Rechnung bearbeiten. Wenn du die Rechnungsnummer bearbeiten möchtest, klicke neben der Rechnungsnummer auf >Ändern. Mehr über die Rechnungsnummer kannst du <a href="https://support.zervant.com/hc/de/articles/360036368371" target="_blank" rel="noopener noreferrer">hier</a> erfahren.
5. Jetzt kannst du einen oder mehrere Posten hinzufügen. Wähle dazu aus dem Dropdown-Menü in der Rechnungszeile ein Produkt aus oder klicke in diesem Dropdown auf der Liste auf >Neues Produkt hinzufügen, um ein Produkt hinzuzufügen, das noch nicht in deiner Produktdatenbank ist. Klicke auf den >nach unten zeigenden Pfeil neben >Posten hinzufügen, um ein Dropdown-Menü zu öffnen und einen neuen Posten, eine Überschrift, ein Textfeld oder eine Zwischensumme zu deiner Rechnung hinzufügen willst. Wenn du Rechnungsposten verschieben willst, gehe einfach mit der Maus über einen Rechnungsposten, klicke auf die >drei vertikal angeordneten Punkte auf der linken Seite und verschiebe die Zeile per Drag & Drop.
 
Tipp:
Wenn du Text aus einer anderen Quelle kopieren und der Rechnung hinzufügen möchtest, nutze am Besten die "ohne Formatierung einfügen" Funktion, um die Formatierung der Rechnung beizubehalten.
 
6. Über das Menü auf der rechten Seite, kannst du deine Rechnung weiter anpassen und zum Beispiel das Rechnungsdesign verändern, Rabatte, Anzahlungen oder Teilzahlungen hinzufügen oder andere Rechnungseinstellungen bearbeiten.
<img src="https://skilled-power-8bd28470f8.media.strapiapp.com/hc_article_attachments_4941660860317_79a9581f17.jpg" alt="Rechnung_anpassen.png" width="282" height="637">
7. Wenn du mit deiner Rechnung zufrieden bist, sie aber noch nicht verschicken möchtest, kannst du sie >Als Entwurf speichern und später weiter bearbeiten. Wenn du die Rechnung fertigstellen möchtest, klicke auf >Vorschau und schaue dir die Rechnung noch einmal in der Übersicht an.
8. Wenn alles korrekt ist, kannst du die Rechnung mit einem Klick auf >Bestätigen und senden als >E-Mail verschicken, oder mit einem Klick als >PDF herunterladen. <img style="width: 559px; height: 301px;" src="https://skilled-power-8bd28470f8.media.strapiapp.com/hc_de_article_attachments_360043307891_eb58cc5d2c6bba168b60fb8b618a8d1ff11c3919131d134badadd50f1f3f6764_fbe643c56b.png" alt="">
 
Siehe auch: <a href="https://support.zervant.com/hc/de/articles/360036007672" target="_blank" rel="noopener noreferrer">Kann ich eine Rechnung bearbeiten/löschen?</a>

Du kannst Anhänge neben deiner Rechnung oder Angeboten hinzufügen, wenn du diese per E-Mail versendest, um z.B. Arbeitsnachweise oder andere Dokumenten anzuhängen. Um einen Anhang hinzuzufügen, klicke im E-Mail-Versandfenster auf >Datei wählen... 
Alle wichtigen Dateitypen werden unterstützt (z. B. pdf, zip, jpg usw.), und die maximale Größe aller angehängten Dateien, die in einer einzigen E-Mail gesendet werden können, beträgt 20 MB. Bitte beachte, dass diese Funktion eine <a href="https://www.zervant.com/de/premium-services/">Premium-Service</a> ist und nur für <a href="https://help.zervant.com/customer/de/portal/articles/2925562-wie-kann-ich-mich-f%C3%BCr-ein-premium-abo-anmelden-?b_id=15337">Premium-Benutzer</a> verfügbar ist. Die Rechnung oder das Angebot wird immer automatisch als Anhang hinzugefügt. <img style="width: 650px; height: 763px;" src="https://skilled-power-8bd28470f8.media.strapiapp.com/hc_de_article_attachments_360043309451_1594be83f3058d5cc901fbcbeffcb25df6e63a1b1325395d6b618ee8b2f73a4c_1de1649700.png" alt="Anhang einer Rechnung oder einem Angebot in Zervant hinzufügen">

Bitte beachte: Seit dem 1. Januar 2021 gelten in Deutschland wieder die Steuersätze von 19% bzw. 7% für die Umsatzsteuer. Schaue dir in unserem nachfolgenden Helpcenter-Artikel an, wie du deine Standard-Umsatzsteuersätze manuell auf die gewünschten Werte einstellen kannst.
Weitere Informationen zu den Steuersätzen und den Einstellungen in Zervant findest du <a href="https://support.zervant.com/hc/de/articles/360044217652" target="_blank" rel="noopener">hier</a>.
 
<h2>Hinzufügen von Umsatzsteuer-Sätzen</h2>
1. Gehe zu >Mein Konto - die Einstellungen der Unternehmensinformationen werden automatisch ausgewählt
2. Wähle bei >Standard-USt. aus dem Drop-down-Menü >Hinzufügen oder Ändern <img src="https://skilled-power-8bd28470f8.media.strapiapp.com/hc_article_attachments_360059403112_VAT_GER_1_7f84300978.png" alt="VAT-GER-1.png"> 
3. Gebe den neuen Steuersatz ein in das Feld >Hinzufügen ein und klicke auf >Speichern<img style="font-family: -apple-system, BlinkMacSystemFont, 'Segoe UI', Helvetica, Arial, sans-serif;" src="https://skilled-power-8bd28470f8.media.strapiapp.com/hc_article_attachments_360059345451_VAT_GER_2_d667186e4d.png" alt="VAT-GER-2.png">
4. Wiederhole die Schritte 2-3, falls du weitere Umsatzsteuersätze hinzufügen möchtest
5. Der zuletzt erstellte Umsatzsteuersatz wird automatisch als Standard ausgewählt. Wenn du dies ändern möchtest, wähle deinen gewünschten Standard-USt. aus dem Drop-Down-Menü aus <img src="https://skilled-power-8bd28470f8.media.strapiapp.com/hc_article_attachments_360059403352_VAT_Auswahl_01d8185e37.png" alt="VAT-Auswahl.png"> 
6. Klicke abschließend auf >Speichern, um die Änderungen zu übernehmen <img style="font-family: -apple-system, BlinkMacSystemFont, 'Segoe UI', Helvetica, Arial, sans-serif;" src="https://skilled-power-8bd28470f8.media.strapiapp.com/hc_article_attachments_360059345471_VAT_GER_3_7d2f5edb5f.png" alt="VAT-GER-3.png"> 
 
<h2>Ändern von Umsatzsteuer-Sätzen</h2>
1. Gehe zu >Mein Konto - die Einstellungen der Unternehmensinformationen werden automatisch ausgewählt
2. Wähle bei >Standard-USt. aus dem Drop-down-Menü deinen gewünschten Umsatzsteuersatz aus
3. Klicke abschließend auf >Speichern, um die Änderungen zu übernehmen <img src="https://skilled-power-8bd28470f8.media.strapiapp.com/hc_article_attachments_360084455692_Standard_U_St_Einstellungen_bearbeiten_78ed755ca7.png" alt="Standard-USt._Einstellungen_bearbeiten.png"> 
 
 
<h2>Wichtige Hinweise</h2>
Überprüfe die USt. für bereits erstellte Produkte und Dienstleistungen und ändere diese ggf. manuell. Erfahre <a href="https://support.zervant.com/hc/de/articles/360036008112" target="_blank" rel="noopener">hier mehr</a>.

Stelle zunächst sicher, dass der Käufer deiner Dienstleitung eine registrierte Umsatzsteuer besitzt und diese auch unter deinen Kundendaten abgespeichert ist. Auf der Rechnung müssen beide USt-IdNr. - die des Verkäufers und die des Käufers – stehen. Du kannst ganz einfach über den <a href="http://ec.europa.eu/taxation_customs/vies/?locale=de">Online Service</a> der Europäischen Kommission überprüfen, ob dein Käufer eine registrierte Umsatzsteuer besitzt. Deine eigene USt-IdNr. kannst du unter Mein Konto Unternehmensinformationen einfügen.   Beachte: Anders als bei EU-Mitgliedsstaaten gibt es bei Drittländern keine einheitliche Rechtsgrundlage, wie die Umsatzsteuer im Ausland behandelt wird. Teilweise wird auch das für den europäischen Wirtschaftsraum eingeführte Reverse-Charge-Verfahren angewandt, wie z.B. in der Schweiz. Deshalb ist es wichtig, dass du dich zuerst immer über die steuerrechtliche Behandlung der jeweiligen Leistung im Drittland erkundigst (z.B. bei den Auslandshandelskammern). Diese können nämlich von Land zu Land von Grund auf verschieden sein.   Rechnungen die an ein Unternehmen in einem Drittland ausgestellt werden, orientieren sich an den formellen Regelungen des jeweiligen Landes. Es gibt keine verpflichtenden Sonderangaben. Dennoch empfehlen wir den Zusatz „Nicht im Inland steuerbare Leistung“ in die Rechnung einzufügen, um mögliche Missverständnisse zu vermeiden.   Vergiss nicht, die Leistungen in der Umsatzsteuervoranmeldung separat anzuführen. Jedoch ist hier keine zusammenfassende Meldung (wie beim Reverse-Charge-Verfahren) nötig.   Erstelle eine Rechnung für außerhalb der EU:
<ol>
<li>Öffne das Menü Rechnungen und klicke auf Neue Rechnung.</li>
<li>Auf der rechten Seite findest du die Rechnungseinstellungen. Klicke hier auf das Dropdown-Menü Rechnungstyp und wähle Umsätze außerhalb der EU - Dienstleistungen aus.</li>
<li>Unter den Rechnungseinstellungen kannst du auch eine andere Währung oder eine andere Rechnungssprache einstellen.</li>
</ol>
​ Zervant entfernt automatisch die Umsatzsteuer von deiner Rechnung. Denke daran den Zusatz "nicht im Inland steuerbare Leistung" in die Fußzeile der Rechnung hinzuzufügen. Achtung! Solltest du eine andere Währung auswählen und anschließend ein Produkt oder eine Dienstleistung aus der Datenbank deiner Rechnung hinzufügen, musst du den Preis der neuen Währung manuell berechnen.

Stelle zunächst sicher, dass der Käufer deiner Ware eine registrierte Umsatzsteuer besitzt und diese auch unter deinen Kundendaten abgespeichert ist. Auf der Rechnung müssen beide USt-IdNr. - die des Verkäufers und die des Käufers – stehen. Du kannst ganz einfach über den <a href="http://ec.europa.eu/taxation_customs/vies/?locale=de">Online Service</a> der Europäischen Kommission überprüfen, ob dein Käufer eine registrierte Umsatzsteuer besitzt. Deine eigene USt-IdNr. kannst du unter Mein Konto Unternehmensinformationen einfügen.   Beachte: Anders als bei EU-Mitgliedsstaaten gibt es bei Drittländern keine einheitliche Rechtsgrundlage, wie die Umsatzsteuer im Ausland behandelt wird. Teilweise wird auch das für den europäischen Wirtschaftsraum eingeführte Reverse-Charge-Verfahren angewandt, wie z.B. in der Schweiz. Deshalb ist es wichtig, dass du dich zuerst immer über die steuerrechtliche Behandlung der jeweiligen Leistung im Drittland erkundigst (z.B. bei den Auslandshandelskammern). Diese können nämlich von Land zu Land von Grund auf verschieden sein.   Rechnungen die an ein Unternehmen in einem Drittland ausgestellt werden, orientieren sich an den formellen Regelungen des jeweiligen Landes. Es gibt keine verpflichtenden Sonderangaben. Dennoch empfehlen wir den Zusatz „Nicht im Inland steuerbare Leistung“ in die Rechnung einzufügen, um mögliche Missverständnisse zu vermeiden.   Vergiss nicht, die Leistungen in der Umsatzsteuervoranmeldung separat anzuführen. Jedoch ist hier keine zusammenfassende Meldung (wie beim Reverse-Charge-Verfahren) nötig.   Erstelle eine Rechnung für außerhalb der EU:
<ol>
<li>Öffne das Menü Rechnungen und klicke auf Neue Rechnung.</li>
<li>Auf der rechten Seite findest du die Rechnungseinstellungen. Klicke hier auf das Dropdown-Menü Rechnungstyp und wähle Umsätze außerhalb der EU - Waren aus.</li>
<li>Unter den Rechnungseinstellungen kannst du auch eine andere Währung oder eine andere Rechnungssprache einstellen.</li>
</ol>
​ Zervant entfernt automatisch die Umsatzsteuer von deiner Rechnung. Denke daran den Zusatz "nicht im Inland steuerbare Leistung" in die Fußzeile der Rechnung hinzuzufügen. Achtung! Solltest du eine andere Währung auswählen und anschließend ein Produkt aus der Datenbank deiner Rechnung hinzufügen, musst du den Preis der neuen Währung manuell berechnen.

Mit Zervant kannst du Belege für Bar- und Kartenzahlungen erstellen, außerdem kannst du deinem Kunden Belege für bezahlte Rechnungen erstellen.
<h2>Wie erstelle ich Belege für Bar- oder Kartenzahlungen?</h2>
Als Unternehmen musst du jede Buchung belegen und Aufträge von Kunden werden in Rechnung gestellt. Deine Kunden fordern jedoch manchmal eine Bestätigung ihrer Transaktion. Dafür kannst du nun mit Zervant Belege für deine Kunden erstellen, downloaden und versenden. Des weiteren kannst du die Belege als Quittung nutzen, wenn deine Kunden deine Produkte oder Dienstleistungen direkt vor Ort kaufen. Folge diesen Schritten und erstelle einen Beleg:
1. Gehe zum Reiter >Rechnungen und wähle unter aus dem Drop-Down-Menü >Neue Rechnung > Neuer Beleg aus.
<img src="https://skilled-power-8bd28470f8.media.strapiapp.com/hc_article_attachments_360017266977_Screenshot_2021_02_25_at_12_00_26_e34edd0c4d.png" alt="Screenshot_2021-02-25_at_12.00.26.png">
2. Fülle die Felder für deinen neuen Beleg aus.
3. Speichere deinen Entwurf, wenn du später weiterarbeiten möchtest und gehe zur >Vorschau.
4. Wenn du den Beleg versenden möchtest, klicke auf >Bestätigen und Senden. Du kannst auswählen, ob du den Beleg direkt aus Zervant >per E-Mail versendest oder den Beleg >als PDF herunterlädst.
Du kannst diese Belege bearbeiten und auch löschen.
<h2>Wie lade ich Belege für bezahlte Rechnungen herunter? </h2>
Wenn dein Kunde eine Bestätigung seiner Zahlung fordert, die du mit Zervant in Rechnung gestellt hast, kannst du den Beleg einfach als PDF herunterladen. Du bist nicht dazu verpflichtet deinen Kunden einen Zahlungsbeleg auszustellen, jedoch kannst du dies nun bei Forderung, ohne großen Aufwand anbieten. So erstellst du Belege, für bereits bezahlte Rechnungen:
1. Gehe zum Reiter >Rechnungen
2. Wähle die Rechnung aus, für die du gerne einen Beleg erstellen möchtest
3. Markiere die Rechnung als bezahlt, falls du dies noch nicht getan hast
4. Klicke auf >Beleg herunterladen. Dies generiert automatisch eine PDF-Datei und lädt sie auf deinen Computer herunter.<img src="https://skilled-power-8bd28470f8.media.strapiapp.com/hc_article_attachments_360017267257_Screenshot_2021_02_25_at_12_03_22_fbcf1b0c3c.png" alt="Screenshot_2021-02-25_at_12.03.22.png">
5. Wenn du deinem Kunden den Beleg per E-Mail versenden möchtest, versende die heruntergeladene PDF-Datei von deinem eigenen E-Mail Account aus. 
Diese Belege werden auf Basis deiner für den Kunden bereits erstellten Rechnung erstellt und können nicht mehr bearbeitet werden.
<h2>Hinweise für die Nutzung der Beleg-Funktion</h2>
<ul>
<li style="font-weight: 400;" aria-level="1">Derzeit ist es nicht möglich Belege für Teilzahlungen, Wiederholungsrechnungen, Gutschriften oder Stornorechnungen zu erstellen.</li>
<li style="font-weight: 400;" aria-level="1">Die Belege sind nicht in den Berichten zu finden.</li>
</ul>
Das Erstellen sowie Herunterladen der Belege ist nur in der Desktop-Version und leider noch nicht in unseren Android- oder iOS-Rechnungsapps möglich.

<ol>
<li>Gehe zum Reiter Rechnungen.
</li>
<li>Klicke auf Neue Rechnung.
</li>
<li>Klicke im rechten Feld Rechnungseinstellungen auf Rabatt.</li>
<li>Jetzt kannst du den Rabatt im rechten Feld individuell konfigurieren. Klicke dazu einfach in das Dropdown-Menü unter Rabatteinstellungen. Wähle nach einem Klick auf das Dropdown zunächst aus, ob du den Rabatt auf die Gesamtsumme oder Pro Rechnungsposten (Produkt oder Dienstleistung) geben möchtest.</li>
</ol>
<img src="https://skilled-power-8bd28470f8.media.strapiapp.com/hc_article_attachments_360020206098_f922c629f1.jpg" alt="Rabatteinstellung.png">
Wähle nun bitte die Rabattform (prozentualer Rabatt % oder Rabattbetrag in EUR) und ob der Rabatt die Umsatzsteuer beinhaltet oder nicht (Rabattart). Die Berechnungsart wird im Folgenden am Beispiel vom Rabatt in EUR erklärt, die Berechnung für einen prozentualen Rabatt folgt aber dem gleichen Prinzip.
 
Rabatt auf Gesamtsumme:
Wenn du den Rabatt exklusive Umsatzsteuer einstellst, berechnet unser Programm zunächst die Zwischensumme aller Rechnungsposten ohne USt., zieht den Rabatt davon ab und errechnet aus diesem Betrag die Umsatzsteuer und addiert diese auf.
<img src="https://skilled-power-8bd28470f8.media.strapiapp.com/hc_article_attachments_4569438818321_51103d1133.jpg" alt="Rabatt_Gesamtsumme_exklUSt.png">
 
Wenn du den Rabatt inklusive Umsatzsteuer einstellst, berechnet das Programm zunächst den Bruttobetrag (Nettopreis + USt.) aus allen Rechnungsposten und zieht dann den Rabatt davon ab. Nach Abzug des Rabatts werden dann aus diesem Betrag Nettobetrag und USt. % angezeigt.
<img src="https://skilled-power-8bd28470f8.media.strapiapp.com/hc_article_attachments_4569434049937_dd52b7ce79.jpg" alt="Rabatt_Gesamtsumme_inklUSt.png">
Rabatt pro Rechnungsposten:
Du kannst den Rabatt in Zervants Browserversion auch auf den Rechnungsposten anrechnen. In unseren Apps geht das leider momentan noch nicht.
Beim Rabatt auf den Rechnungsposten exklusive Umsatzsteuer wird zunächst der Rabatt vom Nettobetrag des Produkts abgezogen, danach die USt. aus diesem Betrag berechnet und aufaddiert.
<img src="https://skilled-power-8bd28470f8.media.strapiapp.com/hc_article_attachments_4569494384145_c381e7d646.jpg" alt="Rabatt_Rechnungsposten_exklUSt.png">
Beim Rabatt auf den Rechnungsposten inklusive Umsatzsteuer wird zunächst der Bruttobetrag (Nettopreis +USt.) aus dem Rechnungsposten berechnet und dann der Rabatt davon abgezogen. (wie im Beispiel: 100€ + 19%USt. = 119€ - 20€ = 99€). Nach Abzug des Rabatts werden dann aus diesem Betrag Nettobetrag und USt. % angezeigt. 
<img src="https://skilled-power-8bd28470f8.media.strapiapp.com/hc_article_attachments_4569491788945_548c846524.jpg" alt="Rabatt_Rechnungsposten_inklUSt.png">

Wir haben unsere Schritte für E-Rechnungsadressen vereinfacht, so dass du nur noch einen Parameter brauchst, falls dein Kunde möchte, dass du ihm/ihr eine E-Rechnung zusenden sollst. Du kannst diese Informationen in den Kundendetails deines Kunden einfügen.
 <img src="https://skilled-power-8bd28470f8.media.strapiapp.com/hc_article_attachments_360020207358_04bb457e21.jpg" alt="E-Rechnungsadresse.png">
<h2>E-Rechnungsadresse</h2>
Stelle bitte sicher, dass dein Kunde E-Rechnungen empfangen kann.
Dein Kunde muss dir seine/ihre E-Rechnungsadresse mitteilen. Eine E-Rechnungsadresse ist eine Art ID, die verschiedene Formate annehmen kann. Dieses Format ist abhängig davon, in welchem Land dein Kunde ansässig ist sowie dem E-Rechnungsbetreiber, der für den Versand der E-Rechnung genutzt wird.
Einige der am häufigsten verwendeten Formate sind die Leitweg-ID, USt.-IdNr., GLN, DUNS und IBAN. Es ist wichtig, dass du deine Kunden fragst, welches Format die Adresse hat, da dies ein Pflichtfeld für die Nutzung von E-Rechnungen in Zervant ist.
Behörden nutzen für gewöhnlich die “Leitwg-ID” als e-Rechnungsadresse. Diese setzt sich wie folgt zusammen.
<img src="https://skilled-power-8bd28470f8.media.strapiapp.com/hc_article_attachments_4406259747729_ed0cfab5a3.jpg" alt="Leitweg-ID" width="264" height="126">
Firmen nutzten meist die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, zB. 1234:123456789.
Manche e-Rechnungsempfänger weisen auf ihrer Internetseite auf die e-Rechnungsadresse hin. Diese wird meist als “Peppol ID” oder “Participant ID”, bezeichnet. Meisten sind sie mit einem Vorzeichen versehe, zum Beispiel “Peppol-ID: 0204:123-123456-1234”. Es ist jedoch nicht von Belang, ob dein Kunde dir die volle ID mit Vorzeichen zur Verfügung stellt. Wenn du in Zervant “Leitwg-ID” oder "USt-IdNr." als Adressentyp auswählst, erkennt das Programm die Adresse und fügt automatisch das Vorzeichen hinzu, falls es fehlt.
 
Sollte die eingefügt Adresse nicht den Anforderungen entsprechen, bekommst du eine Fehlermeldung. Stelle bitte sicher, dass dein Kunde e-Rechnungen empfangen kann, du die richtige e-Rechnungsadresse hast und den richtigen Adresstyp ausgewählt hast.
<img src="https://skilled-power-8bd28470f8.media.strapiapp.com/hc_article_attachments_13629506702621_d8b1bc6454.jpg" alt="e-Rechnungsadresse">

1. Fülle zunächst alle <a href="https://support.zervant.com/hc/de/articles/360036369791" target="_blank" rel="noopener">notwendigen</a> Firmen- und Kundeninformationen aus.
2. Gehe zum Tab >Rechnungen >Neue Rechnung, um wie gewohnt eine Rechnung zu erstellen. Im Rechnungseditor findest du auf der rechten Seite unter >Einstellungen ><a href="https://support.zervant.com/hc/de/articles/360044583252">Angezeigte Referenzen</a> weitere Felder, die deiner E-Rechnung hinzugefügt werden können.
3. Nachdem du deine Rechnung erstellt hast, wähle im Menü >Bestätigen und senden die Option >Als E-Rechnung. <img src="https://skilled-power-8bd28470f8.media.strapiapp.com/hc_article_attachments_360019826177_90ff121a06.jpg" alt="e-Rechnung.png">
4. Es öffnet sich ein Fenster, indem du deine Firmenadresse, sowie die Adresse deines Kunden ausfüllen kannst. Als E-Rechnungsadresse wähle bitte die Leitweg-ID oder USt-IdNr. und gebe die ID deines Kunden ein. Um zu wissen, welcher Adresstyp der richtige ist, lies auch gerne unseren Artikel <a href="https://support.zervant.com/hc/de/articles/360036369831" target="_self">E-Rechnungsadressen verstehen leicht gemacht</a>
<img src="https://skilled-power-8bd28470f8.media.strapiapp.com/hc_article_attachments_360019826257_6c44b1a0f4.jpg" alt="Als_E-Rechnung_versenden.png" width="434" height="662">
5. Klicke abschließend auf >Senden. Dadurch wird deine E-Rechnung über Basware/PEPPOL an den E-Rechnungsbetreiber deines Kunden und schließlich an das Rechnungsverarbeitungssystem deines Kunden gesendet.
 
Sollte die eingefügt Adresse nicht den Anforderungen entsprechen, bekommst du eine Fehlermeldung. Stelle bitte sicher, dass dein Kunde e-Rechnungen empfangen kann, du die richtige e-Rechnungsadresse hast und den richtigen Adresstyp ausgewählt hast.
<img src="https://skilled-power-8bd28470f8.media.strapiapp.com/hc_article_attachments_4406259823505_27538d6e15.jpg" alt="e-Rechnungsadresse">
<h2>Notwendige Informationen für das Versenden von E-Rechnungen</h2>
Um eine E-Rechnung zu senden, müssen folgende Angaben vorhanden sein:
1. Deine eigenen Firmenkontaktdaten: du benötigst entweder eine Firmenregistrierungsnummer oder eine Umsatzsteuernummer, um E-Rechnungen zu senden.
2. Informationen deines Kunden:
<ul>
<li>Überprüfe, ob dein Kunde E-Rechnungen empfangen kann</li>
<li>Überprüfe den E-Rechnungsanbieter, den dein Kunde verwendet. Zervant verwendet Basware als E-Rechnungsanbieter. Du kannst <a href="http://www.basware.com/en-us/solutions/network-services/interoperability-partners">hier</a> überprüfen, ob der E-Rechnungsanbieter deines Kunden mit Basware kompatibel ist
</li>
<li>Vergewissere dich, dass alle Pflichtfelder (mit einem blauen Stern gekennzeichnet) ausgefüllt sind </li>
<li>Überprüfe, ob die <a href="https://help.zervant.com/customer/de/portal/articles/2955473-e-rechnungsadressen-verstehen-leicht-gemacht?b_id=15337">E-</a><a href="https://support.zervant.com/hc/de/articles/360036369831" target="_blank" rel="noopener">Rechnungsadresse</a> korrekt und im richtigen Format angegeben ist</li>
</ul>
3. Die erforderlichen Felder, die dein Kunde für deine Rechnung ausfüllen muss. Dies könnten bspw. die Bestellnummer oder die Referenz des Käufers sein. Du kannst die <a href="https://support.zervant.com/hc/de/articles/360044583252" target="_blank" rel="noopener">Referenzfelder für E-Rechnungen</a> bei der Rechnungserstellung unter den Einstellungen auswählen
<img src="https://skilled-power-8bd28470f8.media.strapiapp.com/hc_article_attachments_13439540036509_2cd150d98b.jpg" alt="Referenzen, Bestellnummern, Zahlungsreferenzen für Rechnungen in Zervant" width="222" height="402">
 
Bitte denke daran, zu überprüfen, ob dir genügend E-Rechnungen/Rechnungsversendungen per Post in deinem Premium-Abo-Kontingent zur Verfügung stehen. Bitte beachte, dass alle Testrechnungen, die du per Post oder als E-Rechnungen verschickst, als offizielle Rechnungen gelten. Du kannst ganz einfach überprüfen, wieviele verbleibende E-Rechnungen/Rechnungen per Post du noch in deinem monatlichen oder jährlichen Kontingent verbleibend:
Gehe zu >Mein Konto >Mein Premium-Abo und überprüfe dort die verbleibende Anzahl. <img src="https://skilled-power-8bd28470f8.media.strapiapp.com/hc_article_attachments_13439540037789_e50b571504.jpg" alt="Zervant Premium-Abo verbleibendes Kontingent E-Rechnungen mit Zervant">
Wenn du mehr E-Rechnungen verschicken möchtest, kannst du dein Abonnement im gleichen Menü jederzeit aktualisieren.
<h2>Verfolge die Versandstatus deiner E-Rechnungen</h2>
Nachdem du eine E-Rechnung gesendet hast, kannst du den Lieferstatus im >Verlauf der Rechnung überprüfen: <img style="width: 375px; height: 264px;" src="https://skilled-power-8bd28470f8.media.strapiapp.com/hc_de_article_attachments_360043268972_a942e551e3fa7b7ca55f8c48f5bdc491f95582dddf010461ee0cb23bb035479a_7a521e6742.png" alt="Rechnungsverlauf von E-Rechnungen mit Zervant e-Rechnungen">
<ul>
<li>Wenn die Lieferung erfolgreich war, lautet der Status "E-Rechnung erfolgreich an Empfänger zugestellt"</li>
<li>Wenn die Zustellung fehlgeschlagen ist, wird dir im Rechnungsverlauf der Grund angezeigt. Fehlerbeispiele sind u.a. "Zustellung der E-Rechnung aufgrund eines ungültigen Inhalts fehlgeschlagen ist" oder auch "E-Rechnung vom Empfänger abgelehnt". Überprüfe die Informationen und versuche dann die Rechnung erneut zu versenden</li>
<li>Wenn die Zustellung sich verzögert, wird dies auch im Verlauf angezeigt. Du bekommst außerdem eine Benachrichtigung per E-Mail. Dies ist ein Indikator dafür, dass beim Versandt der E-Rechnung etwas schief gegangen ist. Bitte überprüfe, dass alle Parameter in der E-Rechnung korrekt sind und dein Kunde E-Rechnungen empfangen kann.</li>
</ul>
<a href="https://support.zervant.com/hc/de/articles/360036008792" target="_blank" rel="noopener">Hier</a> findest du weitere Informationen zur Problembehebung bei Zustellungsfehlern von E-Rechnungen.

<h2>Was ist eine E-Rechnung?</h2>
Die E-Rechnung oder elektronische Rechnung ist eine Methode, um eine Rechnung ohne manuelle Zwischenverarbeitung an das Rechnungsverarbeitungssystem deines Kunden zu senden.
Die Idee hinter E-Rechnungen ist im Grunde eine Vereinfachung des gesamten Ablaufes der Rechnungsstellung. Damit eine Rechnung als E-Rechnung bezeichnet werden darf, muss sie zwei Kriterien aufweisen:
<ul>
<li>Der gesamte ”Lebenszyklus” einer E-Rechnung ist und bleibt digital. Es wird nichts gescannt oder ausgedruckt.</li>
<li>Die E-Rechnung muss automatisiert von einem System in ein Anderes überführt werden. Alle Informationen werden automatisch registriert und weitergeleitet.</li>
</ul>
Eine E-Rechnung wird wie eine herkömmliche Rechnung erstellt und an die E-Rechnungsadresse, nicht E-Mail Adresse deines Kunden verschickt. Die E-Rechnung geht über die Adresse an einen Provider, der die E-Rechnung in ein bestimmtes, standardisiertes Format verarbeitet. Die Rechnungsdetails werden vom Provider an den Kunden geschickt und in dem kompatiblen System dort eingelesen. Die Bezahlung kann sofort erledigt werden, ohne dass der Rechnungsempfänger händisch die Rechnungsbeträge eintippen muss.
<h2>Warum E-Rechnungen senden?</h2>
Die E-Rechnung hilft deinen Kunden, deine Rechnungen schneller und effizienter zu bezahlen, da sie beim Versand sofort von ihrem Rechnungsverarbeitungssystem empfangen wird (im Gegensatz zu einer Rechnung, die per Post verschickt wird, was mehrere Werktage dauern kann). Auch große Unternehmen verwalten ihre Rechnungen in der Regel in einer Software, um effizienter zu arbeiten und viele bieten gerade aus diesem Grund die E-Rechnungsstellung an. E-Rechnungen sparen Kosten im Vergleich zu herkömmlichen Methoden (z.B. Papier, Druck, Lagerung und Versand),  wodurch sie auch umweltfreundlicher sind!
Du kannst mehr über die e-Rechnung aus unserem <a href="https://www.youtube.com/watch?v=1NGKewUT1eI">Video</a> erfahren. <iframe src="//www.youtube-nocookie.com/embed/1NGKewUT1eI" width="560" height="315" frameborder="0" allowfullscreen=""></iframe> 
<h2>Wieviel kostet mich das?</h2>
Die E-Rechnungsstellung ist bei Zervant Teil der <a href="https://help.zervant.com/customer/de/portal/articles/2925562-abo-erstellen?b_id=15337">Premium-Abos</a>. Deinem Kunden entstehen bei diesem Service keine weitere Kosten.
<a href="https://support.zervant.com/hc/de/articles/360036368651" target="_self">Wie kann ich mich für ein Premium-Abo anmelden?</a> <a href="https://support.zervant.com/hc/de/articles/360036368851" target="_self">Wie kann ich mein Premium-Abo verwalten?</a>
 
Finde heraus, wie du <a href="https://support.zervant.com/hc/de/articles/360036369891" target="_self">E-Rechnungen über PEPPOL versenden </a>kannst.

Die Rechnungsposten auf deiner Rechnung enthalten detaillierte Informationen über das Produkt oder die Dienstleistung, die du anbietest. Öffne den Rechnungs-Editor, um deine jeweiligen Rechnungsposten zu bearbeiten.
<img src="https://skilled-power-8bd28470f8.media.strapiapp.com/hc_article_attachments_360062096412_rechnungsposten_2_7324fb05df.png" alt="rechnungsposten-2.png">
<h2>Neues Produkt/Dienstleistung zur Rechnung hinzufügen</h2>
Klicke auf >Posten hinzufügen oder im Dropdown-Menü auf >Posten hinzufügen, um ein weiteres Produkt hinzuzufügen. Klicke anschließend in das Beschreibungsfeld, um ein neues Produkt oder eine neue Dienstleistung hinzuzufügen oder klicke auf das Dreieck, um ein Produkt aus deiner Produktdatenbank hinzuzufügen. 
<h2>Beschreibungsfeld zu deinem Produkt hinzufügen</h2>
Wenn du eine Beschreibung zu deinem Produkt hinzufügen möchtest, klicke >auf das Dreieck neben dem Dropdown-Menü "Posten hinzufügen" und wähle >Textfeld hinzufügen aus. Beschreibe das Produkt in dem direkt darunter hinzugefügten Textfeld.
Tipp: Beachte auch den nach unten zeigenden Pfeil in der rechten oberen Ecke des Textfeldes. Wenn du darauf klickst, kannst du den Text speichern, um diesen später zu verwenden. Du kannst beliebig viele Texte speichern und dem Feld hinzufügen, indem du >auf den Pfeil klickst und >Gespeicherten Text auswählen auswählst. 
<h2>Zwischensumme zur Rechnung hinzufügen</h2>
Manchmal wird auf einer Rechnung eine Zwischensumme benötigt. Diese kannst du hinzufügen, indem du >auf das Dreieck auf dem Dropdown-Menü "Posten hinzufügen" klickst und dort >Zwischensumme hinzufügen auswählst. Die Zwischensumme beinhaltet alle Posten oberhalb der Linie über der Zwischensumme. Wenn deine Rechnung bereits eine Zwischensumme enthält, beinhaltet die neue Zwischensumme alle Posten nach der ersten Zwischensumme. 
<h2>Überschrift hinzufügen</h2>
Um die Produkte oder Dienstleistungen noch klarer zu strukturieren kannst du Überschriften hinzufügen. Klicke dazu auf >das Dropdown-Menü Posten hinzufügen und wähle dann >Überschrift hinzufügen aus.  
<h2>Rechnungsposten verschieben</h2>
Du kannst alle Rechnungsposten per Drag & Drop verschieben. Gehe dazu mit der Maus über den Posten bis auf der linken Seite drei vertikale Punkte erscheinen. Klicke nun auf diese Punkte, halte die Maus gedrückt und schiebe den Rechnungsposten nach oben oder unten. 
<h2>Rabatt hinzufügen</h2>
Auf einige Rechnungen möchtest du vielleicht einen Rabatt hinzufügen. Hierzu klickst du ganz einfach auf der rechten Spalte unter den Rechnungseinstellungen auf das Häkchen neben >Rabatt. Jetzt kannst du auswählen, ob du einen prozentualen oder fixen Rabatt geben willst, ob dieser auf die Gesamtsumme der Rechnung oder auf einzelne Rechnungsposten angewandt werden und die Umsatzsteuer enthalten soll.

Unter Rechnungseinstellungen kannst du die Vorlagen deiner Rechnungen und Angebote bearbeiten. Dies kannst du unter >Mein Konto >Rechnungseinstellungen durchführen. Alle Änderungen, die du hier vornimmst, werden als Voreinstellungen gespeichert und erscheinen automatisch auf deinen Rechnungen oder Angebote. Du kannst die Voreinstellungen auch im Rechnungseditor in der rechten Spalte unter >Einstellungen bearbeiten (mehr zu diesem Thema findest du <a href="https://help.zervant.com/customer/de/portal/articles/2862278-erstellen-und-versenden-einer-rechnung?b_id=15337">hier</a>). Aus Gründen der Übersichtlichkeit bezieht sich die folgende Anleitung nur auf das Bearbeiten von Rechnungen. Jedoch ist das Bearbeiten von Angebotsvorlagen – bis auf einige wenige Felder - sehr ähnlich.
<img src="https://skilled-power-8bd28470f8.media.strapiapp.com/hc_article_attachments_4403005410065_Rechnungseinstellungen_DE_14dd13f125.png" alt="Rechnungseinstellungen Zahlungsreferenz Verzugszinsen Fälligkeitsdatum Zahlungsbedingungen">  Unternehmen – solltest du mehr als nur ein Rechnungsprofil verwenden, kannst du hier einstellen, welches der Profile als Standardeinstellung auf der Rechnung erscheint.   Rechnungssprache – stelle hier die Standardsprache für Rechnungen ein.   Währung – wähle hier die Standardwährung aus. Aktiviere oder deaktiviere die Auswahl, wenn du die Währung auf der Rechnung angezeigt werden soll.   Rechnungskopf – trage hier einen Text ein, den du als Titel für deine Rechnungen verwenden möchtest.   Rechnungstyp – basierend auf der Art deines Unternehmens und der Art deiner Produkte kannst du hier den bevorzugten Rechnungstyp auswählen.    Verzugszinsen – Wähle aus, ob der Verzugszins auf deiner Rechnung erscheinen soll oder nicht, und stelle hier die Standardhöhe des Verzugszinses ein. Bitte beachte, dass unsere Software Verzugszinsen nicht automatisch berechnet. Falls du Verzugszinsen in eine <a href="https://help.zervant.com/customer/de/portal/articles/2941879-zahlungserinnerungen-erstellen?b_id=15337">Zahlungserinnerung/Mahnung </a>einfügen möchtest, musst du dies in einer eigenen Produktzeile tun.   Zahlungsbedingungen – Wähle entweder einen der voreingestellten Zahlungszeiträume aus der Liste aus oder klicke auf Hinzufügen oder ändern und trage einen eigenen Zeitraum ein. Kundennummer – Zeige die Kundennummer, die unter >Kunden festgelegt wurde, mit auf der Rechnung an. Angezeigte Referenzen – <a href="https://support.zervant.com/hc/de/articles/360044583252" target="_blank" rel="noopener">klicke hier, um mehr über Referenzen zu erfahren.</a>   Sichtbare Felder – stelle hier ein, welche sichtbaren Spalten standardmäßig hinter deinem Produkt/Dienstleitung auf der Rechnung erscheinen sollen. Rabatteinstellungen - Du kannst hier einen Standardrabatt für deine Rechnungen festlegen. Du kannst auch einen <a href="https://help.zervant.com/customer/de/portal/articles/2862286-rabatte-auf-rechnungen?b_id=15337">Rabatt</a> im Rechnungseditor hinzufügen.   Nachricht - nutze dieses Feld um eine Standardnachricht auf deinen Rechnungen hinzuzufügen. Anstatt einen kompletten Text kannst du auch nur einen allgemeinen Textteil hinzufügen, dem du dann während der Erstellung der Rechnung einen individuellen Textteil anhängst.   Fußzeile Rechnung – nutze dieses Feld um eine Standardnachricht in der Fußzeile der Rechnung hinzuzufügen.

Es gibt nun die Möglichkeit einen QR-Code Bezahlschein in einer Rechnung zu erstellen!
<a href="https://support.zervant.com/hc/de/articles/360018751578" target="_self">QR-Rechnung in der Schweiz mit Zervant</a>
Außerdem arbeiten wir bei Zervant immer daran die Rechnungsstellung unserer Nutzer flexibler zu gestalten, sowie mehr Anforderungen des Schweizer Marktes zu entsprechen. Daher stehen den Schweizer Nutzern nun vier unterschiedliche Rechnungsvorlagen im Rechnungseditor zur Verfügung. Wenn eine Rechnung in Zervant erstellt wird, kann nun zwischen den folgenden Vorlagen gewählt werden:
<ul class="p-rich_text_list p-rich_text_list__bullet" data-stringify-type="unordered-list" data-indent="0">
<li data-stringify-indent="0">Rechnungsvorlage mit dem Adressfeld rechts </li>
<li data-stringify-indent="0">Rechnungsvorlage mit dem Adressfeld links</li>
<li data-stringify-indent="0">Rechnungsvorlage mit QR-Code und Adressfeld rechts</li>
<li data-stringify-indent="0">Rechnungsvorlage mit QR-Code und Adressfeld links</li>
</ul>
Es ist außerdem möglich eine Vorlage als Standardvorlage festzulegen. Gehe hierzu in Mein Konto auf Rechnungseinstellungen und wähle die entsprechende Vorlage aus.
<img src="https://skilled-power-8bd28470f8.media.strapiapp.com/hc_article_attachments_360019529337_Choose_layout_Swiss_ab277af3cf.png" alt="Choose_layout_Swiss.png">
Bitte beachte:
Rechnungen können nur per Post mit Zervant verschickt werden, wenn die Empfängeradresse auf der linken Seite ist.

Ein Lieferschein ist ein Dokument, dass einer Sendung hinzugefügt wird und Auskunft über den Inhalt und Anzahl der einzelnen Produkte der Sendung gibt. 
Mit Zervant hast du zwei verschiedene Möglichkeit, um einen Lieferschein zu erstellen:
1. <a href="#h_01F4E3W3KGYBRYCB3SQFSFBGNB" target="_self">Lieferschein aus einer Rechnung erstellen</a>
2. <a href="#h_01F4E3W9AV4T4SZ6A0V7NMVJQ7" target="_self">Lieferschein individuell erstellen</a>
 
<h2 id="h_01F4E3W3KGYBRYCB3SQFSFBGNB" style="box-sizing: border-box; margin-top: 0px; margin-bottom: 0px; color: #3b3c3c;">Lieferschein aus einer Rechnung erstellen</h2>
1. Gehe zum Tab >Rechnungen
2. Wähle die Rechnung aus, für die du einen Lieferschein erstellen möchtest
3. Klicke im Drop-Down-Menü oben rechts auf >Mehr und wähle >Lieferschein aus
4. Zervant erstellt den Lieferschein als PDF und startet den automatischen Download <img src="https://skilled-power-8bd28470f8.media.strapiapp.com/hc_article_attachments_360062664811_Lieferschein_Zervant_b69790dc1c.png" alt="Lieferschein mit Zervant erstellen"> 
 
Hinweis: Der Lieferschein beinhaltet Informationen über die Ware, den Namen und der Adresse des Empfängers sowie Name und Kontaktdaten des Senders. Alle Informationen basieren auf den eingegebenen Daten, die du in deiner Rechnung hinzugefügt hast. Leider kann dieser Lieferschein derzeit nicht manuell bearbeitet werden, jedoch hoffen wir diese Funktion in Zukunft anbieten zu können.
Du kannst aber auch unabhängig von deinen Rechnungen einen Lieferschein erstellen und dort die Informationen individuell anpassen.
 
<h2 id="h_01F4E3W9AV4T4SZ6A0V7NMVJQ7" style="box-sizing: border-box; margin-top: 0px; margin-bottom: 0px; color: #3b3c3c;">Lieferschein individuell erstellen</h2>
1. Gehe zum Tab >Rechnungen
2. Klicke im grünen Feld neben "Neue Rechnung" auf den Pfeil
3. Wähle >Neuer Lieferschein aus und erstelle einen individuellen Lieferschein 
<img src="https://skilled-power-8bd28470f8.media.strapiapp.com/hc_article_attachments_360019475677_Neuer_Lieferschein_15d8a83144.png" alt="Neuer_Lieferschein.png">

Wenn du deinem Kunden regelmäßig dieselben Produkte und Dienstleistungen in Rechnung stellst, kannst du hierfür einfach unsere Funktion der Wiederholungsrechnungen nutzen. Damit kannst du eine Rechnung in einem festgelegten Zeitintervall immer wieder automatisch erstellen und/oder versenden lassen. Die von einem wiederkehrenden Rechnungsprofil erstellten Rechnungen werden im Tab >Rechnungen angezeigt und können dort verwaltet werden. Bitte beachte, dass Wiederholungsrechnungen Teil unserer <a href="https://support.zervant.com/hc/de/articles/360036368651" target="_blank" rel="noopener">Premium-Abos</a> sind (PRO und höher). 
<h2>So richtest du Wiederholungsrechnungen ein</h2>
1. Es gibt drei Möglichkeiten, ein wiederkehrendes Rechnungsprofil zu erstellen:
- im Tab >Rechnungen auf der linken Seite aus dem Auswahlmenü (kleine Dreieck neben "Rechnungen") >Wiederholungsrechnungen auswählen und dann rechts auf >Neue Wiederholungsrechnung klicken
- Aus dem grünen Dropdown-Menü rechts >Neue Wiederholungsrechnung auswählen
- im Rechnungseditor beim Erstellen einer neuen Rechnungen in der rechten Spalte unter >Einstellungen die Option >Wiederholungsrechnung aktivieren  <img src="https://skilled-power-8bd28470f8.media.strapiapp.com/hc_article_attachments_360018488737_ae94fa53ea.jpg" alt="Wiederholungsrechnungen_erstellen.png"> 2. Das Fenster mit den Einstellungen für Wiederholungsrechnungen öffnet sich. Hier kannst du das erste Rechnungsdatum (ersetzt das bisherige Datum der Rechnung und kann nicht in der Vergangenheit festgelegt werden) und die Häufigkeit der Rechnung wie folgt einstellen:
<ul>
<li>Monatlich (am selben Tag wie die erste Rechnung)</li>
<li>Monatlich (Monatsende - ändert auch die erste Rechnung)</li>
<li>Wöchentlich</li>
<li>Alle zwei Wochen</li>
<li>Vierteljährlich</li>
<li>Halbjährlich (alle 6 Monate)</li>
<li>Jährlich</li>
</ul>
<img style="width: 650px; height: 171px;" src="https://skilled-power-8bd28470f8.media.strapiapp.com/hc_de_article_attachments_360043267532_0912261ca001664a1ad00eff67ce7c9e6af41d08ed3c57e1d42e1bfcf98715ab_61d8d1d528.png" alt="">   3. Wähle die Dauer des Versandes aus - du kannst entweder eine bestimmte Anzahl von Wiederholungen festlegen oder aber unbegrenzt Wiederholungsrechnungen versenden.   4. Wähle die Zustellung aus - du kannst Rechnungen >Erstellen und per E-Mail versenden oder >Nur erstellen auswählen. Wenn du letzteres wählst, wird die Wiederholungsrechnung automatisch erstellt, jedoch nicht direkt gesendet. Die Rechnung musst du dann noch manuell bestätigen. Derzeit ist es nur möglich, Wiederholungsrechnungen per E-Mail zu versenden. Du kannst jedoch Rechnungen, die durch Wiederholungsrechnungen erstellt wurden, per E-Rechnung und Post versenden, indem du diese in der Rechnungsliste auswählst und auf >Mehr >Per E-Rechnung senden / Per Post senden klickst.   5. Wähle mit einem Häkchen aus, ob du jedes Mal eine Benachrichtigung erhalten möchtest, wenn eine Rechnung erstellt oder gesendet wird.   6. Klicke auf >Nachricht bearbeiten, um das E-Mail-Fenster für die Wiederholungsrechnung zu öffnen. Hier kannst du nun den Empfänger und die Nachricht festlegen, und weitere Anhänge hinzufügen, falls du das möchtest. Bitte beachte, dass die Betreffzeile der E-Mail automatisch festgelegt wird und nicht bearbeitet werden kann.   7. Klicke auf >Vorschau, um eine Übersicht deiner ersten Wiederholungsrechnung und gemachten Einstellungen zu erhalten. Klicke auf >Als Entwurf speichern, um die Wiederholungsrechnung zu speichern, ohne diese zu aktivieren und Wiederholungsrechnungen zu erstellen/versenden. Klicke auf >Wiederholungsrechnung starten, um die Wiederholungsrechnung ab dem Datum der ersten Rechnung zu erstellen. Wenn das Datum der ersten Rechnung das gleiche wie das des ersten Versendens ist, wird die erste Rechnung erstellt und die Wiederholungsrechnung beginnt.
 
<h2>Wiederholungsrechnungen verfolgen</h2>
Nachdem du eine Wiederholungsrechnung erstellt hast, kannst du über das Auswahlmenü links oben (kleine Dreieck neben "Rechnungen") >Wiederholungsrechnungen darauf zugreifen. Hier findest du alle erforderlichen Informationen zur Wiederholungsrechnung, wie zum Beispiel den Kunden, das Anfangsdatum, die Häufigkeit, Rechnungen erstellt (wie viele Rechnungen bisher erstellt wurden) und den Status (Aktiv, Inaktiv oder Abgeschlossen).
<ul>
<li style="font-size: 14px;">
Aktiv kennzeichnet Profile, die derzeit Rechnungen senden.</li>
<li>Nicht aktiv kennzeichnet pausierte Profile (d. H. Rechnungen werden nicht gesendet).</li>
<li style="font-size: 14px;">
Abgeschlossen kennzeichnet Profile, die die gesendete Anzahl von Rechnungen abgeschlossen haben. Diese können nicht reaktiviert werden.</li>
</ul>
Nach Auswahl einer Wiederholungsrechnung kannst du auf der rechten Seite des Bildschirmes den Status deiner wiederkehrende Rechnungen ändern und damit die Wiederholung der Rechnung anhalten, den Sendeverlauf der Rechnung ansehen, den Zeitpunkt für die Erstellung der nächsten Rechnung überprüfen und die Wiederholungsrechnung >Bearbeiten, um die nachfolgenden Rechnungen zu ändern. Es ist auch möglich, eine Wiederholungsrechnung zu löschen bzw. zu archivieren. Die Wiederholungsrechnung kann dann aber nicht mehr wiederhergestellt werden. <img style="width: 589px; height: 573px;" src="https://skilled-power-8bd28470f8.media.strapiapp.com/hc_de_article_attachments_360043267572_644a0040e0949c393b9ef88a36cada02758a0dcc71c2012366569f349a6bbcef_a3b42b3d3e.png" alt="">
 Bitte beachte: 
<ul>
<li>Wenn das Datum einer Wiederholungsrechnung als der 31. eines Monats festgelegt ist, wird sie in Monaten mit weniger Tagen am letzten Tag des Monats erstellt bzw. versendet.</li>
<li>Wenn du die Häufigkeit einer Wiederholungsrechnung auf Monatlich (Monatsende) einstellst, wird das Datum der ersten Rechnung automatisch auf den letzten Tag des aktuellen Monats geändert.</li>
<li>Die Informationen in der E-Mail sind für alle Einzelrechnungen gleich mit Ausnahme der Rechnungsnummer in der E-Mail-Betreffzeile.</li>
<li>Wenn beim Versenden deiner Rechnungen Probleme auftreten, wirst du im Tab >Verlauf darüber benachrichtigt.</li>
<li>Wenn du eine Wiederholungsrechnung löscht, wird sie nicht im Tab Gelöscht angezeigt und kann auch nicht wiederhergestellt werden.</li>
<li>Wiederholungsrechnungen können nicht mit <a href="https://help.zervant.com/customer/de/portal/articles/2959492-teilzahlungen-individuelle-teilzahlungen?b_id=15337">Teilzahlungen</a> oder <a href="https://help.zervant.com/customer/de/portal/articles/2958115-teilzahlungen-einfach-nutzbare-anzahlungen?b_id=15337">Anzahlungen</a> benutzt werden.</li>
</ul>

Grundsätzlich muss auf Produkte und Dienstleistungen eine Umsatzsteuer (umgangssprachlich auch Mehrwertsteuer genannt) erhoben werden. Jedoch müssen nur Firmen ab einer gewissen Größe die Umsatzsteuer auf den Preis aufschlagen; für Kleinunternehmer gilt dies nicht. Mithilfe der Kleinunternehmerregelung nach <a href="https://www.gesetze-im-internet.de/ustg_1980/__19.html" target="_blank" rel="noopener">§19 des Umsatzsteuergesetzes (UStG)</a> werden kleine Unternehmen von der Pflicht befreit, Umsatzsteuer zu erheben und abzuführen, und um so die Tätigkeiten von kleinen Unternehmen zu erleichtern. Bitte wende dich bei weiteren Fragen an deinen Finanz- oder Steuerberater. Achtung! Wenn du bei deinen Rechnungen auf die USt. verzichtest, kannst du keinen Vorsteuerabzug machen. Weiterhin gelten diese Sonderregelung bei Rechnungen ins Ausland nicht. 
Wir möchten dir erklären, wie du die Kleinunternehmerregelung in unserer Zervant-Software anwenden kannst. 
<h2>Einstellungen in deinen Firmendetails</h2>
Falls dein Unternehmen von der Umsatzsteuer befreit wird, gehe zu >Mein Konto >Firmendetails und setze den entsprechenden Haken in den Einstellungen und speichere die Änderung. <img src="https://skilled-power-8bd28470f8.media.strapiapp.com/hc_article_attachments_360018160718_Firmendetails_mit_Zervant_Unternehmen_von_Umsatzsteuer_befreit_8253fd7356.png" alt="Firmendetails mit Zervant Unternehmen von Umsatzsteuer befreit" width="619" height="378"> 
 
<h2>Erstelle eine Rechnung ohne USt. (Kleinunternehmerregelung)</h2>
1. Klicke oben rechts auf >Neue Rechnung
2. In der rechten Spalte kannst du bei >Einstellungen unter dem Punkt >Rechnungstyp nun >Verkäufe ohne USt. (Kleinunternehmerregelung) auswählen <img src="https://skilled-power-8bd28470f8.media.strapiapp.com/hc_article_attachments_360018160758_Rechnungen_als_Verka_ufe_ohne_U_St_Kleinunternehmerregelung_mit_Zervant_0fda1914b1.png" alt="Rechnungen als Verkäufe ohne USt. Kleinunternehmerregelung mit Zervant" width="260" height="358"> 
3. Die Spalte für die Umsatzsteuer und weitere Umsatzsteuer-relevanten Felder werden in deiner Rechnung nun nicht mehr angezeigt <img src="https://skilled-power-8bd28470f8.media.strapiapp.com/hc_article_attachments_360018099657_Rechnungen_ohne_U_St_Kleinunternehmerregelung_mit_Zervant_b3300ca243.png" alt="Rechnungen ohne USt. Kleinunternehmerregelung mit Zervant">

Es bestehen Ausnahmen, bei denen du auf deinen Rechnungen keine Umsatzsteuer hinzufügen musst. In der Regel schreibst du Rechnungen ohne USt. wenn:
<ul dir="ltr">
<li style="line-height: 1.38; margin-top: 0pt; margin-bottom: 0pt;">du unter die <a href="https://support.zervant.com/hc/de/articles/360036368431" target="_blank" rel="noopener">Kleinunternehmerregelung</a> fällst ODER</li>
<li style="line-height: 1.38; margin-top: 0pt; margin-bottom: 0pt;">deine Tätigkeit zu den freien Berufen zählt oder als Ausnahme gilt gemäß §4 Umsatzsteuergesetz (UStG)</li>
</ul>
 
<h2 dir="ltr" style="line-height: 1.38; margin-top: 0pt; margin-bottom: 0pt;">Erstelle eine Rechnung ohne USt.</h2>
1. Klicke oben rechts auf >Neue Rechnung
2. In der rechten Spalte kannst du bei >Einstellungen unter dem Punkt >Rechnungstyp nun >Verkäufe ohne USt. auswählen <img src="https://skilled-power-8bd28470f8.media.strapiapp.com/hc_article_attachments_360018129358_Rechnungen_als_Verka_ufe_ohne_U_St_mit_Zervant_08521b6a18.png" alt="Rechnungen als Verkäufe ohne USt. mit Zervant einstellen" width="266" height="370"> 
3. Die Spalte für die Umsatzsteuer und weitere Umsatzsteuer-relevanten Felder werden in deiner Rechnung nun nicht mehr angezeigt <img src="https://skilled-power-8bd28470f8.media.strapiapp.com/hc_article_attachments_360018069577_Rechnungen_ohne_U_St_mit_Zervant_27c6ee17ec.png" alt="Rechnungen ohne USt. mit Zervant einstellen"> 
Bitte beachte: Falls du dir unsicher bist, welchen Rechnungstyp du nutzen solltest, setze dich bitte mit deinem Finanz- oder Steuerberater in Verbindung.

Du kannst die USt. für Produktzeilen im Rechnungseditor in der rechten Spalte unter > Einstellungen >Sichtbare Felder entfernen: <img src="https://skilled-power-8bd28470f8.media.strapiapp.com/hc_article_attachments_360018068417_Sichtbare_Felder_in_den_Rechnungseinstellungen_bei_Zervant_einstellen_f2a99b4a67.png" alt="Sichtbare Felder in den Rechnungseinstellungen bei Zervant einstellen" width="279" height="298"> In diesem Fall wird die Spalte für die Umsatzsteuer nicht mehr angezeigt. Der Gesamtbetrag wird dir in der Rechnung weiterhin unten angezeigt: 
<img src="https://skilled-power-8bd28470f8.media.strapiapp.com/hc_article_attachments_360018068697_Rechnungen_ohne_U_St_mit_Zervant_3253f2d040.png" alt="Rechnungen ohne USt. mit Zervant"> Du hast auch die Möglichkeit unter den >Einstellungen in der rechten Spalte deinen gewünschten Rechnungstypen auswählen, um Angaben zur USt. nicht mehr anzeigen zu lassen: <img src="https://skilled-power-8bd28470f8.media.strapiapp.com/hc_article_attachments_360018128858_Rechnungstypen_in_Zervant_auswa_hlen_und_U_St_nicht_mehr_in_Rechnungen_anzeigen_4a1de01002.png" alt="Rechnungstypen in Zervant auswählen und USt nicht mehr in Rechnungen anzeigen" width="309" height="363">
Bitte schaue dir für weitere Details auch unsere weiteren Helpcenter-Artikel an, die dir bei der Auswahl des Rechnungstyps weiterhelfen können:
<a href="https://support.zervant.com/hc/de/articles/360036007932" target="_blank" rel="noopener">Verkäufe ohne USt.</a>
<a href="https://support.zervant.com/hc/de/articles/360036368431" target="_blank" rel="noopener">Verkäufe ohne USt. (Kleinunternehmerregelung)</a> Bitte beachte: wenn du bei deinen Rechnungen auf die USt. verzichtest, kannst du keinen Vorsteuerabzug machen. Weiterhin gilt diese Sonderregelung bei Rechnungen ins Ausland nicht. Falls du dir unsicher bist, welchen Rechnungstyp du nutzen solltest, setze dich bitte mit deinem Finanz- oder Steuerberater in Verbindung.

Du hast nun die Möglichkeit, fünf voreingestellte Referenzen/Referenzfelder deiner Rechnung hinzuzufügen:
<ul>
<li>Bestellnummer des Käufers</li>
<li>Leitweg-ID (Käuferreferenz, Pflichtfeld für XRechnungen)</li>
<li>Vertragsnummer des Käufers</li>
<li>Auftragsnummer des Verkäufers</li>
<li><a href="https://support.zervant.com/hc/de/articles/360048668512" target="_blank" rel="noopener">Zahlungsreferenznummer</a></li>
</ul>
Alle Referenzfelder werden sowohl in herkömmlichen Rechnungen als auch in e-Rechnungen dargestellt. 
Um die Referenzen darzustellen, klicke im Rechnungseditor auf der rechten Seite bei >Einstellungen auf >Angezeigte Referenzen und wähle deine gewünschten Felder aus. <img src="https://skilled-power-8bd28470f8.media.strapiapp.com/hc_article_attachments_360017877118_Referenzen_Bestellnummern_Zahlungsreferenzen_fu_r_Rechnungen_in_Zervant_6982f1158f.png" alt="Referenzen, Bestellnummern, Zahlungsreferenzen für Rechnungen in Zervant" width="405" height="731">

<div>
Mit wenigen Klicks kannst du deine Rechnungen per Post an deine Kunden verschicken – ohne sie selbst ausdrucken zu müssen! Bitte beachte: Du benötigst hierfür eines unserer <a href="https://support.zervant.com/hc/de/articles/360036368651" target="_blank" rel="noopener">Premium-Abos</a>, um Rechnungen per Post versenden zu können. 
</div>
<div> </div>
<div>Und so funktioniert’s:</div>
<div> </div>
<div>
1. Erstelle deine Rechnung auf die gewohnte Art und Weise. Nachdem du deine Rechnung in der Vorschau überprüft hast, öffne das Menü >Bestätigen und Senden und wähle >Per Post aus. <img src="https://skilled-power-8bd28470f8.media.strapiapp.com/hc_article_attachments_360086226111_8f32cdaf76.jpg" alt="Rechnungen_mit_Zervant_per_Post_versenden.png" width="432" height="333"> 
</div>
<div> </div>
<div>2. Ein neues Fenster öffnet sich, indem du die Informationen deines Kunden erneut überprüfen kannst. Vergewissere dich, dass die Informationen und die Adresse deines Kunden korrekt sind. </div>
<div>Du siehst im Fenster unten bei "Mit deinem Abo verschicken" zudem dein Kontingent, wieviele Rechnungen du mit deinem derzeitigen Abo noch verschicken kannst. </div>
<div>
<img src="https://skilled-power-8bd28470f8.media.strapiapp.com/hc_article_attachments_360086226251_ceab036ef5.jpg" alt="Rechnungen_mit_Zervant_per_Post_versenden_und_besta_tigen.png" width="631" height="717"> 3. Klicke nun auf >Senden. Bitte beachte, dass du diesen Vorgang mit einem Klick nicht mehr rückgängig machen kannst. Die Versendung per Post kann nicht mehr abgebrochen werden, sobald du sie verschickt hast.  </div>
<div> </div>
<div>Du kannst anschließend im Verlauf-Tab überprüfen, ob der Rechnungsversand erfolgreich war.</div>
<div> </div>
<div>Deine Rechnung wird im korrekten Briefformat gedruckt und in einen Briefumschlag verpackt und anschließend an unseren Partner <a href="https://www.basware.com/de-de/">Basware</a> weitergeleitet, einem der Weltmarktführer im Rechnungsversand für Softwarefirmen. Basware wird sicherstellen, dass deine Rechnung innerhalb eines Werktages in der Post ist. Die Rechnung erreicht deine Kundin/deinen Kunden als Standardbrief gemäß den üblichen örtlichen Zustellungszeiten.</div>

<div class="ssc-view-3HJNH src-components-Editor-styles---container---3Lvxh" style="box-sizing: border-box; color: #3b3c3c;">Zervant versendet alle Rechnungen über das E-Mail Konto "noreply@zervant.com". Sollte dein Kunde keine Rechnung erhalten haben, frage zunächst nach ob die E-Mail versehentlich im Spam-Ordner gelandet ist. Wenn dies der Fall sein sollte, schlage dem Kunden vor, die E-Mail Adresse noreply@new.secure.zervant.com als sicheren Absender zu markieren, so dass zukünftige Rechnungen nicht weiterhin im Spam-Ordner landen. </div>
<div class="ssc-view-3HJNH src-components-Editor-styles---container---3Lvxh" style="box-sizing: border-box; color: #3b3c3c;"> </div>
<div class="ssc-view-3HJNH src-components-Editor-styles---container---3Lvxh" style="box-sizing: border-box; color: #3b3c3c;">Du kannst den aktuellen Status deiner Rechnung jederzeit überprüfen. Öffne hierfür das Menü Rechnungen und wähle eine entsprechende Rechnung in der linken Hälfte des Bildschirms aus. Klicke anschließend auf das Tab Verlauf auf der rechten Seite. Zeigt der aktuelle Status E-Mail Versand fehlgeschlagen an, solltest du noch einmal die E-Mail-Adresse überprüfen und es anschließend noch einmal probieren.   Beispiel eines fehlgeschlagenen Rechnungsversandes:  <img style="width: 650px; height: 500px;" src="https://skilled-power-8bd28470f8.media.strapiapp.com/hc_de_article_attachments_360043308731_7d0d3a3166407635a943826b61fe66fedbfd661980e9b5e041327dc8705d4c9c_65b632d14e.png" alt="Rechnungsversand fehlgeschlagen"></div>

Zervant berechnet alle Beträge auf zwei Nachkommastellen genau.
Es gibt zwei Methoden, wie die Gesamtbeträge berechnet werden können:
Methode 1: die Summe der gerundeten Rechnungsposten Methode 2: die Summe der Werte, gerundet
Zervant verwendet die Methode 1. Bitte schaue dir hierfür das folgende Beispiel an: <img src="https://skilled-power-8bd28470f8.media.strapiapp.com/hc_article_attachments_360061299671_7f7a201968.jpg" alt="rounding-GER.png" width="449" height="355">
<h2>Methode 1: die Summe der gerundeten Rechnungsposten</h2>
Die Summe der jeweiligen Rechnungsposten im Beispiel beträgt 14,68460 € (= 12,34 € x 1,19); daher abgerundet auf 14,68 €. Daraus ergibt sich dann der Gesamtbetrag von 29,36 €: 14,68 + 14,68 = 29,36
 
<h2>Methode 2: die Summe der Werte, gerundet</h2>
Im Falle von Methode 2 würden die jeweiligen Rechnungsposten nicht gerundet und daher folgender Gesamtbetrag in der Rechnung entstehen: 14,68460 + 14,68460 = 29,36920; aufgerundet auf 29,37

Sobald du mit Zervant eine Rechnung erstellst und diese als E-Mail an deinen Kunden versenden möchtest, hast du die Möglichkeit diese zunächst zu bearbeiten. Trage in das Adressfeld die E-Mail-Adresse deines Kunden ein. Solltest du die Rechnung direkt an mehrere Empfänger versenden möchten, füge im selben Adressfeld die zusätzlichen E-Mail-Adressen - getrennt durch ein Komma (,) - ein. Setze ein Häkchen vor Kopie an mich schicken um eine Kopie der E-Mail zu erhalten.   Der Betreff der E-Mail wird automatisch vorgeschlagen, jedoch kannst du die Betreffzeile nach Belieben bearbeiten. Im Textfeld wird automatisch folgende Standardnachricht vorgeschlagen:
 
<div style="box-sizing: border-box; margin-top: 0px; margin-bottom: 0px; color: #3b3c3c;">Hallo,</div>
<div style="box-sizing: border-box; margin-top: 0px; margin-bottom: 0px; color: #3b3c3c;">
 Ihre Rechnung finden Sie im Anhang dieser E-Mail.
</div>
<div style="box-sizing: border-box; margin-top: 0px; margin-bottom: 0px; color: #3b3c3c;">
 Vielen Dank, dass Sie unseren Service nutzen!
</div>
<div style="box-sizing: border-box; margin-top: 0px; margin-bottom: 0px; color: #3b3c3c;">
 Dein Name Deine Anschrift
</div>
<div style="box-sizing: border-box; margin-top: 0px; margin-bottom: 0px; color: #3b3c3c;"> </div>
Ändere die Standardnachricht, indem du eine beliebige Nachricht in das Textfeld einträgst und anschließend ein Häkchen vor Als Standardnachricht speichern setzt. Die neue Nachricht wird nun automatisch als Standardnachricht jeder E-Mail hinzugefügt. Du kannst auch Anhänge neben deiner Rechnung oder Angeboten hinzufügen, wenn du diese per E-Mail versendest. Um einen Anhang hinzuzufügen, klicke im E-Mail-Versandfenster auf Datei wählen... (die maximale Größe aller angehängten Dateien insgesamt ist 20 MB). Lese mehr über diese Funktion <a href="https://help.zervant.com/customer/de/portal/articles/2647780-wie-kann-ich-einer-rechnung-oder-ein-angebot-einen-anhang-hinzuf%C3%BCgen-?b_id=15337">hier</a>.
<div style="box-sizing: border-box; margin-top: 0px; margin-bottom: 0px; color: #3b3c3c;">
 <img style="width: 650px; height: 744px;" src="https://skilled-power-8bd28470f8.media.strapiapp.com/hc_de_article_attachments_360043270492_87ec9c8190f87c835a8b5c4e5aac06899e57cca873856b26ac7c245029ff05be_bd0bf2d1e1.png" alt="">  </div>
Kann ich die Absenderadresse ändern? Jede Rechnung, die du direkt über das Mailsystem von Zervant verschickst, hat den Absender noreply@new.secure.zervant.com. Leider ist es nicht möglich, diesen Absender zu bearbeiten oder zu verändern. Wenn du eine Rechnung mit deiner eigenen E-Mailadresse verschicken möchtest, musst du die Rechnung vorher als pdf herunterladen und anschließend als Anhang mit deiner eigenen E-Mailadresse versenden. Du kannst die Rechnung als pdf im Vorschaumodus herunterladen. Du gelangst in den Vorschaumodus, wenn eine Rechnung erstellst und auf Weiter klickst. Klicke anschließend auf das Dropdown-Menü Senden und wähle Drucken (pdf) aus. Der Dateiname der PDF wird automatisch erstellt. Sobald du die Datei jedoch heruntergeladen hast, kannst du den Dateinamen nach belieben ändern. Was geschieht, wenn eine Kundin oder ein Kunde auf diese Mail antwortet? Obwohl von dir in Zervant erstellte und versandte Dokumente von noreply@zervant.com verschickt werden, wird eine Antwort auf diese Mail direkt and deine unter den Unternehmensinformationen gespeicherte E-Mail Adresse verschickt (Mein Konto -> Unternehmensinformationen -> Firmenkontakt E-Mail).

Momentan kannst du Preise mit 2 Dezimalstellen eintragen (z.B. 9,99 €).

Voraussetzung: 
Stelle zunächst sicher, dass der Käufer deiner Ware eine registrierte Umsatzsteuer besitzt und diese auch unter deinen Kundendaten abgespeichert ist. Bei Firmenkunden darfst du keine USt. in der Rechnung ausweisen, wenn folgende Voraussetzungen erfüllt werden:
<ul>
	<li>Der Empfänger ein Unternehmer mit gültiger USt.-IdNr. bzw. UID-Nr. ist;</li>
	<li>die Ware nachweislich in einen anderen EU-Mitgliedsstaat transportiert wurde;</li>
	<li>der Empfänger die Ware ausschließlich für sein Unternehmen erworben hat;</li>
	<li>
die Ware vom empfangenden Unternehmen versteuert wird. 
	 </li>
</ul>
Nachweis über die Beförderung/Versendung 
Du als Lieferant bist dazu verpflichtet, Belege und Nachweise über die gelieferte Ware ins EU-Ausland zu erbringen. Dies gilt jedoch nur bei steuerfreien innergemeinschaftlichen Lieferungen. Bei Lieferungen an Privatkunden im EU-Ausland werden diese nicht benötigt. 
Hierbei unterscheidet man zwischen Warenbewegungen im Sinne der Beförderung/Abholung und Warenbewegung in Form von Versendung. Dabei benötigst du folgende Dokumente:

<ul>
	<li>Beförderung: Doppel der Rechnung, Lieferschein und Empfangsbestätigung des Abnehmers</li>
	<li>Abholung: Doppel der Rechnung, Lieferschein, Spediteurbescheinigung</li>
	<li>Versendung: Doppel der Rechnung und Versendungsbeleg oder ggf.   Versendungsprotokoll oder Empfangsbescheinigung eines Postdienstleisters. ​</li>
</ul>
Rechnung: 
Auf der Rechnung müssen beide USt-IdNr. - die des Verkäufers und die des Käufers – stehen. Du kannst ganz einfach über den <a href="http://ec.europa.eu/taxation_customs/vies/?locale=de">Online Service</a> der Europäischen Kommission überprüfen, ob dein Käufer eine registrierte Umsatzsteuer besitzt. Deine eigene USt-IdNr. kannst du unter Mein Konto > Unternehmensinformationen einfügen. 
  
Erstelle eine Rechnung für eine Dienstleistung in andere EU-Mitgliedsstaaten:

<ol>
	<li>Öffne das Menü Rechnungen und klicke auf Neue Rechnung.</li>
	<li>Auf der rechten Seite findest du die Rechnungseinstellungen. Klicke hier auf das Dropdown-Menü Rechnungstyp und wähle Lieferung in andere EU-Mitgliedsstaaten aus.</li>
	<li>Unter den Rechnungseinstellungen kannst du auch eine andere Währung oder eine andere Rechnungssprache einstellen.</li>
</ol>
​Zervant entfernt automatisch die Umsatzsteuernummer von deiner Rechnung. Bitte beachte, dass die Textzeile "Steuerfreie innergemeinschaftliche Lieferung" nicht mehr automatisch als Fußnote zu der Rechnung hinzugefügt wird. Du kannst die Fußnote gedoch selber hinzufügen. 
 
Achtung! Solltest du eine andere Währung auswählen und anschließend ein Produkt oder eine Dienstleistung aus der Datenbank deiner Rechnung hinzufügen, musst du den Preis der neuen Währung manuell berechnen.

Stelle zunächst sicher, dass der Käufer deiner Dienstleitung eine registrierte Umsatzsteuer besitzt und diese auch unter deinen Kundendaten abgespeichert ist. 
Auf der Rechnung müssen beide USt-IdNr. - die des Verkäufers und die des Käufers – stehen. Du kannst ganz einfach über den <a href="http://ec.europa.eu/taxation_customs/vies/?locale=de">Online Service</a> der Europäischen Kommission überprüfen, ob dein Käufer eine registrierte Umsatzsteuer besitzt. Deine eigene USt-IdNr. kannst du unter Mein Konto > Unternehmensinformationen einfügen. 
  
Erstelle eine Rechnung für eine Dienstleistung in andere EU-Mitgliedsstaaten:
<ol>
	<li>Öffne das Menü Rechnungen und klicke auf Neue Rechnung.</li>
	<li>Auf der rechten Seite findest du die Rechnungseinstellungen. Klicke hier auf das Dropdown-Menü Rechnungstyp und wähle Dienstleistung in andere EU-Mitgliedsstaaten aus.</li>
	<li>Unter den Rechnungseinstellungen kannst du auch eine andere Währung oder eine andere Rechnungssprache einstellen.</li>
</ol>
​ 
Zervant entfernt automatisch die Umsatzsteuer von deiner Rechnung. Denke daran den Zusatz "nicht im Inland steuerbare Leistung" in die Fußzeile der Rechnung hinzuzufügen. 
 
Achtung! Solltest du eine andere Währung auswählen und anschließend ein Produkt oder eine Dienstleistung aus der Datenbank deiner Rechnung hinzufügen, musst du den Preis der neuen Währung manuell berechnen.